Punktieren Sie die I's und kreuzen Sie die T's: Anforderungen an die Datenverwaltung für den Rechtsbereich
Diego Devadas, Enterprise Sales Director und Steve Young, Senior Director Technical Services bei Commvault, erörtern Sie die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Datenmanagement in der Rechtsbranche und erläutern Sie, wie die Branche von der Aktualisierung ihrer Datenlösungen profitieren könnte.
COVID-19 hat enorme Auswirkungen auf den Rechtssektor und die Anwaltskanzleien. Unverschämt traditionell, da die meisten Arbeiten von Angesicht zu Angesicht erledigt wurden, gingen die meisten Anwälte vor der Pandemie jeden Tag ins Büro. Aber dieser Konservatismus diente einem praktischen Zweck. Bei so vielen vertraulichen Informationen, die digital in überwiegend lokaler IT-Infrastruktur gespeichert sind, war das Büro die einzige sichere Möglichkeit, auf hochsensible Daten zuzugreifen – Daten, die oft mit äußerst strengen Sicherheitsvorkehrungen, Verschlüsselung und Authentifizierung geschützt und gesperrt waren in der Air-Gap-IT-Infrastruktur zurückgeblieben.
Die Pandemie und die damit einhergehende Work-from-Home-Beratung führten jedoch wie jede andere Branche auch dazu, dass Kanzleien einen Weg finden mussten, ihren Mitarbeitern Zugriff auf Fallinformationen außerhalb der eigenen vier Wände zu ermöglichen.
Daher mussten sie sich schnell auf Cloud-basierte Infrastruktur und Software einlassen. Es war eine Situation, die sich im ganzen Land in allen Teilen der Wirtschaft wiederholte. Für den Rechtssektor war dies jedoch eine besondere Herausforderung, da die Einführung von Technologien in der Regel äußerst langsam und vorsichtig erfolgt. Angesichts der Pandemie und des Lockdowns blieb jedoch keine Zeit zum Warten.
Anwaltskanzleien sehen im Allgemeinen die Vorteile der Cloud-Einführung – genau wie andere Unternehmen – und schon vor COVID-19 stand dies auf ihrer IT-Roadmap. Sie verstehen, dass es zu niedrigeren Gesamtkosten der IT-Infrastruktur, verbesserter Zusammenarbeit, Skalierbarkeit und Elastizität führen kann.
Anwaltskanzleien haben jedoch strenge vertragliche Verpflichtungen, um Kundendaten zu schützen und sicherzustellen, dass sie sicher und vertraulich bleiben. Dies geht weit über die DSGVO hinaus und muss die globalen Datenschutz- und Zugangsgesetze widerspiegeln. Um sicherzustellen, dass Daten nicht versehentlich oder böswillig kompromittiert werden, hat fast jede große Anwaltskanzlei ein internes IT-Sicherheitsteam – was zeigt, wie hoch der Einsatz ist. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Cloud-Anbieter für Anwaltskanzleien ein strenges Verfahren durchlaufen müssen – sie müssen sich Sicherheitsteams und Seniorpartnern präsentieren, um einen Vertrag zu gewinnen.
Die Rolle von IT-Teams in Anwaltskanzleien
Obwohl sie nur einen relativ kleinen Teil der Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei ausmachen, gibt es für IT-Teams die Möglichkeit, eine erzieherische Rolle zu übernehmen und auf eine stärkere Einführung von Cloud-Technologien zu drängen. Die Anwälte selbst müssen jeden Wechsel in die Cloud verstehen und sich damit wohlfühlen – und wer könnte dies besser gewährleisten als ihr eigenes IT-Team. IT-Teams sind auch in einer hervorragenden Position, um einige erste Kosteneinsparungs- und Effizienzzahlen zu erläutern, die den Weg ebnen, um Gespräche mit Cloud-First-Anbietern aufzunehmen.
Dies ist natürlich leichter gesagt als getan, wenn Sie versuchen, einen Senior Partner für eine technische Diskussion festzunageln. Aber selbst bei nur sehr kurzen Meetings können IT-Teams in Anwaltskanzleien die Agenten für Veränderungen und Innovationen sein. Wir sprechen viel darüber, dass IT-Anbieter als Partner mit ihren Kunden zusammenarbeiten, aber dies gilt insbesondere für den Rechtsbereich. Anwaltskanzleien wollen und brauchen wirklich einen Cloud-First-Anbieter, der als Technologiepartner fungieren und ihren schlanken IT-Teams wichtige kontinuierliche Unterstützung bieten kann. Sie brauchen einen vertrauenswürdigen Partner, der sie über neue Produktentwicklungen auf dem Laufenden hält und sicherstellt, dass sie neue Technologien sicher übernehmen können, um die Effizienz zu steigern, ihre Praxis weiterzuentwickeln und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.
Datenermittlung und -verwaltung
Anwaltskanzleien müssen für einen Moment einen Schritt zurücktreten und die verschiedenen Arten und Mengen von Daten verstehen, die sie speichern, bevor sie in die Cloud wechseln. Viele Cloud-basierte Technologieanbieter bieten Lösungen an, die Anwaltskanzleien bei dieser Aufgabe unterstützen können – oft als Data Discovery bezeichnet. Data Discovery erleichtert das Auffinden und Identifizieren aller Informationen, die in einer Praxis aufbewahrt werden. Dieser Prozess hebt naturgemäß sensible Inhalte hervor, und von diesem Punkt an können Cloud-Anbieter Anwaltskanzleien dabei unterstützen, eine Strategie für deren Verwaltung zu entwickeln. Es könnte beispielsweise sein, dass einige der sensibelsten Daten in einer lokalen Umgebung verbleiben, während weniger sensible Informationen in die Cloud verschoben werden.
Am anderen Ende des Spektrums ermöglicht Data Discovery Praxen, Informationen zu identifizieren, die seit Jahren nicht mehr berührt oder abgerufen wurden – und möglicherweise sogar dupliziert wurden – und hilft ihnen, diese zu rationalisieren, bevor sie in die Cloud wechseln. Sobald diese Daten identifiziert wurden, können sie dedupliziert und aus dem Primärspeicher in eine kostengünstigere, aber dennoch sichere Form der Speicherung verschoben werden. Dies trägt dazu bei, die Kosten für die Cloudeinführung und die IT-Gemeinkosten im Allgemeinen zu senken, wodurch es einfacher wird, Informationen zu finden, wenn sie benötigt werden. Es macht es auch einfacher, Falldaten zu analysieren und mit ihnen zu arbeiten und unstrukturierte Daten unter Kontrolle zu halten.
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Der Rechtsbereich steht aufgrund der sensiblen Daten, mit denen er umgeht, zu Recht unter intensiver Beobachtung. Infolgedessen können es sich Anwaltskanzleien nicht leisten, bei der Einführung von Cloud-Technologie ein Risiko einzugehen oder Fehler zu machen. Sie benötigen einen geplanten Ansatz für die Cloud-Migration, der mit der Datenermittlung beginnt. Und sie brauchen einen Technologiepartner, der ihnen dabei helfen kann, die am besten geeignete Methode für die Verwaltung, Speicherung und den Zugriff auf die unterschiedlichen Datentypen zu finden. Bei richtiger Ausführung kann dieser Prozess auch Kosteneinsparungen bringen, indem Daten dedupliziert und archiviert werden und sichergestellt wird, dass Daten nicht zurückgelassen, gelöscht oder offengelegt werden, wenn der Zeitpunkt für die Migration zu einer Cloud-basierten oder hybriden IT-Infrastruktur gekommen ist. Sobald die Daten einer Anwaltskanzlei auf diese Weise organisiert sind, werden die Risiken des Wechsels zu Cloud-basierten Anwendungen erheblich reduziert, und Praxen können mit Zuversicht in die Cloud wechseln.
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