Erfolgreiche Beschleunigung der ERP-Cloud-Einführung im öffentlichen Sektor
Die Nachfrage nach cloudbasierten ERP-Systemen nimmt im gesamten öffentlichen Sektor zu. Angesichts drohender Supportfristen für bestehende On-Premise-Lösungen und weit verbreiteter Budgetprobleme besteht jedoch ein großer Druck, so schnell wie möglich die richtige Lösung zu finden und umzusetzen.
Eine neue Denkweise ist der Schlüssel. Wie cloud-ready und bereit für die digitale Transformation ist das Unternehmen? Die Vorteile der Bereitstellung cloudbasierter Standardprodukte hängen eng mit der Einführung von Best-Practice-Prozessen und der Abkehr von der kundenspezifischen Entwicklung zusammen. Während viele lokale Behörden den Wert dieses Ansatzes instinktiv erkennen, kann es eine Herausforderung sein, diese Sensibilität in einen Cloud-Produktbeschaffungsprozess zu übertragen. Anstatt mit einer umfangreichen Liste benutzergesteuerter Anforderungen auf den Markt zu gehen, verlagert sich der Schwerpunkt auf die Gewährleistung eines effektiven organisatorischen Änderungsmanagements, um die Einführung von Best Practices zu unterstützen und die vollständige Nutzung der gekauften Software zu beschleunigen.
Wie kann eine Kommune also sicherstellen, dass sie nicht nur über die richtige cloudbasierte ERP-Technologie, sondern auch über den richtigen Implementierungspartner verfügt? Don Valentine, kaufmännischer Leiter bei Absoft, erklärt.
Frist für die digitale Transformation
Kommunalbehörden im gesamten Vereinigten Königreich stehen zunehmend unter dem Druck, ihre Programme zur digitalen Transformation zu beschleunigen. Aufgrund der Budgetanforderungen ist es unerlässlich, die Leistungsfähigkeit der Technologie zu erkunden, um Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu verbessern und eine effektive Servicebereitstellung in einer Zeit des weit verbreiteten Fachkräftemangels zu ermöglichen. Auch die lokalen Behörden benötigen weitaus mehr Einblick in den Wert der Haushaltsausgaben und ihre Fortschritte bei der Erreichung der Netto-Null-Ziele. Darüber hinaus müssen viele Unternehmen ihre bestehenden On-Premise-ERP-Lösungen aktualisieren oder ändern, bevor die Software nicht mehr unterstützt wird.
Cloudbasierte ERP-Lösungen werden Prozesse automatisieren und rationalisieren und es den Kommunen ermöglichen, mit gleichem oder weniger Personal effektiver zu arbeiten – eine wichtige Voraussetzung angesichts der vorherrschenden Schwierigkeiten bei der Rekrutierung von Fachkräften. Eine einzige Quelle genauer und aktueller Informationen in Kombination mit intuitiven Analysen bedeutet, dass die Organisation des öffentlichen Sektors Änderungen der Unternehmenssteuersätze, Gemeindesteuersätze, der Mitarbeiterzahl oder der Inflation in die Haushaltsplanung und -prognose einfließen lassen kann. Vertrauenswürdige Informationen unterstützen zuverlässige Prognosen für die nächsten ein, drei oder sogar fünf Jahre und ermöglichen es einer Kommunalbehörde, der Regierung und ihren Bürgern vor Ort eine längerfristige Perspektive aufzuzeigen.
Die Vorteile sind überzeugend, aber jede digitale Investition unterliegt einer enormen öffentlichen Prüfung. Lokale Behörden müssen sowohl ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis nachweisen als auch vor allem eine nahtlose, effektive Umsetzung erreichen, die unmittelbare Vorteile bringt.
Unterschiedlicher Implementierungsansatz
Im vergangenen Jahr haben die ersten Anwender cloudbasierter ERP-Lösungen den Weg geebnet – und dabei ein wachsendes Bewusstsein geschaffen, nicht nur für die greifbaren Vorteile, die erzielt werden können, sondern auch für die Notwendigkeit, den richtigen Ansatz zu wählen, um teure und hochentwickelte Lösungen zu vermeiden. Profilfehler. Infolgedessen wächst das Verständnis für den Wert des „Adoptieren statt anpassen“-Modells. Die Vermeidung der Kosten, Risiken und Verzögerungen, die mit der kundenspezifischen Entwicklung verbunden sind, und die Einführung von Best-Practice-Prozessen, die in Cloud-ERP integriert sind, gelten mittlerweile als Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Implementierung.
Um den Wert der Public Cloud zu maximieren, einschließlich der zweimal jährlich stattfindenden Updates, die sofortigen Zugriff auf kontinuierliche Innovationen ermöglichen und gleichzeitig den Aufwand für die Planung und Verwaltung von Upgrades beseitigen, müssen sich lokale Behörden für einen sauberen Build und Best-Practice-Prozesse entscheiden. Dieser Ansatz stellt jedoch eine Abkehr von den traditionellen Beschaffungspraktiken des öffentlichen Sektors dar, bei denen sehr detaillierte Ausschreibungen mit langen Listen der erwarteten Merkmale und Funktionen erstellt wurden. Auch wenn sie dem Grundsatz „Übernehmen statt Anpassen“ folgen, neigen einige Kommunalbehörden immer noch dazu, Ausschreibungen auf der Grundlage umfangreicher Listen von Nutzeranforderungen herauszugeben, die nicht immer übereinstimmen und manchmal sogar im Widerspruch zueinander stehen. Es ist unwahrscheinlich, dass dieser Ansatz dazu führt, dass die Behörde die richtige Technologie oder den richtigen Implementierungspartner findet.
Anstatt eine erschöpfende Liste oft irrelevanter Anforderungen zu erstellen, sollten lokale Behörden die von ERP-Anbietern angebotenen Best-Practice-Modelle bewerten. Sie sollten die Implementierungsmodelle und Tools berücksichtigen, die entwickelt wurden, um den Prozess zu vereinfachen und das organisatorische Änderungsmanagement zu unterstützen. Zur Unterstützung des Beschaffungsprozesses sollten Tools wie ein Cloud Mindset Assessment oder ein Readiness Assessment eingesetzt werden. Ein Cloud Mindset Assessment beleuchtet die unterschiedlichen digitalen Reifegrade zwischen einzelnen Abteilungen und Funktionen – ein wichtiger Einblick in die Unterstützung des notwendigen operativen Change Managements, das für den Erfolg der Implementierung erforderlich ist. Das Readiness Assessment verdeutlicht die Unterschiede zwischen aktuellen Prozessen und Best Practices. Darüber hinaus muss sich der Beschaffungsprozess auf die Suche nach einem Implementierungspartner konzentrieren, der über die Erfahrung und das Verständnis verfügt, um eine erfolgreiche Migration in die Cloud zu unterstützen, und der, was sehr wichtig ist, kulturell zu der Organisation passt, die das ERP implementiert.
Selbstermächtigung annehmen
Auch die lokalen Behörden sollten erkennen, dass der tägliche Umsetzungsprozess nun von Natur aus anders ist. Es entfällt das monatelange Warten, während ein Partner Spezifikationen erstellt, Prozesse definiert und kundenspezifische Entwicklungen erstellt. In der neuen Welt ist eine lokale Behörde von Anfang an in den Prozess eingebunden, arbeitet von Anfang an Seite an Seite mit einem Implementierungspartner und nutzt Tools wie die Activate-Projektmethodik von SAP, die durchgehend klare Ergebnisse und Anweisungen sowohl für Endbenutzerorganisationen als auch für Partner liefert Das Sechs-Phasen-Projekt.
Der Übergang zur Selbstaktivierung ist eine der bedeutendsten Veränderungen im Zusammenhang mit Cloud-Projekten im Vergleich zu On-Premise-Projekten. Beispielsweise besteht bei cloudbasierten Bereitstellungen die Erwartung, dass sich die Benutzerbasis sehr früh im Projekt bei einem „Startersystem“ anmeldet und damit herumspielt. Benutzer können Prozesse ausführen, den potenziellen Startbildschirm betrachten und durch die Best-Practice-Modelle innerhalb eines sicheren Startsystems navigieren.
Wenn sie gemeinsam mit einem Implementierungspartner an Fit-to-Standard-Workshops teilnehmen, haben sie daher bereits ein Gespür für das System und können auf der Grundlage ihrer Erfahrungen mit der Nutzung des Systems einen sinnvollen Beitrag zur Diskussion leisten. In diesen Workshops werden alle wesentlichen Prozessänderungen zwischen aktuellen und zukünftigen Modellen hervorgehoben, die im Rahmen der Change-Management-Strategie der Organisation angegangen werden können, wodurch der erfolgreiche Migrationsprozess weiter beschleunigt wird.
Fazit
Die Vorteile der digitalen Transformation liegen auf der Hand. Die cloudbasierten ERP-Systeme sind nicht nur unglaublich funktionsreich und intuitiv, sondern die unterstützenden Tools sind auch so konzipiert, dass eine Kommunalbehörde vom ersten Tag an das Beste aus dem System herausholen kann – wenn die Denkweise und das Implementierungsmodell stimmen. Der Einstellungswandel muss bereits beginnen, bevor der Beschaffungsprozess eingeleitet wird. Nehmen Sie sich die Zeit, ein Gefühl für die neuen cloudbasierten ERP-Technologien und die neuen Einsatzmodelle, einschließlich Self-Enablement, zu bekommen, um die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung zu klären. Dieses Verständnis wird auch Informationen über die intern zur Unterstützung des Prozesses erforderlichen Fähigkeiten liefern und alle zusätzlichen Ressourcen hervorheben, die von einem Partner benötigt werden.
Der Erwerb dieses Verständnisses über Best Practices, die Cloud-Denkweise und alle zusätzlich erforderlichen Fähigkeiten, wie z. B. Datenmigration, wird die Relevanz des Ausschreibungsdokuments und die Qualität des Beschaffungsprozesses verändern. Es wird auch entscheidende Klarheit über das erforderliche Budget schaffen. Lokale Behörden, die zunächst das Konzept der Cloud-Technologie verstehen, bevor sie sich mit den betrieblichen Anforderungen befassen, können viel gezielter und erkenntnisorientierter darüber nachdenken, was mit der digitalen Transformation erreicht werden kann, bevor sie überhaupt eine bestimmte Technologie oder einen bestimmten Partner in Betracht ziehen. Und das ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen cloudbasierten ERP-Bereitstellung.
