Ryedale Group implementiert Aqilla und senkt Softwarekosten

Aqilla, ein cloudbasiertes Buchhaltung und ERP-Lösung hat der Ryedale Group – britischen Spezialisten für nachhaltigen Kunststoffdruck – dabei geholfen, ihre Jahreskosten erheblich zu senken Buchhaltung Kosten. Die Implementierung des cloudbasierten Angebots von Aqilla löste auch eine Transformation des gesamten Unternehmens von Ryedale aus Buchhaltung Sie verbessern den Kundenservice, verknüpfen Prozesse im gesamten Unternehmen, steigern die Produktivität und verbessern das Benutzererlebnis. 

Hintergrund

Die Ryedale Group ist ein in Yorkshire ansässiges, familiengeführtes Unternehmen für nachhaltigen Kunststoffdruck. Das Unternehmen, das nun in der dritten Generation geführt wird, wurde kürzlich transformiert: „Radikale Veränderungen“ bei Prozessen und Technologien im gesamten Unternehmen haben zu größerer Effizienz, verbesserter Kundenerfahrung und gesteigerter Produktivität geführt. Dies hat dem Unternehmen geholfen, den durch die Pandemie verursachten Störungen entgegenzuwirken und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Ryedale konnte sich seitdem diversifizieren und ein Lager- und Lagerungsangebot hinzufügen.

Implementierung von Aqilla Buchhaltung Software hat Ryedale nicht nur dabei geholfen, seine Ziele zur Geschäftsverbesserung zu erreichen, sondern hat auch einen großen Beitrag zur Reduzierung der Geschäftsausgaben geleistet. Wechsel vom Vorgänger Buchhaltung Das System nach Aqilla hat die Gesamtbetriebskosten um schätzungsweise 84 % pro Jahr gesenkt, was Einsparungen von weit über 50,000 £ pro Jahr bedeutet. 

Die Herausforderung

Wie viele mittelständische Unternehmen wurde der Betrieb von Ryedale durch die Pandemie stark gestört. Da sich die Mitarbeiter im Urlaub befanden, nutzte das Führungsteam die Gelegenheit, die Organisation umzugestalten und neue Prozesse und Technologien zu implementieren, die die Produktivität steigern und einen Wettbewerbsvorteil erzielen würden. Es wurde eine Projektmanagement-Software eingeführt, die den Verkaufsprozess von der Angebotserstellung und Kalkulation bis hin zur Entwurfs- und Produktionsphase automatisiert. 

Allerdings Ryedale's Buchhaltung Das System Syspro erwies sich als kostspielig und umständlich. Die Wartung ist teuer und nicht agil genug, um sich an die neue Organisation anzupassen. Finanzen Direktorin Julie Davis entschied, dass es an der Zeit sei, Syspro durch eine cloudbasierte Plattform zu ersetzen. Ein neuer Buchhaltung Für die Integration war eine Softwareanwendung erforderlich Buchhaltung Integrieren Sie Vertriebs- und Produktionsprozesse, sparen Sie Zeit und verbessern Sie das Gesamterlebnis für Mitarbeiter und Kunden. 

Die Lösung

Warum Aqilla?

Zu den Gründen, warum sich das Unternehmen ursprünglich für Aqilla entschieden hat, sagte Julie Davis: „Wir haben kurz über Sage und Xero nachgedacht, wussten aber, dass keines dieser Produkte an unsere Geschäftsanforderungen angepasst werden konnte. Wir haben uns auch angeschaut Microsoft Dynamik, aber das System war viel zu komplex. Als konfigurierbares, agiles und leistungsstarkes System liegt Aqilla irgendwo dazwischen und erfüllt alle Anforderungen eines Unternehmens unserer Größe, während gleichzeitig unsere Gesamtbetriebskosten niedrig bleiben.“

Schlankere Prozesse mit integrierten Anwendungen

Ryedale war der Schlüssel zum Geschäftstransformationsprojekt und automatisierte den Prozess der Verwaltung eines Druckauftrags durch Bestellung, Design und Produktion. Das System, das Ryedale zu diesem Zweck implementierte, verschaffte den Kunden auch Einblick in das laufende Projekt, verbesserte das Kundenerlebnis insgesamt und rationalisierte die internen Prozesse für die Kundendienstmitarbeiter. 

Vor Aqilla musste das Team Angebote erstellen und Live-Jobs in der Produktionsmanagement-Software aktivieren und die Aufgaben dann noch einmal wiederholen Buchhaltung System. Die Integration von Aqilla in diese Kerngeschäftsanwendung bedeutet, dass die Mitarbeiter ausschließlich in einem einzigen System arbeiten, während die Daten automatisch in Aqilla repliziert werden Buchhaltung und Analyse.

Zuverlässige, datengestützte Managemententscheidungen

„Zum ersten Mal kann ich detaillierte Managementberichte in Aqilla mit meinem Führungsteam teilen. Ich kann das tun, weil die Technologie es einfach macht, aber auch, weil ich mich zu 100 % auf meine Daten verlassen kann. Wir sehen bereits die Vorteile; Wir können sehen, was mit dem Vertrieb passiert und worauf wir unsere Bemühungen konzentrieren müssen“, sagte Julie Davis.

Während die Geschäftsleitung Zugriff auf die Managementberichte in Aqilla hat, verwenden Julie und ihr Team das Business-Intelligence-Tool Sharperlight (bereitgestellt von Aqilla), um spezifischere Self-Service-Berichte aus der Datenbank zu erstellen. „Wenn ich eine Information haben möchte, kann ich sie mit Sharperlight schnell abrufen“, sagte Julie. 

Ein maßgeschneiderter Implementierungsservice, der sicherstellt, dass Aqilla die genauen Geschäftsanforderungen erfüllt

Der höchst personalisierte Service, den das Implementierungs- und Support-Team von Aqilla bietet, war ein wichtiger Entscheidungsfaktor dafür, Aqilla gegenüber Xero oder Sage zu wählen. 

„Der Implementierer von Aqilla war wirklich gut darin, zu interpretieren, was wir tun mussten, und alternative Wege anzubieten, um es zu erreichen“, sagte Julie Davis. Sie fügte hinzu: „Es gab Zeiten, in denen wir unsere Meinung geändert haben, als wir erkannten, dass ein Prozess verbessert werden könnte, und er war immer in der Lage, die Änderungen schnell vorzunehmen, weil er das System so gut kannte.“

Ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung

Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels ist das System seit mehr als sechs Monaten voll funktionsfähig, obwohl Julie der Meinung ist, dass es noch viel zu erforschen gibt, um ihre Abläufe weiter zu verbessern. Sie sagte: „Die Implementierung von Aqilla war für uns eine radikale Veränderung. Jetzt, wo wir damit vertraut sind, sehen wir mehr Möglichkeiten zur Verbesserung und mehr Prozesse, die glatter sein könnten, insbesondere wenn es um die Integration geht. Wir wollen unsere Zeiterfassungsprozesse verbessern und auch tiefer in die API einsteigen, damit wir eine weitere Datenebene zwischen Systemen austauschen können.“

Zusammenfassung

Ryedale hat durch die Implementierung von Aqilla eine Reihe bedeutender Geschäftsziele erreicht, darunter enorm reduzierte jährliche Kosten und die digitale Transformation des Buchhaltung Betrieb, ein verbessertes Maß an Kundenservice, vernetzte Prozesse im gesamten Unternehmen, gesteigerte Produktivität und ein deutlich verbessertes Benutzererlebnis. Der wahre Vorteil im Alltag liegt jedoch in der Zeit und den Ressourcen, die Julie gespart hat. Sie kommt zu dem Schluss: „Aqilla hat alles viel einfacher gemacht. Wir standen kurz davor, einen weiteren Mitarbeiter für uns einzustellen Buchhaltung Team, aber Aqilla hat den Druck genommen und wir sind in der Lage, den Moment zu bewältigen, weil unsere Prozesse so viel besser sind.“