Wie können Buchhalter die Cloud effektiv nutzen?
Es ist wahrscheinlich keine Überraschung, dass die meisten Arbeitsumgebungen heutzutage eine Art Cloud-Funktionalität verwenden. Für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Möglichkeit, mit der Cloud zu arbeiten Buchhaltung Software- und Cloud-Speicherfunktionen haben viel dazu beigetragen, die Last des sicheren Datenzugriffs und der sicheren Übertragung zu verringern.
Buchhalter senden und empfangen täglich große Mengen an Kontoinformationen. Das Versenden von Unmengen von Papier oder leicht zu verlierenden USB-Sticks kann zu einem logistischen Alptraum werden, wenn Kunden nicht in der Nähe ansässig sind.
Dank der Cloud können Wirtschaftsprüfungsunternehmen ihren Kunden jetzt helfen, ihre Buchhaltungsunterlagen digital zu führen, indem sie die Cloud verwenden Buchhaltung Software, auf die beide Parteien leicht zugreifen können.
Doppelte Bonus-Effizienzpunkte, wenn die Software auch das Hochladen von Belegen unterstützt, z. B. das Fotografieren von Quittungen und das Anhängen an eine bestimmte Transaktion. Es ist sicherlich effektiver, als eine Tragetasche mit Papierkram auf dem Schreibtisch landen zu lassen.
Cloud-Konnektivität auf der ganzen Welt
Small Business UK stellte fest, dass 88 % der britischen Unternehmen Cloud Computing eingeführt haben, wobei einer der beliebtesten Gründe die bessere internationale Kommunikation ist. Das Schöne an der Cloud ist schließlich ihre Zugänglichkeit für alle, unabhängig von der Entfernung.
Kunden sind nicht mehr darauf beschränkt, einen lokal ansässigen Buchhalter zu beauftragen, und können sich viel weiter entfernt nach der für ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Buchhaltungsfirma umsehen. Es bedeutet auch, dass sowohl der Buchhalter als auch der Kunde unterwegs sein können, ohne unterwegs den Zugang zu Informationen zu verlieren.
Nahtlosere Zusammenarbeit und Informationsaustausch
Eine der Herausforderungen in der Beziehung zwischen Steuerberater und Kunde ist die Genauigkeit der Informationen. Das Versenden eines USB-Sticks per Post ist eine (nicht sehr sichere) Möglichkeit, Buchhaltungsdaten zu übertragen, obwohl es möglich ist, dass sie bei der Ankunft veraltet sind. Außerdem ist es viel schwieriger, eine Transaktion abzufragen, wenn der Buchhalter die einzige Kopie der Informationen hat.
Jetzt können Buchhalter Dokumente gleichzeitig mit dem Kunden, dem Buchhalter und dem Verwaltungsteam und in Echtzeit bearbeiten.
Weniger Fehlerrisiko
Missverständnisse darüber, welche Finanzinformationen erforderlich sind, oder sogar einfache Fehler bei der Dateneingabe können großen Schaden anrichten. Eine kritische Geschäftsentscheidung, die auf ungenauen Kontenaufzeichnungen basiert, kann schnell zu einer teuren Übung werden, und das ist, bevor die HMRC Strafen für mit Fehlern übersäte Aufzeichnungen verhängt.
Leider werden Daten jedes Mal, wenn sie verarbeitet werden, fehleranfällig, was noch verstärkt wird, wenn die Informationen von vornherein falsch waren. Die Cloud hilft Buchhaltern, dies zu überwinden, indem sie Software einsetzen, bei der Daten nur einmal eingegeben werden müssen.
Oft ist dafür nicht einmal eine manuelle Eingabe erforderlich, sondern es werden Daten aus anderen Quellen, wie dem Bankkonto des Kunden, abgerufen und dann automatisch mit Dokumenten innerhalb der Software, wie Rechnungen, abgeglichen. Die meiste Software ist auch darauf ausgelegt potenzielle Fehler erkennen und markieren Sie sie zur Überprüfung.
Flexibilisierung der Belegschaft
Die Rekrutierung der talentiertesten Mitarbeiter für den Job kann etwas wettbewerbsintensiv sein, sodass das Angebot von Remote- oder flexibler Arbeit einem Arbeitgeber sicherlich einen Vorteil verschaffen kann. Es trägt wesentlich zur Steigerung des Wohlbefindens und der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter bei – beides unerlässlich, um Talente zu halten, sobald Sie sie haben. Aber eine flexible Belegschaft ist nicht nur für die Mitarbeiter von Vorteil.
Eine Cloud-basierte Belegschaft ist agiler und daher besser gerüstet, um Zeit dort zu verbringen, wo Kunden sie brauchen. Dies kann Standortbesuche, Audits, Effizienzprüfungen oder sogar die Begleitung zu Treffen mit potenziellen Partnern oder Investoren umfassen.
Extra starke Sicherheitsmaßnahmen
Buchhalter sind in einige der sensibelsten Informationen eines Unternehmens eingeweiht. Lieferantendetails, Investorendaten oder Umsatzentwicklung – sie sehen alles. Daher besteht eine enorme Verpflichtung, Informationen sicher aufzubewahren.
Die richtigen Cloud Computing bedeutet, dass Dokumente und Daten sicher an einem zentralen Ort gespeichert und hinter Schichten von Verschlüsselung und Passwörtern geschützt werden können.
Mehr Nachhaltigkeit, weniger Unordnung, bessere Erinnerung
Das Aufbewahren von Aufzeichnungen ist ein wichtiger Teil der Aufgaben eines Buchhalters, wobei Buchhaltungszahlen in der Regel mehrere Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Multiplizieren Sie die Kundenliste eines Buchhalters mit allen Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen, und es summiert sich schnell zu einer riesigen Menge an Platz, was unweigerlich bedeutet, dass Sie für mehr Quadratmeterzahl oder gemieteten Speicherplatz bezahlen müssen.
Glücklicherweise bedeutet die Cloud weniger Geld und weniger Bäume, die im Namen der Aufbewahrung von Aufzeichnungen geopfert werden. Digital gespeicherte Dateien nehmen weniger physischen Platz ein als ein materieller Ausdruck und sind viel einfacher abzurufen, um sie anzuzeigen, wenn sie erneut benötigt werden. Und als ob das noch nicht genug wäre, gibt es auch noch die Tatsache, dass digitale Aufzeichnungen leichter verlegt werden können und an einem physischen Arbeitsplatz wesentlich hygienischer sind.
Wechsel in die Cloud
• Führen Sie Ihre Marktforschung durch und investieren Sie in einen seriösen Viren- und Malware-Schutz. Wenn Sie die Ressource zur Verfügung haben, lohnt es sich, diesbezüglich den Rat eines IT-Experten einzuholen.
• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter schulen Bewusstsein für Cybersicherheit und mögliche Probleme erkennen.
• Schulen Sie Mitarbeiter in der Verwendung von Cloud-basierter Software und machen Sie ihre Vorteile transparent, um die Belegschaft in neue Prozesse einzubeziehen.
• Implementieren Sie es schrittweise – vielleicht nach Abteilung oder spezifischen Prozessen – damit es ein schrittweiser Prozess ist und das System (technisch und kulturell) nicht erschüttert wird.
• Achten Sie auf Ihr Budget – lassen Sie sich nicht von der Neuheit von etwas Neuem hinreißen.
Pfanne ist eine erfrischend einfache Cloud-basierte Buchhaltungssoftware.
