Ist es an der Zeit, dass sich Ihr Unternehmen von Tabellenkalkulationen verabschiedet?

Andrew Dinning, Head of Data & Analytics Solutions Architecture bei Perfektes Bild untersucht, warum Unternehmen sich bei all ihren komplexen Datenanforderungen nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen sollten.

Wenn es ein Tool gibt, das fast jedes Unternehmen verwendet oder in der Vergangenheit verwendet hat, dann sind es Tabellenkalkulationen. Ob Sie ein Excel Eingefleischte oder Sie nutzen Cloud-basierte Google Sheets, es ist seit langem ein nützliches Tool für den persönlichen Gebrauch und die grundlegende Datenanalyse. Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass dies Ihr Geschäft behindern könnte?

Obwohl sie eine leistungsstarke Lösung sind, mit der viele vertraut sind, sind Tabellenkalkulationen nicht mehr für die komplexen, datenbezogenen Aufgaben geeignet, die Sie für Ihr Unternehmen ausführen. Zwischen 70 % und 80 % der Unternehmen verlassen sich immer noch stark auf Tabellenkalkulationen für Aufgaben, einschließlich Kundenbeziehungsmanagement, Berichterstattung über Geschäftsdaten und Finanzberichterstattung, aber sie sind nicht dafür ausgestattet, diese Funktionen auf Unternehmensebene zu bewältigen.

Durch die Implementierung einer auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnittenen Lösung können Sie die Kundenzufriedenheit verbessern, die Mitarbeiterproduktivität steigern und sicherstellen, dass Ihre Daten immer genau und aktuell sind. Hier, Anbieter intelligenter IT-Lösungen Perfektes Bild untersucht, warum Unternehmen sich für ihre komplexen Datenanforderungen nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen sollten.

Wie verwenden britische Unternehmen Tabellenkalkulationen?

Wir wissen, dass sich Unternehmen immer noch stark auf Tabellenkalkulationen verlassen, da über 90 % der Mitarbeiter sie laut einer Umfrage von 2019 täglich bei der Arbeit verwenden. Während die häufigste Verwendung von Tabellenkalkulationen in Unternehmen persönliche Aufgaben wie das Verwalten von Listen und das Verwalten von Aufgaben in einem Plan waren, lagen Finanzanalyse und Budgetplanung nicht weit dahinter. 59 % der Mitarbeiter verwenden Tabellenkalkulationen für Finanzanalysen, während 58 % sie für die Budgetplanung verwenden.

Tabellenkalkulationen werden auch häufig in Unternehmen geteilt, wobei 30 % der Befragten angaben, dass die meisten ihrer Tabellenkalkulationen geteilt werden. Viele Unternehmen verlassen sich auch immer noch auf E-Mails, um diese Unternehmensdaten mit anderen zu teilen fast die Hälfte der Befragten in einer separaten Studie dass dies bei ihrem Arbeitgeber der Fall ist. Dabei gibt es vier große Probleme:

• E-Mail-Kommunikation fördert keine Gespräche über die Daten, um Lösungen und Verbesserungen zu identifizieren – seien wir ehrlich, niemand möchte die Person sein, die auf eine Unternehmens-E-Mail über die Leistung antwortet.
• Das Zusammenführen von Daten ist sehr zeitaufwändig, sodass die Daten für Mitarbeiter, die sie sehen müssen, nicht ohne weiteres verfügbar sind, wenn sie sie sehen müssen.
• Das E-Mail-Aufkommen ist besonders jetzt hoch, was bedeutet, dass wichtige Daten im Posteingang eines Mitarbeiters stark verdünnt werden – alles andere als optimal, wenn Geschäftsdaten entscheidend sind.
• Das Versenden statischer Berichte bedeutet, dass die Daten oft bereits veraltet sind, wenn Sie auf „Senden“ klicken.

Warum die Verwendung von Tabellenkalkulationen Ihr Geschäft behindern könnte

Wir sagen nicht, dass Tabellenkalkulationen in einem modernen Unternehmen völlig ungeeignet sind. Sie haben viele gute Anwendungsfälle und viele Menschen nutzen sie jeden Tag. Bis zu einem gewissen Grad eignen sie sich hervorragend zum Sammeln und Manipulieren von Daten. Allerdings sind sie auch sehr restriktiv und erfordern viel manuellen Input und Aufwand.

Einige der größten Probleme bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen für alle datenbezogenen Aufgaben sind:

Unterschiedliche Datenquellen gleich Datenchaos

Sie können Ihre Daten nicht genau messen oder analysieren, ohne sie alle zusammenzuführen. „Datenchaos“ entsteht, wenn Ihre Daten uneinheitlich und schwer zusammenzuführen sind. Das manuelle Kopieren und Einfügen von Daten aus Tabellenkalkulationen in Tabellenkalkulationen ist zeitaufwändig, manuell und sehr frustrierend. Es kann anfällig für menschliche Fehler sein, wie im Fall von Fidelity Investments, dessen Fehler durch fehlendes Minuszeichen führte dazu, dass ein Verlust von 1.3 Milliarden US-Dollar als Gewinn ausgewiesen wurde, und ein irrtümliches Zahlungsversprechen zum Jahresende an seine Aktionäre!

Ihre Daten sind veraltet und unzuverlässig

Wenn Ihre unterschiedlichen Daten nicht in einer Lösung zusammengeführt werden, die automatisch aktualisiert wird, veralten sie schnell und werden daher unzuverlässig. Beispielsweise können sich die Kundendaten Ihres Vertriebsteams von denen des Kundendienstes, des Marketings usw. unterscheiden Finanzen Mannschaften. Wenn sie alle an separaten Tabellenkalkulationen arbeiten, haben Sie keine einheitlichen Informationen.

Ein Querverweis auf ältere Daten ist nicht möglich

Es ist nicht einfach, neue und alte Daten nachzuverfolgen, da Tabellenkalkulationen nicht dafür ausgelegt sind, mit großen Informationsmengen umzugehen. Das Aktualisieren von Tabellenkalkulationen nur mit neueren Daten bedeutet jedoch, dass Sie die Möglichkeit verpassen, Trends im Laufe der Zeit zu erkennen oder Erkenntnisse über längere Zeiträume zu vergleichen.

Sie nutzen Analysetools nicht optimal

Sie können viele verschiedene Analysen in Tabellenkalkulationen durchführen, aber viele Menschen neigen dazu, eine Handvoll Diagramme zu haben, die sie regelmäßig verwenden und mit denen sie sich wohl fühlen, oder Pivot-Tabellen. Diese Methode der Datenvisualisierung macht Sie anfällig für Datenverzerrungen. Daten müssen richtig präsentiert werden, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Liniendiagramme reichen nicht immer aus. Auch in Tabellenkalkulationen können Formeln mit a leicht schief gehen wissenschaftliche Arbeit zur wirtschaftlichen Erholung aufgrund eines Formelfehlers falsch. Bei dem Papier, das von führenden Politikern der Welt verwendet wird, hätte dies ein sehr kostspieliger Fehler werden können, wenn ein Student ihn nicht identifiziert hätte!

Fragen der Datensicherheit

Wahrscheinlich verwenden Sie Tabellenkalkulationen, um sensible Daten wie Kundeninformationen zu analysieren und zu verarbeiten. Viele Tabellenkalkulationen haben keine starken Sicherheitsfunktionen – insbesondere, wenn sie per E-Mail geteilt werden. Die Verwendung anerkannter Cloud-Lösungen mit marktführenden Sicherheitsprotokollen bedeutet, dass Teammitglieder gemeinsam an Tabellen arbeiten können. Dies ist jedoch nicht für mehr als ein paar Benutzer gleichzeitig gedacht. Außerdem können Daten geändert oder gelöscht werden – daher gibt es normalerweise sowieso mehr als eine Version der Tabelle.

Die Abkehr von Tabellenkalkulationen hilft Ihren Mitarbeitern auch dabei, das Öffnen bösartiger Tabellenkalkulationen von Hackern zu vermeiden. Es ist allgemein bekannt, dass die meisten Cyberangriffe mit einer E-Mail beginnen, und 48 % dieser E-Mails haben ein schädliches Office-Dokument wie eine Tabelle im Anhang. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht darauf angewiesen sind, Daten zu teilen Excel, können sie verdächtige Anhänge leichter erkennen.

Sollten Sie also von Tabellenkalkulationen wegkommen?

Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme wurden für die Datenspeicherung und grundlegende Analyse entwickelt. Der Versuch, es für etwas anderes zu verwenden, führt zu Frustration, Fehlern, doppelter Dateneingabe, Zeitverschwendung und Sicherheitsproblemen.

Es gibt bessere Lösungen, mit denen Sie so viel mehr tun können als nur einfache Analysen und Speicherungen – im Allgemeinen bieten Customer Relationship Management (CRM)-Lösungen weit mehr als Tabellenkalkulationen. Die genaue Lösung, die Sie benötigen, hängt jedoch von Ihren individuellen Geschäftsanforderungen und Ihren Zielen ab.

Wenn Sie Kundendaten verarbeiten, analysieren und speichern, benötigen Sie ein CRM-System, das in Echtzeit aktualisiert wird und über marktführende Sicherheitsfunktionen verfügt. Führende Lösungen vereinheitlichen alle Ihre Daten in einer zuverlässigen, aktuellen Lösung. Sie müssen sich nie wieder Sorgen machen, dass verschiedene Teams unterschiedliche Datenquellen verwenden. Sie erhalten eine vollständige 360-Grad-Sicht auf jeden einzelnen Kunden, einschließlich seiner Historie, Interaktionen und Präferenzen. Das bedeutet, dass Sie tiefere, länger anhaltende Beziehungen zu ihnen aufbauen und effektiver verkaufen können.

Ein Tool, das sich um Daten und Analysen kümmert, ist für umfassendere Geschäftsdaten unerlässlich. Einfaches Zusammenführen, Mischen, Bereinigen und Vorbereiten von Daten. Drag-and-Drop-Workflows machen die Arbeit mit Daten zum Kinderspiel. Erweiterte Analysen ermöglichen es Ihnen, „Was-wäre-wenn“-Fragen zu stellen, ohne auf Antworten warten zu müssen. Datenvisualisierungsplattformen ersetzen Unmengen von Zahlen schnell durch die Antworten, die Sie brauchen.

Diese Lösungen sowie eigenständige ERP-Systeme (Enterprise Resource Management) ermöglichen Ihnen auch die Verwaltung und Analyse Ihrer Finanzdaten. Sie können die Finanzdaten Ihres gesamten Unternehmens einsehen. Viele führende Lösungen lassen sich miteinander integrieren, was bedeutet, dass es keine Silos zwischen den Systemen gibt, Sie besser verkaufen und den Betrieb optimieren können. Es hilft Ihnen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Kundeninteraktionen zu verbessern und bessere Entscheidungen zu treffen.

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Es besteht kein Zweifel, dass Tabellenkalkulationen eine Zeit und einen Ort haben, aber das ist nicht unbedingt die Hauptlösung für die vielen Datenanforderungen Ihres Unternehmens. Finden Sie eine leistungsstarke Lösung, die besser zu Ihren individuellen Anforderungen passt – lassen Sie sich nicht von Tabellenkalkulationsschwierigkeiten und Datenchaos aufhalten. Es ist an der Zeit, dass Ihr Unternehmen eine Lösung implementiert, die alle Ihre Anforderungen erfüllt, anstatt sich damit abzumühen, Tabellenkalkulationen auf eine Weise zu verwenden, für die sie nicht entwickelt wurden.

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