Tschüss Excel-Tabellen, hallo Performance-Management-Tools
Ob es um die Implementierung neuer Software oder den Einsatz innovativer Technologien wie RPA geht, die Chancen und Herausforderungen, die sich im Rahmen der Digitalisierung ergeben, sind vielfältig. Viele Unternehmen
stehen aufgrund der Komplexität von Converting-Systemen und -Prozessen vor Herausforderungen: hohe Kosten sowie Investitionsaufwand und der Mangel an Zeit und Ressourcen.
Die Projektlandschaft für viele Unternehmen wird immer unübersichtlicher, was immer wieder zu Fehlern im Projektmanagement führt. Beispielsweise werden Projektressourcen doppelt eingeplant, Termine und Fristen nicht eingehalten, das Budget nicht eingehalten oder im schlimmsten Fall scheitert das Projekt komplett.
Gerade bei Großprojekten wie Initiativen zur digitalen Transformation sind erfolglose IT-Projekte keine Seltenheit. Trotzdem hat eine Studie von Citrix ergeben, dass drei von vier IT-Führungskräften (77 %) Erfolgschancen in früheren Misserfolgen bei der digitalen Transformation sehen.
IT-Projekte scheitern – aber warum?
Es gibt viele Gründe, warum IT-Projekte scheitern. Fehler treten sowohl vor als auch während der Projektphase auf. Oft liegt es am Arbeitsumfang, der im Vorfeld unzureichend definiert wurde. Unternehmen unterschätzen zudem immer wieder Umfang und Auswirkungen von IT-Projekten auf das gesamte Unternehmen. Nicht selten planen sie zu wenig Zeit ein, sodass wichtige Ziele schon am Anfang nur schwer zu erreichen sind.
Wie sollten Unternehmen also vorgehen? Zunächst sollten sie sich zwei Fragen stellen:
- Führen wir die richtigen Projekte durch?
- Ist unsere Projektdurchführung ergebnisorientiert?
Die Schnittmenge dieser beiden Kernthemen ist das Projektportfolio, das die bereits laufenden und die zur Entscheidung anstehenden Projekte abbildet. Ein gutes Portfoliomanagement sollte Projekte aktiv hinzufügen und entfernen, um das angestrebte Transformationsziel zu erreichen. Das Portfoliomanagement ist eine wichtige Grundlage, um Ressourcenangebot und -nachfrage abzugleichen und für alle Beteiligten transparent zu machen. Beim Projekt-Scoring können definierte Kriterien herangezogen werden, um einen möglichst objektiven Vergleich verschiedener Projektalternativen zu ermöglichen. Gerade wenn sogenannte Hard- und Soft Facts berücksichtigt werden müssen, bietet das Projekt-Scoring eine wertvolle Unterstützung für unterschiedlichste Investitionsszenarien.
Das Ziel zu Beginn der Planung ist es, ein Projekt- oder Produktportfolio zu finden, das hinsichtlich Chancen und Risiken möglichst ausgewogen ist und gleichzeitig einen langfristigen Erfolg verspricht. Auch hier müssen Projektkosten kalkuliert werden.
Dazu gehören neben klassischen Kostenarten wie Personal-, Reise- oder Sachkosten auch solche, die im Projektkontext eine besondere Bedeutung haben, beispielsweise externe Beratungsleistungen.
Das Projektkostenmanagement umfasst sowohl Planung und Ist-Plan-Vergleich als auch die regelmäßige Überarbeitung während des Projekts, um jederzeit ein klares Bild über die angefallenen Kosten zu haben.
Anpassungen funktionieren nur, wenn es ein kontinuierliches und vollständiges Projektreporting gibt. Hier soll das Erreichen der Projektziele sicherstellen, dass das Unternehmen ein gewünschtes Ergebnis erzielt.
Wie wichtig es ist, einen optimalen Überblick über Projekte zu behalten
Um sich einen klaren Überblick über den Status und die Entwicklung von Projekten zu verschaffen, nutzen Unternehmen häufig
eine Reihe verschiedener Tools und Anwendungen wie z Excel oder PowerPoint. Im Prinzip sind beides solide Werkzeuge, um Projekte zu kalkulieren und Berichte zu erstellen. Allerdings stoßen sie schnell an ihre Grenzen
sobald die Anforderungen steigen. Gerade beim Management komplexer IT-Projektportfolios sind daher moderne Tools unerlässlich.
Wird ein Tool aus dem Bereich Performance Management gewählt, können auch nicht-finanzielle Kennzahlen berücksichtigt werden und als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen dienen. Parameter wie „Service Level Performance“ geben nicht nur die reinen Kostenaspekte eines neuen Projekts wieder, sondern berücksichtigen auch den Umfang und die Qualität der erbrachten Leistung.
Doch was sollten Performance-Tools leisten, um die beschriebenen Planungsschritte effizienter zu gestalten? Die wichtigste Anforderung ist zunächst die Integration in bestehende Systeme, die den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens und der jeweiligen Projekte entspricht. Oft existieren bereits einzelne Systeme (Produktdatenmanagement, Warenwirtschaft oder operatives Projektmanagement) im Unternehmen und die Daten müssen nur noch zusammengeführt und aufbereitet werden.
Die gewählte Lösung sollte zudem eine transparente Sicht auf das gesamte Projektportfolio in Bezug auf die Ressourcen- und Kapazitätssituation bieten. Informationen sollen „multidimensional“ gespeichert (Projektsicht, Organisationssicht, Zeit, Datentypen in Forecast-Versionen) und anhand von Standardreports und Ad-hoc-Auswertungen analysiert werden. Die Forecast-Ansicht hilft auch, potenzielle zukünftige Portfolios zu simulieren und deren Auswirkungen auf die zukünftige Kostensituation und Ressourcenauslastung vorherzusagen.
Weiterhin soll das Tool die Möglichkeit bieten, Business Cases zu entwickeln, die als Vergleichsgrundlage für spätere Projektversionen dienen können. Durch die Ablage in einer zentralen Datenbank können die Annahmen im Business Case im Laufe der Zeit immer weiter verfeinert und mit Fakten ergänzt und Kennzahlen wie Barwert, Amortisationszeit oder Internal Rate of Return (IRR) berechnet werden. Organisationen sollten außerdem darauf achten, Business Cases nicht nur als erste Methode zur Definition des Projektumfangs und zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit zu verwenden, sondern sie kontinuierlich im Auge zu behalten.
Leider zeigt die Erfahrung, dass nur wenige Organisationen den anfänglichen Business Case an den Meilensteinen öffnen und insbesondere die anfänglichen Annahmen und Ziele nach Abschluss des Projekts überprüfen. In manchen Fällen wäre dies wichtig, um zu sehen, dass Projekte nicht mehr zielführend sind und bei einem Abbruch möglicherweise mehr zum Erfolg beitragen würden, um so die eingesetzten Ressourcen für andere Projekte und Aufgaben freizusetzen.
Zwei Seiten derselben Dose, Projekt und Menschen
Mit Performance-Management-Tools kann eine enge Verknüpfung mit der Geschäftsstrategie und der operativen Planung und Budgetierung erreicht werden, was mehr Transparenz bringt, um rechtzeitig auf sich schnell ändernde Entwicklungen reagieren zu können. Neben allen technischen Möglichkeiten, die zur Umsetzung von IT-Projekten genutzt werden können, darf jedoch der menschliche Faktor nicht vergessen werden. Veränderungen und Transformationen sind meist unbeliebt, weil sie oft Bedenken auslösen, ersetzbar zu sein oder Privilegien und Routinen aufgeben zu müssen. Die Einbeziehung der betroffenen Personengruppen und eine offene Kommunikation bei der Einführung neuer Software, die Auswirkungen auf das Unternehmen und die Arbeit haben wird, ist entscheidend.
Führungskräfte sollten stets ehrlich und offen mit den Anliegen und Wünschen der Mitarbeiter umgehen und Änderungen im Projektverlauf zeitnah kommunizieren.
Dann steht dem Projektportfolio-Erfolg nichts mehr im Wege!
Von Harald Matzke, Executive Adviser bei Serviceware Performance
