10 Tipps zum IT-Kostenmanagement, die Unternehmen befolgen müssen, um Wachstum zu gewährleisten
Matt Dando, Direktor, Strategische Unternehmenswertberatung bei Serviceware, erläutert die 10 wichtigsten Schritte zur Aufrechterhaltung und Optimierung der IT-Kostenkontrolle.
In den letzten 18 Monaten sind Initiativen zur digitalen Transformation in die Höhe geschossen, mit Investitionen in die Cloud nimmt dramatisch zu. Infolgedessen sehen sich Unternehmen jetzt mit einer „Datenflut“ konfrontiert, da CFOs und CIOs darum kämpfen, die Kostendaten der verschiedenen Anbieter zu verwalten, die sowohl mit Cloud- als auch mit bestehenden On-Premises-Investitionen verbunden sind.
Und jetzt, wo Unternehmen in Sachen Wachstum um die Ecke kommen, mit Druck um Nachhaltigkeit Als weiterer Einflussfaktor für die Einführung der Cloud war es noch nie so wichtig, dass Unternehmen einen vollständigen, detaillierten und transparenten Überblick über alle IT-Kosten haben. Um die richtigen Investitionsbereiche zu identifizieren und die Leistung bestehender Systeme und Technologien zu steigern.
Unternehmen müssen heute mehr denn je sicherstellen, dass sie die IT-Kosten effektiv verwalten – nicht nur in Bezug auf die Senkung, sondern auch auf die Optimierung von Investitionen und die Reinvestition in die Tools und Technologien, die es ihnen ermöglichen und ermöglichen, mit der umfassenderen Geschäftsstrategie Schritt zu halten . Glücklicherweise gibt es 10 einfache Schritte, die Unternehmen befolgen können, um eine effiziente und optimierte Kontrolle über die IT-Kosten sicherzustellen.
Schritt 1: Erstellen Sie einen umfassenden IT-Servicekatalog
Ausgangspunkt für die IT-Kostenkontrolle ist die Erstellung eines IT-Servicekatalogs. Dieser Katalog skizziert einzelne IT-Services, Informationen über deren Zweck, Standort und Kosten, um einen detaillierten Überblick zu erhalten. Eine klare und vollständige Definition schafft Standards für verfügbare Dienste und überbrückt die Lücke zwischen verschiedenen Abteilungen.
Schritt 2: IT-Kosten effektiv verfolgen
Eines der wichtigsten Werkzeuge zur effizienten Verfolgung von IT-Kosten ist die Steuerung der Wertschöpfungskette, vom kleinsten Kostenträger bis hin zu fertigen Geschäftseinheiten. Mit Hilfe von Leistungskatalogen, Benchmarks, der Nutzung von IT-Finanzmanagement (ITFM) oder wie es oft genannt wird Technologie-Business-Management (TBM)-Lösungen kann ein umfassender Zugriff auf diese Daten gewährleistet werden, wodurch ein „Cost-to-Service-Flow“ entsteht, der die Verfügbarkeit von IT-Kosten identifiziert und kontrolliert.
Schritt 3: Legen Sie IT-Budgets fest
Auch bei vollkommener Transparenz der IT-Kosten gibt es unterschiedliche Ansätze zur Allokation des IT-Budgets – zentral, dezentral und iterativ. Bei einem zentralisierten Ansatz wird das Budget im Voraus festgelegt und in einem Top-Down-Prozess auf die operativen Kostenstellen und Projekte verteilt, was eine einfache und straffe Budgetzuweisung ermöglicht. Bei diesem Ansatz besteht jedoch die Gefahr, Projekte zu übersehen, die potenzielle Wachstumschancen bieten. Beim dezentralen Ansatz wird der Prozess umgekehrt. Betriebskosten werden genau kalkuliert, bevor Budgetierung und Projekte festgelegt werden. Der Nachteil ist, dass die Budgetanforderungen die verfügbaren Ressourcen übersteigen können.
Schließlich versucht der iterative Ansatz, beide Methoden zu vereinheitlichen. Festgelegte Budgets, Gemeinkosten und voraussichtliche Projekte werden zusammengestellt, um eine detaillierte Bewertung der praktikabelsten Vorgehensweise vorzunehmen. Obwohl dies der lukrativste Ansatz ist, erfordert er auch die meisten Ressourcen. Keiner dieser Ansätze ist notwendigerweise überlegen. Vielmehr hängt es von den verfügbaren Ressourcen und der Aufbauorganisation des Unternehmens ab.
Schritt 4: Verwalten Sie das IT-Budget für das Wachstum des Unternehmens
Vor der Zuweisung des IT-Budgets ist es wichtig, die Kosten in zwei Kategorien zu unterteilen: „Betriebs-“ und „Wachstums“-Kosten. „Run“-Kosten umfassen in der Regel Betriebskosten, während sich „Wachstum“-Kosten auf alle Dienstleistungen und Produkte beziehen, die dazu bestimmt sind, das Geschäft zu verändern, umzuwandeln oder zu erweitern. Benchmarks und Standarddefinitionen können bei dieser Kategorisierung helfen, müssen aber nicht unbedingt eingehalten werden, solange die Kostenzuordnung konsistent bleibt. Wenn die Definitionen klar festgelegt und Projekte zugewiesen sind, muss das IT-Budget zugewiesen und Entscheidungen über die Aufteilung des Budgets getroffen werden. Während eine Aufteilung von 70 % Betrieb/30 % Wachstum in den meisten Unternehmen die Norm ist, gibt es keinen einheitlichen Ansatz, und Entscheidungen hängen von verschiedenen Faktoren wie der Verfügbarkeit von Ressourcen und den Zielen des Unternehmens als Unternehmen ab ganz.
Schritt 5: Behalten Sie eine positive Gewinnspanne bei
Durch Befolgen der oben genannten Schritte können Unternehmen vollständige Transparenz darüber erreichen, welche Produkte und Dienstleistungen angeboten werden, woher IT-Kosten stammen und wo Budgets zugewiesen werden. Dies erleichtert die Analyse, wie viel des IT-Budgets verwendet wird und wo Kosten zu Gewinnen und Verlusten führen. Bei positiver Ergebnismarge können die Controlling-Prozesse weiter optimiert und bei negativer Ergebnismarge angemessen bzw. rechtzeitig Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Schritt 6: Steuerkonformität einhalten
Ein weiterer wichtiger Faktor für eine umfassende IT-Kostenkontrolle ist die Steuerkonformität. Je internationaler das Unternehmen eines Unternehmens agiert, desto relevanter ist es, den Überblick über die unterschiedlichen internationalen Steuervorschriften zu behalten. Im Ausland vertriebene IT-Produkte und -Dienstleistungen unterliegen landesspezifischen Steuergesetzen. Für eine fehlerfreie Einhaltung ist eine korrekte Verrechnungspreisdokumentation erforderlich. Diese wiederum hängt von drei Faktoren ab:
- Transparente Analyse und Kalkulation von IT-Services anhand der Wertschöpfungskette
- Auswertung der in Anspruch genommenen Leistungen und der damit verbundenen Abrechnungsvorgänge
- Zugriff auf die Verwaltung von Dienstleistungsverträgen zwischen Anbietern und Verbrauchern als Rechtsgrundlage für IT-Dienstleistungen.
Indem die durch die vorherigen Schritte ermöglichte Transparenz erreicht wird, ist es möglich, die internationale Steuerkonformität nachzuweisen.
Schritt 7: Benchmarking und Bepreisung von IT-Services
Der erste Schritt bei der Preisgestaltung von IT-Services ist die Erhebung von Benchmark-Daten. Diese können recherchiert oder anhand vorhandener ermittelt werden ITFM-Lösungen die in der Lage sind, sie automatisch aus verschiedenen – miteinander verbundenen – Datenbanken zu beziehen. Als nächstes ist eine Stückkostenrechnung notwendig, um genau und effektiv zu definieren, was einzelne IT-Services – und deren Vorprodukte – kosten. Dies ermöglicht es Unternehmen, interne Stückkostenkalkulationen einfach mit Benchmarks und Mitbewerberpreisen zu vergleichen, bevor sie Entscheidungen über die Preisgestaltung treffen.
Schritt 8: Kostentreiber identifizieren
Eine richtig modellierte Wertschöpfungskette macht deutlich, welche IT-Services oder zugehörige Vorprodukte und Kostenstellen warum die größten Kosten verursachen. Diese Analyse ermöglicht eine übersichtliche Aufwandsabrechnung und hilft, Missverständnisse über Kostentreiber zu vermeiden – beispielsweise die Bedeutung der Infrastruktur für die Entstehung von IT-Kosten. Anschließend können Strategien entwickelt werden, um die IT-Kosten effektiv zu senken und einen sorgsameren Umgang mit teuren Ressourcen zu bestimmen.
Schritt 9: IT-Kosten zurückbuchen
Die IT-Kostenkontrolle entlang der Wertschöpfungskette ermöglicht eine effiziente nutzungsbasierte Abrechnung und Fakturierung von IT-Services und -Produkten. Werden die IT-Kosten transparent visualisiert, können sie den IT-Kunden einfach zugeordnet werden. Dies erhöht die Transparenz des Abrechnungsprozesses und bietet Möglichkeiten, den Wert der IT genauer zu analysieren. Um Manager und Nutzer über ihren Verbrauch zu informieren, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder durch das Showback-Verfahren – mit Aufzeigen der entstandenen Kosten und deren Entstehung – oder durch das Chargeback-Verfahren, bei dem angefallene Kosten direkt an Kunden und Subunternehmer gesendet werden.
Schritt 10: Managen Sie Angebot und Nachfrage
Die manuelle Natur von Excel Tabellenkalkulationen stellen ein Risiko für die Datenintegrität dar und sollten daher vermieden werden, da sie nicht ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden können und einen erheblichen Wartungsaufwand erfordern. Durch eine ganzheitliche Analyse und höhere Kostentransparenz entsteht ein größeres, detaillierteres Gesamtbild des IT-Service-Verbrauchs, das zeitnah Rückschlüsse zur Optimierung von Angebot und Nachfrage nach IT-Services in verschiedenen Geschäftsbereichen zulässt.
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Kontrolle behalten
Eine sichere, transparente und nachhaltige IT-Kostenkontrollumgebung kann durch Befolgen der oben genannten Schritte geschaffen werden. Dadurch können Budgets optimal genutzt, IT-Kosten gesenkt und die Gesamtproduktivität deutlich gesteigert werden. Das Ignorieren dieses Ratschlags führt nicht unbedingt zum Scheitern von Unternehmen, aber die allgemeine Geschäftsleistung und das Wachstum können ernsthaft behindert werden, wenn Sie nicht über die sich ständig ändernden Bedingungen der aktuellen Marktlandschaft auf dem Laufenden bleiben.
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