Die Fallstricke von Projektmeetings
Jared Whitaker, Gründer und Geschäftsführer von Ideologisch, befasst sich mit den Problemen rund um Projektmeetings und deren Lösung.
„Ich konnte keine Arbeit erledigen, weil ich den ganzen Tag in Meetings war!“. Wir alle kennen dieses Gefühl, und wenn Sie es objektiv betrachten und einen Schritt zurücktreten, erkennen Sie, was für ein lächerliches Konzept das ist. Betriebsversammlungen verhindern die Arbeit? Es ist definitiv oft der Fall, und das liegt nicht daran, dass Meetings falsch sind, sondern daran, dass die falschen Meetings, die in die falsche Richtung verlaufen, falsch sind. Besprechungen sind der Eckpfeiler der Zusammenarbeit, aber Besprechungsmanagement ist eine Fähigkeit oder ein Bereich, auf den beim Projektmanagement nicht wirklich Wert gelegt wird. Sie werden unzählige Tools zum Erstellen eines Projektplans finden, aber nur sehr wenige, die Ihnen dabei helfen, strukturierte Meetings durchzuführen.
Wenn wir uns Projektmeetings (einschließlich Project Team Meetings, PMO Meetings, Project Finanzen Meetings, Risikomeetings, Genehmigungsmeetings, Governance-Meetings, Lenkungsausschüsse, Planungsmeetings usw.), endet diese Meeting-Zeitnutzung für einen Projektmanager nicht mit der Zeit, die das eigentliche Meeting dauert. Es gibt die Vorbereitung vor dem Meeting, wie das Festlegen der Tagesordnung, das Einholen von Meeting-Annahmen, Aktionen vor dem Meeting, die Erstellung von Materialien, und dann gibt es Aktionen nach dem Meeting, wie das Schreiben von Protokollen und das Einholen von Updates von allen, die nicht teilgenommen haben.
Bei größeren oder strategischen Programmen können wir die benötigte Zeit aufgrund größerer Teams oder sogar internationaler Teams oft vervielfachen, sodass es schwieriger wird, einen Meeting-Slot zu finden, der für alle funktioniert, und es wird auch schwieriger, Updates zu erhalten.
Schauen wir uns einige der Punkte rund um Meetings, einige Fallstricke und Problemstellungen an.
Uhrzeit
Konzentrieren wir uns bei der Zeit auf zwei Aspekte – die tatsächlichen Zeitfenster von Besprechungen und die in Besprechungen verbrachte Zeit.
Es kann im besten Fall schwierig sein, ein Zeitfenster zu finden, das für ein gesamtes Projektteam oder noch schlimmer für den Projektlenkungsausschuss aus Führungskräften und leitenden Angestellten geeignet ist. Je größer das Team und je vielfältiger die geografische Präsenz des Teams, desto enger werden die Optionen. Hinzu kommen Nichterscheinen bei Meetings oder Personen, die sich um ein dringendes Problem kümmern müssen, und die Problemstellung ist einfach zu erkennen. Es ist unglaublich schwierig, alle Personen, die für jedes Meeting benötigt werden, gleichzeitig verfügbar zu haben und tatsächlich alle an Ihrem Meeting teilzunehmen.
Betrachten wir nun den zweiten Aspekt – die Zeit, die in Besprechungen verbracht wird. Meeting-Längen werden im Allgemeinen durch Standardblöcke von 30 Minuten definiert. Im Durchschnitt können Sie davon ausgehen, dass ein Teammeeting eine Stunde dauert und ein Lenkungsausschuss vielleicht eine Stunde bis neunzig Minuten dauert. Meiner Erfahrung nach hängt die Dauer des Meetings eher davon ab, wie lange das Meeting gebucht wurde, als davon, wie viel Zeit tatsächlich benötigt wird, um das Meeting-Ziel zu erreichen. Einige Meetings könnten 20 Minuten lang sein und andere könnten eine E-Mail sein! Auch hier ist die Problemstellung einfach. Warum werden Meetings nicht effektiver und auf das Erreichen eines Ziels ausgerichtet, um den Zeitaufwand für Meetings zu reduzieren?
Minuten
Aaargh, Minuten! Der Fluch der Existenz so vieler Projektmanager. Von der Vorlage, dem Format, der vereinbarten SLA, innerhalb derer sie nach einem Meeting versendet werden, bis hin zur eigentlichen Protokollführung und der Sicherstellung, dass sie das Meeting repräsentieren, können Protokolle viel schwieriger sein, als es scheint, und sie können auch unglaublich nützlich sein , oder einfach ignoriert. Erforderliche Handlungen und Entscheidungen im Protokoll müssen dann auch an anderer Stelle festgehalten werden, damit sie nicht aus den Augen verloren werden. Oft ist dies etwas manuelles wie ein Excel Tabellenkalkulation, sodass die Verwaltung der Maßnahmen gemäß ihrer Fälligkeit in der Verantwortung des Projektmanagers liegt. Also, minutenlang gibt es dann ein paar Problemaussagen. Sie können zeitaufwändig sein, sich wiederholen, da sie dann auch an anderer Stelle erfasst werden müssen, und sie können ungelesen, ignoriert oder vom Team nicht akzeptiert werden.
Aktionen und Entscheidungen
Projektmeetings sollten theoretisch genutzt werden, um Feedback zu geben, den Status von Maßnahmen zu überprüfen oder erforderliche Entscheidungen zu treffen. Andere Elemente können beteiligt sein, aber das sind die Schlüsselbereiche, die angegangen werden müssen. Wie wir oben im Abschnitt „Protokolle“ hervorgehoben haben, werden Maßnahmen und Entscheidungen während der Besprechungen größtenteils in den Protokollen erfasst, dann in ein Maßnahmen- oder Entscheidungsprotokoll übertragen und vom Projektmanager manuell nachverfolgt. Sie müssen nachverfolgt, die Beauftragten daran erinnert werden, dass sie für sie verantwortlich sind, und mit ihren Fälligkeitsdaten verglichen werden. Dies ist nicht nur für den Projektleiter sehr zeitaufwändig, sondern es können auch Maßnahmen durchgehen oder ihre Fälligkeit verfehlen. Die Problemstellungen können daher wie folgt dargestellt werden: Das Verwalten von Aktionen und Entscheidungen kann sehr zeitaufwändig sein, und Aktionen können verloren gehen oder die erwarteten Fälligkeitsdaten überschreiten, was zu einem Verrutschen des Projekts führt.
Buchungsprotokolle
Für behördliche oder strategische Programme sind Audit Trails oft erforderlich, entweder intern oder möglicherweise sogar extern. Ein Projektmanager und ein Team müssen über ein Projekt-Repository verfügen, in das alles hochgeladen wird. Zu diesen Elementen gehören Besprechungsprotokolle, Aktionsprotokolle, Entscheidungsprotokolle usw. Was für das Team schwierig sein kann, ist sicherzustellen, dass alles, was in E-Mails oder sogar Instant Messengern besprochen wird, darin erfasst wird, um den vollständigen Verlauf des Projekts oder Programms bestmöglich darzustellen. Diese zu finden kann extrem zeitaufwändig sein, und es ist sehr wahrscheinlich, dass einige Dinge übersehen werden, und ebenso wahrscheinlich, dass es einem Prüfer angesichts der Menge unterschiedlicher Elemente (Minuten, Protokolle, E-Mails usw.) schwer fällt, einen Sinn zu finden es alles. Problemstellung: Sicherzustellen, dass alles, was mit dem Projekt zu tun hat, an einem Ort zu finden ist, kann zeitaufwändig sein und wird wahrscheinlich nicht vollständig oder leicht überprüfbar sein.
Dies sind nur einige der Fallstricke von Projektmeetings und einige der sie umgebenden Problemstellungen. Sie werden feststellen, dass eines der allgemeinen Themen, die sich durch diese ziehen, ist „zeitaufwändig und selbst dann möglicherweise nicht 100 % effektiv“.
Wie lösen Sie also diese Problemstellungen?
Schritt 1 ist sicherzustellen, dass Sie über standardisierte, wiederholbare Vorlagen und Prozesse für Besprechungen verfügen.
Schritt 2 ist es, sich darauf zu konzentrieren, Struktur in Ihre Meetings zu bringen. Sehen Sie sich Teilnehmer, Tagesordnungen und die gewünschten Ergebnisse von Besprechungen an.
Schritt 3 ist zu versuchen und zu automatisieren, wo Sie können, oder selbst wenn Sie nicht automatisieren können, verwenden Sie ein Tool, das hilft, Nacharbeiten zu vermeiden, wie das Schreiben von Protokollen und das anschließende Hinzufügen derselben Protokolle zu einem Aktionsprotokoll.
Schritt 4 ist anzupassen. Während Ihr Projekt läuft, müssen Sie ständig Anpassungen und Optimierungen an Ihrem Prozess vornehmen. Mit der Zeit wird es reibungsloser und schneller laufen, und alle werden auf derselben Seite sein.
Wenn Sie eine Lösung finden, die all diese Dinge für Sie erledigt, dann noch besser.
