Information Governance: Auf eine transparentere Zukunft hinarbeiten
Drei Jahre nach Einführung der DSGVO, Iron MountainGavin Siggers untersucht, was die Zukunft für Information Governance in einer Welt nach der Pandemie bereithält.
Die vergangenen drei Jahre waren geradezu bedeutsam für Datenverarbeiter. Erstens hat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU die Praktiken der Information Governance (IG) einer neuen Prüfung unterzogen. In der Zwischenzeit hat die Datenlandschaft weiter an Umfang und Komplexität zugenommen, was unzählige neue Herausforderungen mit sich bringt, die es zu bewältigen gilt. Und dann kam die COVID-19-Pandemie, die Mitarbeiter an virtuelle Arbeitsplätze drängte, IG-Normen und -Verfahren durcheinanderbrachte und das Risiko von Verstößen und Cyberangriffen erhöhte. Die Pandemie hat nicht nur die Art und Weise, wie Organisationen ihre Informationen verwalten, in Frage gestellt, sondern auch ihre Natur verändert, da viele Unternehmen jetzt zusätzlich zu den Kerngeschäftsdaten Gesundheitsuntersuchungen durchführen und Virenverfolgungssysteme einspeisen.
Angetrieben von diesen unabhängigen, aber miteinander verbundenen Faktoren, waren die Diskussionen über die Einhaltung des Datenschutzes noch nie so hitzig. Und Datenmanager stehen unter dem Druck, ihre Praktiken schnell weiterzuentwickeln und an die neue Realität nach der Pandemie anzupassen. Um die Frage zu beantworten, wohin wir von hier aus gehen und wie Organisationen sicherstellen können, dass ihre IG-Richtlinien zukunftssicher sind – welche neuen Hürden auch als nächstes kommen –, müssen wir zum Grundprinzip der DSGVO zurückkehren: Datentransparenz. Ein Begriff, der in den letzten Jahren etwas verloren gegangen zu sein scheint – trotz der geschäftlichen Vorteile, die sich daraus ergeben, ihn in den Mittelpunkt zu stellen.
Verantwortungsvolle Datenpraktiken als Wettbewerbsvorteil
Zu lange wurde davon ausgegangen, dass sich die Geschäftsinteressen eines Unternehmens und die Privatsphäre seiner Kunden gegenseitig ausschließen. In der Praxis können verantwortungsvolle Datenpraktiken jedoch tatsächlich dazu beitragen, das Wachstum voranzutreiben, indem sie vertrauensvolle Beziehungen aufbauen. In einer Zeit, in der Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes größer sind als je zuvor, ist die Möglichkeit für Unternehmen zu zeigen, dass ihnen die Privatsphäre der Menschen wirklich am Herzen liegt, ein entscheidendes Verkaufsargument.
Vor diesem Hintergrund sollte ein ethisches und erfolgreiches IG-Programm den Gedanken der Transparenz in allen Systemen und Prozessen und in der gesamten Belegschaft verankern. Über die Compliance-Verpflichtungen hinaus bedeutet dies, dass Sie gegenüber den Personen, deren Daten Sie besitzen, völlig transparent sind. Best Practice ist es, regelmäßig Details zu Ihren Datenrichtlinien und etwaigen Änderungen zu veröffentlichen und dies so zu tun, dass die Interessen der Kunden an erster Stelle stehen. Angesichts der Tatsache, dass der Datenschutz so weit oben auf der öffentlichen Agenda steht, stellt sich die Frage: Warum schreien Organisationen nicht so laut über ihre IG-Praktiken wie über ihre Nachhaltigkeitsleistung?
Transparenz schafft Vertrauen und Innovation
Es ist leicht, die DSGVO und ähnliche Vorschriften als einfache Compliance-Hürden zu betrachten. Kästchen, die angekreuzt werden müssen, bevor man mit dem „echten“ Geschäft der Führung einer Organisation fortfährt. Dies ignoriert jedoch die positiven und nachhaltigen Auswirkungen der Datenschutzgesetzgebung auf die Modernisierung ihrer IG-Strategien.
Viele der Grundprinzipien guter IG unterstützen Organisationen beim Umgang mit ihren Daten, Altlasten oder anderem. Als sie in Kraft trat, zwang die DSGVO Unternehmen auf dem ganzen Kontinent, eine Bestandsaufnahme der in ihrem Besitz befindlichen Informationen vorzunehmen, zu hinterfragen, warum und wie sie sie verwenden, und ihren Lebenszyklus vollständig zu verstehen. Infolgedessen konnten Unternehmensdaten nicht länger aus den Augen und aus dem Sinn sein.
Dieser proaktivere Ansatz für IG hat wiederum den zunehmenden Wert der Datendigitalisierung aufgezeigt. Unterdessen helfen neue Tools – wie KI und maschinelles Lernen – Unternehmen dabei, ihre Daten besser zu verstehen, sie zu pflegen und besser zu nutzen. Beispielsweise wollte ein NHS Trust in Großbritannien einen Weg finden, fast 200,000 Patientenakten zu digitalisieren und gleichzeitig die klinische und administrative Effizienz zu optimieren und gleichzeitig in die Bereitstellung einer zukünftigen Möglichkeit für seine Patienten zu investieren, auf ihre Akten online zuzugreifen. Die in einem elektronischen Dokumentenverwaltungssystem (EDMS) verfügbaren digitalen Tools halfen dem Trust, Dateien zu sammeln und zu indizieren, Bilder zurückzugeben und schließlich sein elektronisches Patientenaktensystem zu transformieren.
Vier Schritte zu einem modernen und ethischen IG-Programm
Es kann entmutigend sein, insbesondere da das Volumen und die Komplexität der Daten, über die Unternehmen verfügen, weiter anschwellen, aber im Wesentlichen läuft der Schlüssel zu einer zukunftssicheren IG auf die folgenden vier Imperative hinaus:
- Analysieren und adressieren Sie Ihre Risiken: Der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, wo Ihre Organisation derzeit in Bezug auf die IG-Reife steht, und dann einen Weg für die Zukunft aufzuzeigen. Dies beginnt mit der proaktiven Ermittlung und Behebung von Datenverarbeitungsrisiken oder blinden Flecken in Ihren Verfahren und Richtlinien. Um zu helfen, gibt es eine Reihe nützlicher Produkte, die entwickelt wurden, um den Reifegrad eines Unternehmens anhand von Benchmarks sowie den Fortschritt im Laufe der Zeit zu messen.
- Kennen Sie Ihre Daten: Der nächste Schritt besteht darin, einen Plan für Ihre Informationsressourcen zu erstellen. Dies sollte das Verständnis des Werts und der Risiken beinhalten, die mit verschiedenen Informationstypen verbunden sind, und die entsprechende Ausrichtung des Lebenszyklus wird die Anwendbarkeit der Automatisierung verbessern, die durch maschinelles Lernen unterstützt wird. Dies reduziert den Integrations- und Datenverwaltungsaufwand, eliminiert menschliche Fehler und Vorurteile und kann auch dazu beitragen, Kosten zu senken und neue Einnahmequellen zu erschließen.
- Integrieren Sie Transparenz in jedes System und jeden Prozess: Es ist entscheidend, dass Unternehmen jederzeit im Geiste der Transparenz agieren. Dies bedeutet, dass regelmäßig Informationen zum Datenschutz und zur Datenschutzleistung sowie zu Änderungen in der Verwendung von Daten veröffentlicht werden. Auch wenn die Nachrichten schlecht sind. Wichtig ist, dass diese Praktiken auch in der gesamten Organisation angenommen werden müssen.
- Mach weiter: Schließlich müssen Sie erkennen, dass dies ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung, laufender Investitionen und Überwachung ist. Um den Fokus und das Engagement aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, geeignete Kontrollen festzulegen, anzuwenden und zu messen sowie wichtige Meilensteine zu feiern.
Organisationen können über die Einhaltung von Vorschriften hinaus greifbare Geschäftsvorteile erzielen, indem sie vertrauensvolle Beziehungen fördern, vertrauenswürdige datengesteuerte Entscheidungen treffen und Türen für neue Wege der Innovation öffnen, indem sie Transparenzprinzipien auf ihre Datenbestände anwenden.
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Das Verständnis der aktuellen Position Ihrer Organisation in Bezug auf die IG-Reife ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr IG-Rahmen für die Zukunft gerüstet ist. Iron Mountain kann Ihnen dabei helfen, den richtigen Weg einzuschlagen, indem es Sie dabei unterstützt, Ihre Ausgangslage zu verstehen, Gespräche mit wichtigen Interessenvertretern zu beginnen und Ihre IG-Prozesse neu zu überdenken, indem es Grundsätze der Transparenz durchgängig einbettet.
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