Gewährleistung einer sicheren Reise zur digitalen Transformation
Andy Wilson, UK Site Lead bei Dropbox und Hellosign, beschreibt, wie elektronische Signaturen Unternehmen bei ihrer Reise zur digitalen Transformation unterstützen können.
Die Pandemie hat die Notwendigkeit einer schnellen digitalen Transformation in vielen Branchen, einschließlich der Rechts- und Einzelhandelsbranche, erhöht. Insbesondere in diesen Branchen hat die Fernarbeit in Frage gestellt, wie Vereinbarungen sicher und schnell unterzeichnet werden können. Hier sind eSignaturen für viele Unternehmen in allen Branchen zu einem integralen Bestandteil der digitalen Reise geworden.
Jede Organisation muss persönliche und sensible Informationen speichern. Dies reicht von den persönlichen Daten von Kunden und Mitarbeitern bis hin zu Geschäftsverträgen. Unternehmen haben eine Vielzahl von Dokumenten anvertraut, die es zu schützen gilt, wie es das Informationssicherheitsgesetz vorschreibt. Vor dem Internet wurden vertrauliche Dokumente nicht auf Schreibtischen liegen gelassen, damit sie jeder lesen konnte. Warum also sollten wir sie jetzt auf unseren digitalen Plattformen ungeschützt und angreifbar lassen?
Eine Lösung, die für alle Mitarbeiter einfach zu bedienen, aber auch robust genug ist, um Ihre Informationen zu schützen, ist der wahre Schlüssel zur Sicherheit. Je weniger Mitarbeiter ihr Verhalten ändern müssen, desto eher gelingt die Lösung langfristig.
Das höchste Sicherheitsniveau
Laut PCI Pal Global Research ist die Cybersicherheit zu einem der wichtigsten Themen für Unternehmen geworden. 41 % der Verbraucher geben an, dass sie nach einer Sicherheitsverletzung nie wieder in ein Unternehmen zurückkehren werden. Die richtige Sicherheit ist nicht nur für den Schutz Ihrer sensiblen Daten von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Kundenbindung. Die Digitalisierung des Signaturprozesses ist eine einfache Möglichkeit, alle Parteien auf einer einzigen, sicheren Plattform zu halten, wodurch vermieden wird, dass Kopien auf Festplatten oder E-Mail-Ketten hinterlassen werden.
Einige Unternehmen fragen sich möglicherweise, ob elektronische Signaturen rechtsverbindlich sind, insbesondere da sie sie als Teil ihres digitalen Transformationsprozesses betrachten. Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) von Unternehmen wie Hellosign sind am weitesten fortgeschritten und haben regulatorische Einschränkungen hinsichtlich der Überprüfung der Identität des Unterzeichners sowie des Schutzes des Signaturschlüssels definiert. Wichtig ist, dass es das einzige digitale Äquivalent zu einer handschriftlichen Unterschrift ist.
Durch die Wahl von QES können Unternehmen den Schutz ihrer sensiblen Daten für alle Beteiligten sicherstellen, was einfach nicht dem Zufall überlassen werden kann.
Setzen Sie Ihre digitale Transformation fort
Viele von uns empfinden es als lästig, ein Dokument unterschreiben zu müssen, das nur ausgedruckt werden kann, aber keinen Drucker zu Hause zu haben, um dies problemlos zu tun. Telearbeit hat dies verschärft, da wir nicht einfach ins Büro kommen können, und für Branchen, die auf tägliche Vertragsunterzeichnungen angewiesen sind, kann dies schwerwiegende Auswirkungen auf Produktivität und Wachstum haben. Unser Arbeitsleben wird ständig von neuen Technologien beeinflusst. Die Art und Weise, wie wir zum ersten Mal mit einem neuen Dokument interagieren, unterscheidet sich erheblich von der vor 10 Jahren. Warum also nicht die Art und Weise, wie wir es signieren?
Sich auf Papierverträge und handschriftliche Unterschriften zu verlassen, ist ein veraltetes Konzept, das nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen verschwendet. Bedenken Sie nur, dass der durchschnittliche Amerikaner im Jahr 2020 das Papieräquivalent von verwendet hat sechs 40-Fuß-Bäume jedes Jahr. Für wachsende Unternehmen bedeutet dies zusätzliche Kosten und eine unnötige Belastung, die das Wachstum einschränken kann.
In der Cloud gibt es unbegrenzten Platz für das Wachstum von Unternehmen, und die Nutzung von Tools wie eSignaturen ermöglicht es Ihnen, Platz und Zeit sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden freizugeben.
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Digitale Werkzeuge für eine digitale Welt
Die digitale Transformation hat sich für viele Unternehmen aufgrund der Pandemie beschleunigt, aber die Bedeutung der Digitalisierung wird für Unternehmen immer spürbar sein. Da unsere Arbeitsweise immer flexibler und agiler wird, müssen unsere Arbeitsprozesse dasselbe tun, und das Signieren von Dokumenten ist ein wesentlicher Aspekt davon. Einfach ausgedrückt, die Verwendung des gleichen Prozesses handschriftlicher Unterschriften, der zur Unterzeichnung der Magna Carta im Jahr 1215 verwendet wurde, ist in der digitalen Welt von 2021 einfach nicht gewachsen.
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