Verursacht der Große Rücktritt Datenlecks?

Amyn Jaffer, Direktorin von Ultima Labs

Wir haben alle von ehemaligen Mitarbeitern gehört, die auf die Datenbank ihres alten Unternehmens zugegriffen oder ihre Technologie weiter genutzt haben, nachdem sie gegangen sind. Es ist ein uraltes Problem, das nicht verschwunden ist. Der verärgerte Mitarbeiter, der Verkäufer, der zu einem Konkurrenten wechselt, der neue Mitarbeiter, der sich einen Namen machen will – das muss nicht böswillig sein, kann aber für ein Unternehmen verheerend sein. Niemand möchte seinen Wettbewerbsvorteil verschenken.

Das Verizon Data Breach Investigations Report 2020 fanden heraus, dass 86 % aller Datenschutzverletzungen finanziell motiviert sind. Diese Motivation ist in Fällen von Mitarbeiterdaten von entscheidender Bedeutung. Eine weitere Studie von Intermedia fanden heraus, dass 89 % der Mitarbeiter noch lange nach ihrem Ausscheiden auf sensible Unternehmensanwendungen zugreifen konnten, darunter Salesforce, Quickbooks und andere sensible Unternehmensanwendungen.

Trotz aller Bemühungen der Personalabteilungen und der IT-Abteilungen gehen einige Dinge einfach durch das Netz und machen Ihr Unternehmen angreifbar.

Wie also kann die neueste Joiners, Mover, Leavers (JML)-Automatisierungstechnologie dieses Verhalten stoppen?

JML-Prozesse in jedem Unternehmen sind langwierig und kompliziert, da Organisationen versuchen, Prozesse zu rationalisieren, insbesondere solche, die verschiedene Abteilungen umfassen. Wenn es nicht richtig gemacht wird, sind Sie Fehlern und erhöhten Sicherheitsrisiken ausgesetzt, und es ist jetzt noch schwieriger, sensible Unternehmensdaten zu schützen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder umziehen, aufgrund der Anzahl von SaaS-Anwendungen, auf die Mitarbeiter von überall aus zugreifen können. Es ist auch schwierig, Ihr Vermögen zu verwalten und im Auge zu behalten.

Wenn wir mit Kunden sprechen, sind es die JML-Prozesse, die sie alle verbessern möchten. Sie alle haben die Erfahrung gemacht, dass es ein oder zwei Wochen dauert, bis neue Mitarbeiter produktiv sind, weil sie nicht über die richtige Technologie oder den richtigen Zugang zu Systemen verfügen. Die Auswirkungen auf die Erfahrung neuer Mitarbeiter können dadurch sehr negativ sein. Wir wissen, dass Unternehmen mit einem standardmäßigen Onboarding-Prozess eine um 50 % höhere Mitarbeiterbindung erzielen. Während IS Decisions herausfand, dass mindestens jeder dritte ehemalige Mitarbeiter Zugriff auf Daten hat, nachdem er das Unternehmen verlassen hat. Wenn Laptops, Telefone oder Softwarelizenzen Benutzern überlassen werden, entstehen enorme Kosten und Sicherheitsprobleme – selbst wenn sie sie nicht verwenden, wirkt sich die Tatsache, dass sie nicht neu zugewiesen werden, auf die Kosten aus.

JML-Prozesse können durch den Einsatz von Automatisierungstechnologie drastisch verbessert werden, um Zeit für die Personalabteilung zu gewinnen, Finanzen und IT-Abteilungen und reduzieren kostspielige menschliche Fehler. Automatisierte Prozesse sind nicht nur exponentiell zuverlässiger als ihre manuellen Gegenstücke, sondern werden auch vollständig geprüft. In den seltenen Fällen, in denen sie Aufmerksamkeit benötigen, werden Sie von der Software sofort benachrichtigt, damit Sie Maßnahmen ergreifen können.

Die neueste JML-Software wurde entwickelt, um es Kunden zu ermöglichen, ihre eigenen automatisierten JML-Prozesse zu entwickeln und zu verwalten und gleichzeitig in ältere Apps und Anwendungen zu integrieren Microsoft Power Automate-Workflows. Es enthält über 100 vorgefertigte JML-Bausteine, die ein Kunde auswählen kann, um seinen JML-Anforderungen zu entsprechen und die Einrichtung der automatisierten Prozesse zu beschleunigen. Durch die Kombination mit Power Automate bietet die Software eine einfach zu bedienende, vertraute und intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche. Ein Gesundheitsdienstleister sparte 215 Arbeitstage pro Jahr durch die Automatisierung seines JML-Prozesses und reduzierte seine Zeit für die Ausführung des Startprozesses auf 14 Minuten.

Wie viel der Prozesse kann also automatisiert werden?

Mit einer Mischung aus Power Automate für konnektorbasierte Automatisierung können Sie nahezu jedes System automatisieren. Ältere und maßgeschneiderte Systeme ohne Konnektoren oder APIs können automatisiert werden, indem die RPA-Funktionalität von IA-Connect genutzt wird, um direkt über die Benutzeroberfläche zu interagieren. Und sobald das System eingerichtet ist und Workflows mit einzigartigen JML-Bausteinen generiert wurden, können Systemadministratoren diese JML-Workflows über ein standardmäßiges ITSM-System, ein HR-System oder einen anderen Auslösepunkt initiieren.

Die Systemadministratoren können den Zugriff auf die richtigen Datenbanken, Lizenzen und Apps gewähren, indem sie den Benutzer einfach der entsprechenden Gruppe oder Abteilung hinzufügen. Sie erhalten dann automatisch abonnierte Benutzernamen und erfahren, wie sie Passwörter einrichten und so weiter. Wenn eine Person geht, kann der Administrator Berechtigungen so einfach entziehen, wie sie erteilt wurden, und die Prozesse auslösen, um Assets von der Person abzurufen, bevor sie geht. Dies gewährleistet mehr Sicherheit und Compliance für Ihr Unternehmen. Und wenn Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens umziehen, können alle Systeme und Apps, denen sie zugeordnet sind, automatisch geändert werden. Lizenzen können entfernt oder ausgetauscht werden, wodurch sichergestellt wird, dass keine Gebühren verschwendet werden.

Wie bei den meisten Automatisierungen werden Unternehmen mit über 750 Mitarbeitern oder kleinere Unternehmen mit einer hohen Personalfluktuation (z. B. Bauwesen, Gesundheitswesen, Logistik, Bauunternehmen) am meisten von diesen neuen JML-Automatisierungsdiensten profitieren und Geld sparen. Es versteht sich von selbst, dass jedes Unternehmen, das an die Implementierung dieser neuen Automatisierungstechnologie denkt, gut daran tut, einen Automatisierungsspezialisten zu beauftragen. Der Prozess wird nicht nur reibungsloser ablaufen, sondern sie können auch Aufschluss darüber geben, wo Automatisierung sonst noch zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse beitragen und Ihre JML-Prozesse mit anderen Prozessen verknüpfen kann, an die Sie vielleicht vorher nicht gedacht haben.

Hüten Sie sich vor den potenziellen Fallstricken bei der Implementierung schlecht gestalteter JML-Lösungen. Viele Unternehmenslösungen sind starr und eigenständig, was die Möglichkeit einschränkt, Ihre JML-Prozesse mit anderen Geschäftsprozessen zu verknüpfen. Am anderen Ende der Skala versuchen einige Lösungsanbieter, vorhandene RPA-Lösungen oder ausschließlich Power Automate zu verwenden, um JML-Prozesse zu verbessern, aber diese wurden nicht für JML-Prozesse entwickelt. Diese können klobig und schwierig zu implementieren sein, und da sie keinen spezifischen JML-Fokus haben, können diese generischen Lösungen viel mühsamer und arbeitsintensiver sein.

Es gibt vier Hauptherausforderungen, die die JML-Automatisierungstechnologie löst. Es verbessert Ihre Sicherheitslage, indem es Konsistenz über den gesamten JML-Prozess herstellt und Meldefehler reduziert. Es reduziert die Kosten, indem es der Personalabteilung Zeit zurückgibt, Finanzen und IT-Abteilungen durch Automatisierung. Entscheidend ist, dass es die Produktivität der Mitarbeiter vom ersten Tag an erhöht und die Mitarbeitererfahrung verbessert. Die besten JML-Technologielösungen ermöglichen außerdem eine schnelle Wertschöpfung mit einer Plattform, die schnell implementiert und sofort verwendet werden kann.

Amyn Jaffer Ultima Labs

Amyn ist eine bewährte und erfahrene Architektin und Expertin für technisches Design bei Ultima Labs www.ultima.com

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