Dart Marina automatisiert Prozesse mit Aqilla

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Verwendung eines unflexiblen, kostspieligen und veralteten Systems Buchhaltung Das System wird jedes gute Geschäft verlangsamen und regelmäßig machen Finanzen Aufgaben wie die Berichterstattung zum Monatsende sind eine Belastung. Investition in eine Cloud-basierte Lösung Buchhaltung Eine ERP-Lösung kann solche Prozesse revolutionieren und erhebliche Mengen an Zeit und Geld einsparen – zwei der wertvollsten Vermögenswerte eines Unternehmens.  

Das umfassendste Buchhaltung Software nutzt auch andere Technologien wie APIs, um Kunden die Integration anderer Tools in ihr Angebot zu ermöglichen und so eine vollständige Sichtbarkeit der Konten zu gewährleisten. Dies hat zusätzliche Vorteile, wie z. B. das Zulassen Finanzen Teams können Live-Daten abfragen, Antworten auf Fragen finden und Erkenntnisse in Echtzeit gewinnen, was einen enormen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.

Dies war die Erfahrung von Dart Marina – einem Privatunternehmen in Dartmouth mit 74 Mitarbeitern, das aus einem Hotel mit 49 Zimmern, Apartments, einem Yachthafen und einer Fähre besteht. Der Wechsel von Sage zu Aqilla hat die Zeit, die das erfordert, fast halbiert Finanzen Das Team investiert in die Monatsendberichterstattung, indem es diese komplexe manuelle Arbeit durch die Automatisierung solcher Finanz- und Finanzberichte ersetzt Buchhaltung Prozesse zu optimieren und den Mitarbeitern mehr Zeit zu geben, um einen weiteren Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. 

Hintergrund

Das privat geführte Dart Marina Hotel in Dartmouth besteht aus drei Geschäftseinheiten; ein Hotel mit 49 Zimmern, Apartments, einem Yachthafen und einer Fähre. Bis 2021, Buchhaltung System Sage 200 vorhanden war. Die Wartung war jedoch kostspielig geworden und bot nicht die erforderliche Flexibilität Buchhaltung Team, das zur Verbesserung der Geschäftsprozesse benötigt wird.  

Um diese Probleme anzugehen, wollte Finanzdirektorin Lynda Redman von Software, die auf Servern vor Ort beruhte, auf eine modernere, flexiblere und skalierbarere cloudbasierte Lösung umsteigen. Nachdem sie mehrere Einstiegssysteme geprüft hatte, darunter QuickBooks und Xero, von denen keines das Transaktionsvolumen des Unternehmens bewältigen konnte, entschied sie sich für Aqilla mit integrierter Integration des Sharperlight-Berichtstools. Seit der Umstellung hat Lynda die teuren Wartungskosten durch ein einfaches, überschaubares Monatsabonnement ersetzt und gleichzeitig die Produktivität ihrer Abteilung erheblich verbessert.

Die Herausforderung 

Die Monatsendberichterstattung mit Sage war eine zeitaufwändige Arbeit; Aufgrund fehlender Berichtsfunktionen dauerte die Fertigstellung sieben bis acht Tage. Die Berichterstattung zum Jahresende erforderte umfangreiche manuelle Datenbearbeitung außerhalb des Systems, ein Prozess, der sich über zwei mühsame Wochen erstreckte. Zwei weitere Faktoren beschleunigten die Notwendigkeit, Sage dringend zu ersetzen; Aufgrund der Pandemie mussten Remote-Mitarbeiter in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten – eine Fähigkeit, die bei Sage mit zusätzlichen Kosten verbunden war. Darüber hinaus rückte die Deadline von Making Tax Digital (MTD) näher. Lynda erklärt: „Um MTD wirklich einzuhalten, mussten wir unsere Systeme und Prozesse vollständig überprüfen.“ Aqilla war eines der ersten cloudbasierten mittelständischen Unternehmen Buchhaltung Lösungen zur Bereitstellung von MTD-Kompatibilität. Dies machte es zu einem noch stärkeren Kandidaten für den Ersatz von Sage, das, wie Lynda sich damals erinnert, keine vergleichbare Funktionalität bot.

Eine weitere Anforderung an das neue System war die Fähigkeit, sowohl Kostenstellen als auch Abteilungen zu verwalten. Während die Fähr- und Jachthafenbetriebe lediglich Abteilungen haben, ist das Hotel Buchhaltung Anforderungen sind komplexer. Lynda erklärt: „Wir haben eine Reihe von Kostenstellen – das Hotel, die Wohnungen und die Personalunterkünfte – sowie 12 Abteilungen. Wir müssen Analysecodes verwenden und sie sowohl auf Kostenstellen als auch auf Abteilungen anwenden. Unser neuer Buchhaltung Das System musste in der Lage sein, diese Art der mehrdimensionalen Analyse durchzuführen.“

Die Lösung

Abgesehen von der Zeitersparnis am Monats- und Jahresende profitieren Lynda und ihr Team nun von vereinfachten und automatisierten Prozessen im Alltag. 

Lynda beschreibt, wie sich die täglichen Abläufe des Teams verändert haben: „Mit Aqilla haben wir alle unsere Rechnungen mit jedem Eintrag gespeichert und können sofort darauf zugreifen. Wir verfügen außerdem über das Reporting „Making Tax Digital“, und da es cloudbasiert ist, können wir von überall aus auf das System zugreifen. Darüber hinaus sind unsere Prozesse viel intuitiver geworden und mit ihren eigenen integrierten Tools ersetzt die Lösung komplexe manuelle Arbeit durch einfache automatisierte Prozesse. Beispielsweise gibt es im System Vorlagen, mit denen wir ganze Tabellenkalkulationen problemlos hochladen können dem Format folgen.“

Mit Aqillas Excel Mit dem Add-In kann das Team Informationen in das System hochladen und so viel Zeit sparen. Lynda sagt: „Da das Hochladen ein sich wiederholender Prozess ist, können wir Vorlagen erstellen und ihn automatisieren.“ Sie fügt hinzu: „Seit der Einführung von Aqilla wurde die Zeit, die am Monatsende aufgewendet wird, um drei Tage reduziert. Für das Jahresende beträgt die Frist weniger als zwei Wochen – und es gibt noch viel Spielraum für weitere Straffungen.“

Lynda bezieht sich speziell auf das Fährgeschäft und fügt hinzu: „Das maßgeschneiderte Ticketsystem der Fähre ist über eine API mit Aqilla verbunden, sodass wir nur die Verkäufe anhand der Belege überprüfen und das Bargeld zuordnen müssen.“ Das spart so viel Zeit.“

Sharperlight ist das bevorzugte Reporting-Tool von Dart Marina und vollständig in Aqilla integriert. Mit dem Business-Intelligence-Tool Sharperlight kann Lynda Live-Daten abfragen, Antworten auf Fragen finden und Erkenntnisse in Echtzeit gewinnen. Dadurch kann sie sich auch die Jahresabschlüsse dieses Jahres ansehen, anstatt auf den Abschluss des Vorjahres zu warten – ein Vorgang, der früher bis zu neun Monate dauern konnte, je nachdem, wie schnell die Abschlüsse geprüft wurden. Sie erweitert die Flexibilität von Sharperlight und erklärt: „Die Sharperlight-Seite bietet uns den Vorteil der Live-Berichterstattung und ermöglicht es uns, das Aussehen unserer vorherigen Managementberichte nachzuahmen, um Konsistenz zu gewährleisten.“ Die Berichterstattung über Sharperlight ist live und aktuell, sodass ich die Daten jederzeit abfragen kann. Ich muss nicht warten, bis ein Vorgang abgeschlossen ist, bevor ich die benötigten Informationen von Aqilla erhalte.“

Zusammenfassend berichtet Lynda von einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsweise des Teams: „Es erwies sich als zu teuer, Sage einsatzbereit zu machen. Nachdem wir es durch Aqilla ersetzt haben, verfügen wir nun über moderne, konforme und optimierte Prozesse.“

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Lynda Redman

Lynda Redman ist Finanzdirektorin bei Dart Marina

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Russ Kennedy • 04. Juli 2023

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