Vermeiden Sie riskante Geschäfte mit externem Workforce Management
Es ist Freitagnachmittag und Sie erledigen die letzten Aufgaben der Personalabteilung (HR) der Woche, bevor Sie zu einem entspannten Wochenende mit Freunden aufbrechen. Gerade als Sie den letzten Punkt von Ihrer Liste gestrichen haben, erhalten Sie einen Anruf von Ihrem Chief Human Resource Officer. Du antwortest und hoffst, dass jede Frage bis nächste Woche warten könnte. Was Sie am anderen Ende der Leitung hören, ist leider ein HR-Albtraum und Sie stellen fest, dass der Cocktail am Freitagabend noch etwas länger warten muss.
Der CHRO teilt Ihnen mit, dass ein früherer externer Mitarbeiter, dessen Vertrag einige Wochen zuvor gekündigt wurde, seinen Sicherheitsausweis und seinen Laptop nicht zurückgegeben hat. Jetzt haben Sie es mit einem verärgerten Ex-Mitarbeiter und einem Sicherheitsproblem zu tun. Dieser Zeitarbeiter loggte sich wieder in das System ein und stahl sich Zugang zu sensiblen Daten wie Sozialversicherungsnummern sowie Kunden- und Mitarbeiterprofilen und verkaufte sie auf dem Schwarzmarkt.
Diese Geschichte klingt extrem. Aber ich beschäftige mich schon länger mit dem Thema externes Workforce Management, und solche Dinge können und werden passieren. Ich habe auch viele Geschichten über ungewöhnliche, aber herausfordernde Situationen in Unternehmen gehört, darunter auch Fälle, in denen ein ehemaliger externer Mitarbeiter weiterhin die kostenlosen Mittagessen an seinem vorherigen Arbeitsplatz in Anspruch nahm, weil sein Sicherheitsetikett nie deaktiviert wurde!
Ein Unternehmen mit hohem Risiko zu führen, ist viel häufiger, als Unternehmen glauben. Im heutigen unbeständigen Umfeld benötigen Unternehmen hochqualifizierte, flexible Arbeitskräfte – eine, die schnell auf- oder abgebaut werden kann – um die Widerstandsfähigkeit ihres Unternehmens zu stärken. Daher spielt die externe Belegschaft (auch bekannt als „Zeitarbeitskräfte“, „Freiberufler“, „Arbeitnehmer auf Vertrag/SoW oder wiederkehrende Dienstleister“ und „Gig Economy“) eine zunehmend zentrale Rolle in der Art und Weise, wie wir heute arbeiten, während wir uns erholen aus der Wirtschaftskrise. In einem Studie von SAP in Zusammenarbeit mit Oxford Economics, geben 55 % der Führungskräfte an, dass sie ohne sie die Geschäfte in ihrem Unternehmen nicht wie gewohnt führen könnten.
Trotz dieser wachsenden Abhängigkeit von Zeitarbeitskräften und Dienstleistern in vielen Unternehmen fehlt einigen Führungskräften der Einblick in die Grundlagen ihrer externen Arbeitskräfte.
Das Studieerkannte auch, dass vielen Organisationen selbst die Grundlagen fehlt – wie Vertragsbedingungen, wer die Arbeit macht, wo sie sich befinden und was sie tun. Dies hat weitreichende Konsequenzen und führt dazu, dass Unternehmen bei Entscheidungen spekulieren, weil sie nicht verwalten können, was sie nicht sehen können.
Das Ergebnis? Verstöße gegen die digitale Sicherheit, Sicherheitsrisiken, Compliance-Probleme und Sonderausgaben sind einige der Problembereiche, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie keinen Einblick in ihre Zeitarbeitskräfte haben und Unternehmen daher Risiken aussetzen.
Sicherheitsverstoss
Zeitarbeiter haben festgelegte Termine für ihre Einsätze. Wenn ihr Vertrag früher als erwartet gekündigt wird, ist es wichtig, dass sie nach dem Enddatum ordnungsgemäß ausgegliedert werden und alle Geräte, Zubehörteile und Sicherheitskarten unverzüglich zurückgeben. Dies verhindert unbefugten Zugriff auf Gebäude oder vertrauliche Informationen, nachdem ihr Vertrag beendet wurde. Wird das Offboarding nicht korrekt durchgeführt, laufen Unternehmen Gefahr, intellektuellen Datenklau zu erleiden oder Ex-Mitarbeiter weiterhin Zugang zu Unternehmenssystemen und -gebäuden zu erhalten.
Sicherheitsrisiken
Unvollständiges Onboarding ist ein weiterer Bereich, der ein Risiko für Unternehmen darstellen kann. Das Onboarding kann manchmal aufgrund eines Missverständnisses zwischen dem Lieferanten und dem einstellenden Manager darüber, wer diesen Prozess durchführt, übersehen werden. Ein falsches oder nicht vorhandenes Onboarding kann für einige Unternehmen ein größeres Risiko darstellen als für andere. Nehmen Sie diejenigen mit, die eine Sicherheitsschulung absolvieren müssen, um ihre Rolle zu erfüllen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sicher sind. Wenn eine solche Schulung übersehen wird, kann dies zu einer größeren Anzahl von Opfern auf der Baustelle führen.
Compliance-Probleme
Angesichts strenger staatlicher Vorschriften und interner Richtlinien stellen Compliance-Probleme ein ernsthaftes Risiko für Unternehmen dar, die keinen Einblick in ihre externen Mitarbeiter haben. Compliance-Verstöße aus Sicht staatlicher Vorschriften können zu hohen Bußgeldern, Gerichtsverfahren und mehr führen, während externe Mitarbeiter, die sich nicht an interne Richtlinien halten oder diese nicht kennen, das Risiko eingehen, dass sie schlechte Arbeit leisten, Meilensteine nicht erreichen oder nicht Projekte pünktlich liefern. Dies wirkt sich auf die Integrität und das Endergebnis eines Unternehmens aus eines von vier Projekten von Dienstleistern durchgeführt werden, die nicht zeit- oder budgetgerecht abgeschlossen werden. Die Nachverfolgung und Verwaltung der Beschäftigungsdauer über verschiedene Engagements hinweg ist von entscheidender Bedeutung. Externe Mitarbeiter werden häufig als Zeitarbeitskräfte für einen Auftrag und dann möglicherweise im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags angezeigt. Wenn die Person nicht vollständig verfolgt wird, kann sie am Ende gegen Unternehmensrichtlinien und möglicherweise gegen einige Vorschriften verstoßen.
Maverick-Ausgaben
Da sich die Nichteinhaltung sowohl auf den Ruf des Unternehmens als auch auf sein Endergebnis auswirkt, ist die Transparenz der externen Belegschaft unerlässlich, um Sonderausgaben zu vermeiden. Es stellt auch sicher, dass bevorzugte Lieferanten in Übereinstimmung mit ausgehandelten Tarifen verwendet werden, damit Unternehmen ihre Gesamtkosten besser verwalten können.
Um die negativen Auswirkungen eines verärgerten ehemaligen Zeitarbeiters zu vermeiden, ihre intellektuellen Daten zu schützen und Risiken zu vermeiden, müssen Unternehmen einen stärkeren Schwerpunkt darauf legen, wie sie ihre externen Arbeitskräfte verwalten, ähnlich wie sie ihre Vollzeitmitarbeiter verwalten.
Die Partnerschaft und strategische Planung mit Personalanbietern zur Identifizierung und Beschaffung geeigneter Talente kann viel Geld, Risiko, Zeit und Mühe sparen. Die Kombination einer externen Belegschaft mit einem besseren Budget- und Zeitplanmanagement sowie die Digitalisierung von Prozessen kann das Risiko weiter reduzieren, indem Ressourcentransparenz gewonnen, Kosteneinsparungen maximiert und die Qualität und Effizienz der Mitarbeiter verbessert werden.
Da die externe Belegschaft für viele Unternehmen weiterhin oberste Priorität haben wird, müssen diese Organisationen die Kunst und Wissenschaft des Kontingentmanagements beherrschen. Auf diese Weise können sie die richtigen Talente auswählen, bessere Geschäftsentscheidungen treffen und ihre Investitionen maximieren, während sie gleichzeitig einige unsichtbare Kosten für Compliance, Risiken und Produktivität eliminieren. Auf diese Weise können Unternehmen den vollen Wert ausschöpfen und jeden Wettbewerbsvorteil aus dieser flexiblen Ressource ziehen. Und es würde diese HR-Profis pünktlich ins Wochenende starten lassen!
