SaaS-Chaos überwinden: Wie man den Weg für die Zukunft der Arbeit ebnet
In der Eile des Jahres 2020, sich an die Remote-Arbeit anzupassen, wandten sich Unternehmen an SaaS, um sicherzustellen, dass das Geschäft wie gewohnt weitergeführt wird. Ein Jahr später beginnen in Eile getroffene Entscheidungen Risse zu zeigen; One-size-fits-all Pauschalabonnements sind keine tragfähige langfristige Lösung mehr. Leigh Martin, Product Director bei Snow Software, erklärt, wie Unternehmen das SaaS-Chaos überwinden und ihre Lösungen besser optimieren können.
Die Einführung von SaaS beschleunigte sich im Jahr 2020 auf ein neues Niveau, und als Folge davon sahen wir eine Zunahme der Ausbreitung von Anwendungen. Aufgrund der Tatsache, dass sich Unternehmen praktisch über Nacht auf die Heimarbeit für die Mehrheit ihrer Mitarbeiter einstellen mussten, wandten sich die Benutzer an SaaS als flexiblere Option, um die Anforderungen des Unternehmens schnell zu erfüllen.
Der größte und umstrittenste war mit Kollaborationstools wie Zoom und Microsoft Teams, die als lebenswichtige Rettungsleine fungieren und Kollegen und Organisationen in einer der härtesten und herausforderndsten Geschäftslandschaften, die es je gab, verbinden. Viele Unternehmen stellten fest, dass sie voreilige Entscheidungen treffen mussten, um schnell zu einem Anbieter zu wechseln, ohne zu prüfen, wie und wo ihre Daten gespeichert würden oder ob die richtigen Zertifizierungen zum Schutz der Daten vorhanden waren.
Ein Jahr später zeigen die Entscheidungen bezüglich SaaS erste Risse. Im Kampf um die Implementierung solcher Tools hätten viele Unternehmen dringend in Pauschalabonnements investiert, um es Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Rollen unabhängig von ihrer beruflichen Rolle oder Funktion zu erfüllen. Unternehmen beginnen nun, über Verhandlungen mit diesen Anbietern nachzudenken, von denen sie abhängig sind. Der Wechsel von einem SaaS-Dienst zu einem anderen ist nicht so einfach, wenn die Menschen ihn in ihr tägliches Leben eingebettet haben, ganz zu schweigen von der potenziellen Schulung, die für Alternativen erforderlich ist.
Jeder wird SaaS-Tools anders verwenden; Während einige perfekt für grundlegendere Funktionen geeignet sind, müssen andere ein fortgeschritteneres Modell verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen. Während sie von zu Hause aus arbeiten, haben Mitarbeiter möglicherweise sogar ihre eigenen SaaS-Abonnements auf ihren eigenen Geräten oder Datenspeicheranwendungen wie Dropbox implementiert, die mit ihren persönlichen ODER geschäftlichen E-Mail-Konten registriert werden könnten – was nicht ideal ist.
Mit Blick auf die Zukunft erfordert eine erfolgreiche SaaS-Implementierung für Unternehmen die Konsolidierung von SaaS-Systemen mit einem größeren Bewusstsein dafür, wo Daten gespeichert werden, und einer einfachen Integration, um Datensilos zu beseitigen. Die Zukunft der Arbeit in dieser neuen hybriden Welt wird von der Erschließung einer höheren Effizienz von SaaS-Anwendungen durch eine breitere Sichtbarkeit und Verwaltung eines scheinbar chaotischen Netzes von Investitionen abhängen.
Der Aufstieg von SaaS-Anwendungen – und wie Unternehmen sie brauchen, um über Wasser zu bleiben
Es besteht kein Zweifel, dass SaaS-Anwendungen Unternehmen während der Pandemie am Laufen gehalten haben, und es gibt keine Anzeichen für ein Ende. Cisco prognostizieren, dass im Jahr 2021 75 % aller Cloud-Workloads und Computing-Instanzen aus SaaS-Anwendungen stammen werden.
SaaS-Anwendungen haben sich während der Pandemie verändert, ihr Angebot gestärkt und eine umfassende Skalierbarkeit bereitgestellt, die weit über das hinausgeht, was Entwickler ursprünglich beabsichtigt haben. Viele SaaS-Anbieter bieten jedoch nicht die Daten an, die viele Unternehmen benötigen, um ein effektives Kostenmanagement zu verstehen, einschließlich fehlender APIs, um zu verstehen, für welche Module bezahlt wird, und zusätzlicher Vertragsbedingungen, die nicht in den Verlängerungen enthalten waren. Die Realität ist, dass es so viel Auswahl gibt und der Kunde immer noch die Kontrolle hat.
Das Chaos der schnellen Wahl
Bevor Unternehmen neue Funktionen nutzen können, müssen sie verstehen, wie sie den Alltag unterstützen können, und dies erfordert normalerweise einige Überlegungen. Wie bereits erwähnt, blieb in den frühen Tagen der Pandemie und der Fernarbeit wenig Zeit, um SaaS-Optionen sorgfältig abzuwägen, basierend auf Dingen wie dem breiteren Bedarf der Organisation, Budgetverhandlungen oder sogar Sicherheit; Daher wurden schnell Entscheidungen getroffen, damit die Unternehmen weitermachen konnten. Dies hat dazu geführt, dass Unternehmen nun Gefahr laufen, zu viel auszugeben, dieselbe Anwendung in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Abrechnungsbedingungen doppelt zu verwenden oder sogar die Mitarbeiter nicht zu befähigen, die Nutzung bestimmter Anwendungen zu optimieren – sei es aufgrund mangelnder Kenntnisse oder bestimmte Funktionen werden nicht benötigt.
Organisationen fehlt ein klarer Überblick darüber, welche SaaS-Anwendungen wie oder von wem verwendet werden. Dies kann auch bedeuten, in weiteres Chaos zu geraten oder schlimmer noch, gegen zwingende Vorschriften wie die DSGVO und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) zu verstoßen, was zu Bußgeldern und negativer Presse führen kann.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage von Snow Software unter IT-Führungskräften gaben 32 % der Befragten an, dass sie zwischen 501 und 1000 einzigartige SaaS-Anwendungen in ihrem Unternehmen ausführen – und weitere 32 % gaben an, 101 bis 500 zu haben. Ich zähle doppelte Arten von Anwendungen wie zwei bis sechs auf verschiedene Tools für die Zusammenarbeit und mehr als sechs Speicherlösungen. Das größte Problem ist, dass sich diese Anwendungen nicht immer integrieren oder sogar miteinander in Konflikt geraten. Bei so vielen SaaS-Anwendungen, die über das gesamte Unternehmen verteilt sind, könnte es für Mitarbeiter schwieriger werden, die richtigen Informationen zu finden, wenn sie sie benötigen, und das Unternehmen könnte stattdessen unbekannten Risiken ausgesetzt werden.
Daher ist es wichtig, dass sich Unternehmen bei der Eingewöhnung in die neue Normalität die Zeit nehmen, die vorhandenen SaaS-Anwendungen zu überdenken und Fragen zu stellen, wie sie sich auf das Unternehmen auswirken können und wie sie hybrides Arbeiten in Zukunft unterstützen können.
Die Zersiedelung in den Griff bekommen
Der Bedarf an vollständiger Transparenz und umfassendem Management ist von entscheidender Bedeutung – das nennen wir Technologieintelligenz. Bei der Verwaltung einer Anwendung ist Transparenz der Schlüssel. Da sich SaaS wie ein Lauffeuer im Unternehmen ausbreitet und Kontrollen über verschiedene Abteilungen verteilt sind, müssen Organisationen sicherstellen, dass wir herausfinden können, was da draußen ist und wer es nutzt. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die wuchernde SaaS-Verbreitung zu entdecken, sollten Sie Gespräche mit jedem Abteilungsleiter darüber führen, was sie möglicherweise verwenden und warum. Unternehmen möchten vielleicht sogar ein Tool in Betracht ziehen, das beim Discovery-Prozess helfen kann. Sobald Sie die Daten zur Hand haben, können Sie die strategischen Gespräche über das Onboarding dieser SaaS-Tools als Teil der Geschäftspraxis beginnen, indem Sie sie zu Ihren SSO-Tools hinzufügen und Vertragsverhandlungen oder Verlängerungen leiten.
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Durch SaaS- und Software-Asset-Management-Prinzipien können sich Unternehmen darauf verlassen, dass sie wissen, wo ihre Daten gespeichert sind, was sie für ihr Geld bekommen und welche Integrationsoptionen ihnen zur Verfügung stehen. Dieses Maß an Transparenz muss in Zukunft zur Norm werden, damit Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Anwendungen und deren Verwendung in ihren Organisationen haben. SaaS-Anwendungen werden sich trotz wahrscheinlicher Konsolidierungsbemühungen vieler Unternehmen auf absehbare Zeit weiter ausbreiten. Unternehmen müssen im Voraus darüber nachdenken, wie sie Sichtbarkeit erlangen, Doppelarbeit erkennen und das Unternehmen über unnötige Kosten und mögliche Optimierungen informieren können. Es werden die Organisationen sein, die die Kontrolle über ihre SaaS-Anwendungen wiedererlangen, die am besten für die Anforderungen der Zukunft der Arbeit und des hybriden Zeitalters, in das wir eintreten, gerüstet sind.
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