Was Unternehmen mit der vollständigen Suite von Prozessautomatisierungstools von Microsoft erreichen können

Geschäftsprozess

Matt Weston, Gründer und Geschäftsführer von Vorteil 365, informiert uns über die Verwendung der Microsoft Process Automation Tools Suite und wie Unternehmen diese zu ihrem Vorteil nutzen können.

Bei der Untersuchung der Zusammensetzung eines typischen Arbeitstages werden viele Bürounternehmen wahrscheinlich eine unbequeme Wahrheit aufdecken – dass ein Großteil ihrer Zeit mit veralteten Prozessen und unnötigen Aufgaben verschwendet wird.

Diese Vorstellung wird durch eine weltweite Studie von OnePoll bestätigt, die herausfand, dass durchschnittlich 26 % des Arbeitstages eines Mitarbeiters mit vermeidbaren Verwaltungsaufgaben oder veralteten Arbeitsweisen verschwendet werden, wobei fast die Hälfte der Befragten [44 %] diese einstuft die Bürotechnik des Unternehmens als „völlig veraltet“.

Trotz dieses düsteren Bildes hat sich in den letzten Jahren eine stärkere Verlagerung hin zur Prozessautomatisierung durch Technologie vollzogen. Zum Beispiel, Microsoft Teams Approvals, das Anfang 2021 eingeführt wurde, hat bereits unzähligen Unternehmen dabei geholfen, alle genehmigungsbezogenen Anfragen an einem Ort zu sammeln, zu verarbeiten und zu speichern.

Es hat Unternehmen nicht nur ermöglicht, Anfragen viel schneller und einfacher zu senden, zu empfangen und zu überprüfen, sondern es rationalisiert auch Prozesse, indem es die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams fördert. Während Genehmigungen für Unternehmen zweifellos von Vorteil sind, können diejenigen Firmen, die nicht die gesamte Palette von Genehmigungen erkunden MicrosoftDen Automatisierungstools von fehlt das Gesamtbild. Die Möglichkeiten, wie Unternehmen Effizienz und Produktivität durch stärkere Automatisierung steigern können, sind scheinbar endlos.

Dokumentenautomatisierung

Eine aufregende Funktion in Power Automate, die vielen Unternehmen möglicherweise nicht bekannt ist, ist die Möglichkeit, mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche automatisch eine Vielzahl von formelhaften Dokumenten wie Angebote, Verträge, E-Mails und Berichte zu generieren.

Benutzer können ihre Dokumente mit einem No-Code-Ansatz in Microsoft Wort, Excel, und PowerPoint, und sparen dabei viel Zeit, die Sie anderen, unternehmenskritischeren Aufgaben widmen können.

Darüber hinaus entfällt durch die Verwendung der Dokumentenautomatisierung die Notwendigkeit, große Teile eines alten Dokuments zu kopieren und einzufügen, um es in einem ähnlichen, neuen Dokument zu verwenden, was dazu führen kann, dass die falschen Daten eingefügt oder an den falschen Empfänger gesendet werden.

Durch die Eliminierung dieses Risikos können Unternehmen durch Automatisierung Zeit sparen und ihre Betriebsabläufe viel flüssiger gestalten.

Benutzerbereitstellung

Ein weiteres Tool, mit dem Unternehmen die Möglichkeit erkunden sollten, die Benutzerbereitstellung zu automatisieren Microsoft 365.

Die Benutzerbereitstellung umfasst den Prozess der Erstellung, Verwaltung und Pflege von Benutzerkonten, was besonders vorteilhaft sein kann, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird oder wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und vom HR-Prozess mit minimalem Input von der IT gesteuert wird.

Dies liegt daran, dass Techniker in diesen Fällen oft mit der erheblichen Last der manuellen Erstellung und Hinzufügung eines Benutzerkontos zu einem Firmenkonto belastet sind Microsoft 365 System, Aktualisierung persönlicher Daten oder Sperrung und Löschung des Kontos eines Benutzers.

Die Automatisierung ist unerlässlich, um Technikern Zeit bei der Durchführung dieser monotonen und redundanten Aufgabe zu sparen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich anderen Bereichen zu widmen, in denen sie einen höheren Mehrwert erzielen können.

Workflow-Automatisierung

Power Automate ist ein leistungsstarkes Tool, das auch Unternehmen innerhalb der zur Verfügung steht Microsoft 365 anbieten.

Früher bekannt als Microsoft Flow, diese Cloud-basierte Software, ermöglicht es Mitarbeitern, ohne Hilfe von Entwicklern Workflows und Aufgaben über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg zu erstellen und zu automatisieren.

Es funktioniert durch die Erstellung automatisierter Workflows, sogenannter „Flows“, die erstellt werden, wenn der Benutzer angibt, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Benutzer können beispielsweise Zeit sparen, indem sie Tweets mit einem bestimmten Hashtag in einer SharePoint-Liste archivieren, eine E-Mail an eine bestimmte Zielgruppe senden, wenn eine Datenwarnung ausgelöst wird, oder eine Push-Benachrichtigung erhalten, wenn sie eine E-Mail von ihrem Vorgesetzten erhalten.

Durch die Automatisierung dieser Abläufe können Organisationen komplexe und zeitaufwändige Aufgaben vereinfachen, in der Gewissheit, dass sie trotz minimaler menschlicher Eingabe erledigt werden. Dies bedeutet, dass Teams mehr Zeit auf die Ausführung anderer Aufgaben konzentrieren können, die nicht so einfach automatisiert werden können und ein höheres Maß an menschlichem Engagement erfordern.

Benutzer können die Effizienz noch weiter steigern, indem sie Power Automate Desktop verwenden, eine Robotic Process Automation-Lösung, mit der sie bestimmte Mausbewegungen, Tastendrücke und Fensterinteraktionen aufzeichnen und wiedergeben können.

Einführung einer unternehmensweiten Prozessautomatisierung

Für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen ist Zeit Geld, weshalb jede Zeit, die für die Ausführung mühsamer, geringwertiger Aufgaben eingespart werden kann, einem Unternehmen wahrscheinlich zugute kommt.

Unternehmen, die erst in die Welt der Prozessautomatisierung eingetaucht sind, verpassen eine erstklassige, kostengünstige Gelegenheit, die Effizienz zu steigern, die Produktivität zu steigern und dadurch den Umsatz zu steigern, und sollten ernsthaft in Erwägung ziehen, einen konsequenteren Automatisierungsansatz zu verfolgen.

Indem sie nur eine bestimmte Minderheit von Prozessen automatisieren, aber die Fülle anderer Bereiche, in denen die Prozessautomatisierung wertvoll sein kann, nicht berücksichtigen, heben Unternehmen die durch bestehende Automatisierungsbemühungen eingesparte Zeit effektiv auf, was bedeutet, dass mit einem solchen Ansatz nur sehr wenig Fortschritt erzielt wird.

Mit einem einheitlichen Ansatz zur Prozessautomatisierung, der sich über das gesamte Unternehmen erstreckt, können Führungskräfte wirklich beginnen, wertvolle Zeit und Geld zu sparen und die Mitarbeiter auf das zu konzentrieren, was für den anhaltenden Erfolg des Unternehmens wirklich wichtig ist.

Der Hauptfokus der Prozessautomatisierung liegt nicht darauf, Menschen zu ersetzen oder die Rollen, die sie ausüben, obsolet zu machen, sondern ihnen stattdessen den Raum zu geben, Aufgaben zu erfüllen, die einen maximalen Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen.

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Matt Weston

Matt Weston ist Gründer und Geschäftsführer von Vantage 365

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