Wie die Automatisierung die Mitarbeiterproduktivität in wirtschaftlichen Abschwüngen unterstützen kann.

Das turbulente Geschäftsklima von heute stellt Unternehmen vor schwierige Dilemmata, wie sie am besten vorankommen können. Viele Unternehmen suchen nach den effizientesten und kostengünstigsten Möglichkeiten, die Produktivität ohne größere Überholung zu steigern. Der Schlüssel zu diesem Erfolg liegt in der Priorisierung einer sinnvollen Automatisierung – einer Technologie, die die einfache tägliche Arbeit beseitigt, die zu viel Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch nimmt.

Diese Ära sinnvoller Automatisierung muss mit Inhalten und insbesondere Dokumenten beginnen. Unabhängig von der Rolle, wenn die Arbeit abgeschlossen ist, muss sie wahrscheinlich dokumentiert werden – ob es sich um einen Bericht, eine Präsentation, einen Vorschlag, einen Artikel handelt, die Liste geht weiter und weiter. Aber in der heutigen Welt brauchen Mitarbeiter allzu oft mehr Zeit, um die Dokumente zu erstellen, als die Arbeit selbst zu erledigen – eine enorme Chance für die Automatisierung, ein entscheidendes Werkzeug für optimale Effizienz zu werden. 

Durch die Automatisierung umfangreicher, hochwertiger Aufgaben wie der Dokumentenerstellung können Unternehmen erheblich Zeit und Ressourcen sparen, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere und umsatzsteigernde Aktivitäten konzentrieren können. Werfen wir einen Blick auf die Probleme, mit denen Organisationen heute bei der Erstellung und Verwaltung von Inhalten konfrontiert sind, und wie Automatisierung zur Lösung dieser Probleme eingesetzt werden kann. 

Inhaltsanarchie herrscht

Im Zeitalter der digitalen, hybriden Arbeit sind wir zunehmend von unterschiedlichen Systemen abhängig, um übermäßig viele Inhalte zu verwalten, von Präsentationen über Berichte bis hin zu Slack-Nachrichten. Untersuchungen von Templafy zeigen, dass Mitarbeiter durchschnittlich 15 Stunden pro Woche damit verbringen, Inhalte zu erstellen, Dokumente zu aktualisieren und E-Mails zu versenden. 

Ohne angemessene Tools zur Verwaltung von Inhalten landen Mitarbeiter unweigerlich in einem Zustand der „Inhaltsanarchie“. Inhaltsanarchie tritt auf, wenn es an Infrastruktur mangelt, um die Konsistenz und Integrität aller Geschäftsinhalte innerhalb einer Organisation sicherzustellen. Dies kann zu Zeitverschwendung, Umsatzeinbußen und Burnout bei Mitarbeitern führen. Noch besorgniserregender ist vielleicht, dass Content-Anarchie erhebliche Sicherheitsrisiken bergen kann, z. B. die Möglichkeit, dass falsche oder unzuverlässige Inhalte extern geteilt werden, was den Ruf eines Unternehmens schädigen und möglicherweise zu Verstößen gegen Sicherheitsanforderungen führen kann. 

Wenn Mitarbeiter durch manuelle Aufgaben wie das Formatieren von Dokumenten ins Stocken geraten, wird ihnen Zeit genommen, die für wertvollere, geschäftskritische Aufgaben aufgewendet werden könnte. Wissensarbeiter sind am Ende ausgebrannt, unfähig, die wirkungsvolle Arbeit zu leisten, für die sie eingestellt wurden, und Unternehmen verlieren an Produktivität und verpassen Wachstumschancen. 

Neben der Zeit, die für die Erstellung von Inhalten aufgewendet wird, zeigen die Daten, dass fast die Hälfte der Mitarbeiter angibt, dass der Prozess ihres Unternehmens zur Überprüfung und Genehmigung von Inhalten andere Arbeiten verzögert. Dies schafft eine Kultur, in der Mitarbeiter ständig aufgefordert werden, kleinere Details zu beheben, was die Produktivität weiter behindert. Berufe, die Compliance und gesetzliche Anforderungen erfordern, verschärfen dies zusätzlich. Erstaunliche 88 % der britischen Arbeitnehmer geben an, dass die Unternehmenseinnahmen steigen würden, wenn Content-Engpässe beseitigt würden.

Optimieren und automatisieren

Glücklicherweise gibt es einfache technische Lösungen, um Arbeitnehmer und Unternehmen zu entlasten. Durch Investitionen in Technologien, die die manuelle Inhaltserstellung und -verwaltung rationalisieren und automatisieren, können Unternehmen ihre Produktivität steigern und den Erfolg während des Abschwungs und darüber hinaus vorantreiben. Intelligente Dokumentenautomatisierungslösungen erleichtern das Auffinden, Verwenden und Verwalten von Inhalten, indem sie Mitarbeitern direkt die neuesten genehmigten, markenkonformen und konformen Inhalte in den Anwendungen zur Verfügung stellen, in denen sie bereits arbeiten. Dadurch werden alle gesetzlichen Richtlinien erfüllt , und das Risiko, dass nicht konforme, markenfremde Dokumente erstellt werden, wird drastisch reduziert. 

Dies reduziert den Grad der manuellen Arbeit und menschlicher Fehler, die beim Verfassen von Finanzberichten, Bewertungen und Kundenpräsentationen entstehen. Durch die Nutzung dieser Softwarelösungen können Mitarbeiter Stunden von Verwaltungsaufgaben von ihrer ohnehin schon hohen Arbeitsbelastung reduzieren und sich darauf verlassen, dass ihre Chefs ihnen keine nächtlichen E-Mails senden, in denen sie aufgefordert werden, ein Logo in einer Präsentation zu korrigieren oder einen Bericht neu zu formatieren . 

Die Automatisierung kann Unternehmen auch dabei helfen, ihr Endergebnis zu verbessern, indem Fehler reduziert und die Genauigkeit verbessert werden. Dies ist für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, denn 75 % geben an, dass guter Inhalt der wichtigste Faktor für den Geschäftserfolg ist. Dokumentenautomatisierungslösungen stellen sicher, dass alle Dokumente konsistent formatiert sind und die aktuellsten Informationen enthalten, wodurch das Risiko kostspieliger Fehler reduziert wird. 

Content-Lösungen der nächsten Generation können Unternehmen auch dabei helfen, ihre Technologie-Stacks zu rationalisieren, indem sie den Bedarf an mehreren verschiedenen Tools und Technologien reduzieren und die Arbeitsabläufe verbessern. Durch die Verwendung einer Lösung, die mit dem gesamten Technologie-Stack verbunden ist, können Unternehmen ganzheitlichere Arbeitsabläufe erstellen und alle Daten innerhalb des Unternehmens nutzen, anstatt sie in getrennten Silos zu belassen. 

Anstatt beispielsweise mehrere unterschiedliche Systeme für die Dokumentenerstellung, Versionskontrolle und das Content-Management zu verwenden, kann eine einzige Lösung all diese Funktionen übernehmen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nur ein System lernen und verwenden müssen, anstatt mehrere, was ihnen die Navigation und Verwendung der Technologie erleichtert. Dies verbessert die Produktivität und Benutzerakzeptanz, da die Mitarbeiter effizienter und effektiver arbeiten können. 

Überstehen Sie den Sturm und kommen Sie stärker heraus

Schließlich hält die Automatisierung immer mehr Einzug in die Geschäftswelt. Im gegenwärtigen Klima werden Unternehmen, die Automatisierung jetzt effektiv einsetzen, der Konkurrenz um Längen voraus und für die kommenden Jahre zukunftssicher sein. Der aktuelle Abschwung ist keine Zeit, um vor Innovationen zurückzuschrecken. Stattdessen ist es eine Gelegenheit für mutige Unternehmen, die Produktivität zu steigern und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Indem Inhalte als erste Anlaufstelle für diese Transformation ins Visier genommen werden, können Unternehmen unmittelbar etwas bewirken und einen hohen ROI erzielen, indem sie ein hohes Maß an Belastung für Arbeiter und Angestellte verringern.

Christian Lund

Mitbegründer von Templafy

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