Vier wichtige Schritte zum Kauf von Cloud-Software

Nach der COVID-19-Pandemie haben sich die Bemühungen um die digitale Transformation in den meisten Branchen beschleunigt, sodass Unternehmen gezwungen sind, ihre üblichen Arbeitsroutinen in kürzester Zeit zu ändern. Darüber hinaus machte das Remote-Arbeiten deutlich, dass Legacy-Systeme den Aufgaben eines effektiven Betriebs von Unternehmen nicht mehr gewachsen waren.

Unternehmen erkannten bald, dass die Cloud viele dieser Probleme löste, indem sie verbesserte Flexibilität, Verwaltbarkeit und einen schnellen ROI bot. Als Unternehmen in die Cloud migrierten, wurden Prozesse neu konfiguriert und Betriebs- und Servicemodelle neu definiert. Viele Unternehmen waren sich jedoch der signifikanten Unterschiede zwischen dem Erwerb einer neuen Cloud-Lösung und dem Kauf traditioneller On-Premise-Software nicht vollständig bewusst.

Der größte Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass erstere als Service bereitgestellt und als befristeter Vertrag gekauft wird, normalerweise über einen Zeitraum von drei Jahren oder mehr, traditionelle On-Premise-Software oft den einmaligen vollständigen Kauf von Software beinhaltet. Der Kauf einer Dienstleistung unterscheidet sich eindeutig vom Kauf eines Produkts und erfordert daher eine andere Herangehensweise an den Beschaffungsprozess. Unabhängig von der Größe der zu beschaffenden Software gibt es vier wichtige Schritte, die Unternehmen beim Kauf von Cloud-Software befolgen müssen.

1. Bevor Sie beginnen, schaffen Sie die richtigen Grundlagen

Vor Beginn des Beschaffungsprozesses müssen sich Unternehmen einige einfache, aber wichtige Fragen stellen. Haben Sie eine klare Geschäftsstrategie, die das System unterstützen wird? Was wollen Sie mit der Abkehr von der bestehenden Lösung erreichen? Erst wenn Sie diese Fragen beantwortet haben und ein klares Ziel vor Augen haben, kann der Kaufprozess für Cloud-Software beginnen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Bewertungsteam aufzubauen, das in der Lage ist, die Komplexität und den Umfang der anstehenden Aufgabe zu bewältigen. Das Engagement der Führungskräfte ist von grundlegender Bedeutung, ein robustes Projektsteuerungsmodell ist unerlässlich, und es ist von entscheidender Bedeutung, über einen Mechanismus zu verfügen, um unschätzbares Wissen und Erkenntnisse von Fachexperten und Benutzern aus der gesamten Organisation zu erfassen.

Sobald dieses Team zusammengestellt wurde, muss es die aktuelle Lösung und ihre Grenzen in Bezug auf Kosten und Effektivität untersuchen und sicherstellen, dass die Geschäftsstrategien aufeinander abgestimmt sind, und die kritischen Aufgaben hervorheben, die es jetzt und in Zukunft erfüllen muss.

2. Sammeln Sie die richtigen Informationen

Damit ein Unternehmen die beste Lösung zur Erfüllung seiner Anforderungen finden kann, muss es potenziellen Lieferanten eine leicht verständliche, klare Beschreibung ihrer Bedürfnisse liefern. Dies ermöglicht es potenziellen Anbietern, einen Lösungsvorschlag zu erstellen, der attraktiv, überzeugend, genau und relevant ist. Die bereitgestellten Informationen sollten grundlegende Details wie die Geschäftsziele des Unternehmens, seine aktuelle Systemlandschaft, Größe, geografische Abdeckung und eine Zukunftsvision des gewünschten Zustands enthalten. Es gilt, die aktuellen Systeme und Prozesse zu beschreiben, insbesondere kundenspezifische oder branchenspezifische Eigenheiten, die für den Projekterfolg wesentlich sind. Es ist wichtig, auch in die Zukunft zu blicken und sicherzustellen, dass alle wesentlichen zukünftigen geschäftlichen Veränderungen problemlos übernommen werden können.

Wenn es um die Definition von Anforderungen geht, verwenden viele Unternehmen einen „MOSKAU“-Listenansatz, der Folgendes umfasst: Mhat, Shaben, Could-haben, Would-like-to-have.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass sowohl die funktionalen als auch die nicht funktionalen technischen Anforderungen definiert sind, ebenso wie die Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen, um sie an potenziellen Marktchancen, Wettbewerbsanforderungen und Wachstumszielen auszurichten. Denken Sie daran, dass Sie eine Dienstleistung und kein Produkt erwerben, daher müssen auch die Merkmale der erbrachten Dienstleistung berücksichtigt werden.

Sind all diese definiert, können die verschiedenen Anforderungen priorisiert und gewichtet werden, um als Grundlage ein gemeinsames Set an Bewertungskriterien zu definieren. Diese können dann verwendet werden, um eine solide und faire Bewertung der verschiedenen Anbietervorschläge zu gewährleisten und einen unparteiischen Vergleich zwischen den verfügbaren Optionen sicherzustellen.

3. Annäherung an den Markt

Sobald die Geschäfts- und IT-Anforderungen ermittelt wurden, besteht der nächste Schritt darin, sich dem Markt zu nähern, um das Team zu schulen und ein Verständnis für die verfügbaren Optionen zu erlangen. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, was in der Branche angeboten wird, was andere Unternehmen tun und welche unterschiedlichen Angebote von verschiedenen Anbietern angeboten werden. Externe Berater und Branchenanalysten wie G2, SPI und TSIA können einen Überblick über die vergleichenden Vor- und Nachteile verfügbarer Lösungen geben und wie sie zu den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens passen.

Online-Recherchen, Messebesuche und erste Software-Demonstrationen lohnen sich, um ein Gefühl für neueste Technologien zu bekommen und sich auf die Auswertung vorzubereiten.

Empfehlungen von Zeitgenossen und die Bewertung von Lösungen von Wettbewerbern können hilfreich sein, während es sich auch lohnt, sich über die Marktreferenzen eines potenziellen neuen Anbieters zu informieren, um sicherzustellen, dass er sich mit der Branche auskennt. Bevor Sie einen langfristigen Vertrag unterzeichnen, ist es wichtig, über das Engagement des Anbieters für die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, das Aussehen seiner zukünftigen Produkt-Roadmap und die Unternehmenskultur nachzudenken. Auch hier lohnt es sich, daran zu denken, dass Sie nicht einfach einen einmaligen Kauf tätigen, sondern eine Dienstleistung erwerben und eine Beziehung beginnen, die für die Dauer des Vertrags und möglicherweise darüber hinaus bestehen wird.

4. Bewertung und Verhandlung

In früheren Jahren war die Auswahl von Legacy-Software in der Regel mit einem gewundenen Ausschreibungsprozess (RFP) verbunden, der eine Vielzahl von Fragen in einer riesigen Tabelle beinhaltete, gefolgt von zahlreichen hochstrukturierten und formalen Demonstrationen, oft nach einem festgelegten Skript. Diese traditionelle und didaktische Herangehensweise an die Produktauswahl ist jedoch für die effektive Beschaffung von Cloud-Lösungen nicht mehr relevant. Es berücksichtigt ausnahmslos nicht die Anforderungen eines Dienstleistungsvertrags und die Werte einer starken Arbeitsbeziehung.

Infolgedessen verwenden Unternehmen zunehmend erfindungsreichere und angemessen geeignete Ansätze zur Bewertung und Bewertung. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Anbieter kreative Antworten auf eine Reihe unterschiedlicher Geschäftssituationen vorschlagen, anstatt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung eines vorgefertigten Skripts bereitzustellen.

Darüber hinaus ist zu bedenken, dass während eines solchen Bewertungsprozesses Spannungen und Differenzen zwischen den verschiedenen Parteien innerhalb des Analyseteams auftreten können. Deshalb ist es wichtig, dass zu Beginn belastbare Bewertungskriterien definiert und vereinbart werden. Dies stellt sicher, dass Entscheidungen im Hinblick auf klar definierte Geschäftsziele und Prioritäten getroffen werden können, und verringert das Risiko, dass Einzelpersonen von hübschen Bildschirmen und glänzenden Objekten, die keinen wirklichen Geschäftswert liefern, übermäßig beeinflusst werden!

Wenn es darum geht, die endgültige Entscheidung zu treffen, werden die anfänglichen Kosten für den Erwerb und die Implementierung der Software sicherlich berücksichtigt. Da es sich jedoch um eine zugekaufte Dienstleistung handelt, sind die Gesamtbetriebskosten für die Lösung über die Vertragslaufzeit, einschließlich der laufenden Wartungskosten und der wahrscheinlichen Rendite, die die Lösung tatsächlich liefert, von viel größerer Bedeutung. Darüber hinaus müssen Faktoren wie die zukünftige Produkt-Roadmap, Leistungsanforderungen und Service Level Agreements als wesentliche Kriterien bei der endgültigen Entscheidung berücksichtigt werden. Und es lohnt sich, die Vertragsbedingungen der Anbieter und ihre Cloud-Services-Vereinbarung frühzeitig sichtbar zu machen, da dies oft die Quelle von Problemen während der Verhandlungen sein kann.

Die übergeordnete Überlegung ist jedoch, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass unabhängig von der Cloud-Software, für die sie sich entscheiden, Führungskräfte in der Lage sind, eine Partnerschaft einzugehen, die auf einem starken und stabilen Fundament mit ihren Partnern und dem Lösungsanbieter aufbaut. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die digitale Transformation ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess ist. Ein Unternehmen sollte ständig danach streben, den Wert, den es aus Cloud-Lösungen zieht, noch lange nach der ersten Implementierung der Software zu steigern.