So verwalten und optimieren Sie Ihr E-Mail-Postfach
Brian Jones, Leitender Direktor für Kundenakzeptanz, Ich verwalte, teilt seine Ratschläge zur Optimierung eines E-Mail-Postfachs.
Es ist der Moment, den jeder Profi fürchtet. Sie erhalten eine Follow-up-E-Mail von einem Kollegen oder Kunden (wahrscheinlich mit Ihrem Chef im CC), in der es passiv-aggressiv heißt – und in so vielen Worten: „Ich warte immer noch auf eine Antwort“. Trotz aller Bemühungen ist Ihnen eine E-Mail-Aktion oder -Antwort untergegangen. Jedes Mal, wenn dies passiert, nimmt Ihr Ansehen in den Augen Ihres Chefs, Ihrer Kunden und Ihrer Untergebenen ein wenig ab. Die Auswirkungen könnten noch schlimmer sein, wenn Sie in einer professionellen Dienstleistungsrolle tätig sind, wo die falsche Verwaltung einer einzigen E-Mail Ihre Karriere beeinträchtigen könnte.
Glücklicherweise wurden Bände über die Verwaltung von E-Mails geschrieben, seit die erste Nachricht 1965 vom gesendet wurde Massachusetts Institute of Technology. Ich habe diese auf die besten Ansätze reduziert, die ich gesehen habe. ich beziehe mich auf Microsoft Outlook speziell hier, aber ich erkenne an, dass E-Mail-Anwendungen variieren können. Viele Tipps gelten jedoch für alle Anwendungen.
Kommunizieren Sie weniger per E-Mail
Beginnen wir mit dem Offensichtlichen, weniger E-Mail ist besser als mehr. Wenn Sie Erwartungen für Antworten festlegen und alternative Kommunikationswege wie Slack oder Microsoft Teams müssen Sie insgesamt weniger E-Mails verwalten. Mit diesen Anwendungen können Sie sofort auf routinemäßige interne Mitteilungen reagieren. Wenn mehr Klarheit benötigt wird, können Sie diese Apps verwenden, um Ad-hoc-Gespräche in Echtzeit zu führen. Ein Austausch, der normalerweise mehr als fünf E-Mail-Nachrichten zur Abwicklung benötigt, könnte in einer Minute oder weniger abgeschlossen werden.
In dringenden Angelegenheiten könnten Sie Ihre Kunden und Kollegen ermutigen, Ihnen zu bestimmten Zeiten eine SMS zu senden, oder Sie könnten den radikalen Ansatz wählen, diese Personen direkt per Telefon mit Ihnen sprechen zu lassen. Versuchen Sie Ihr Bestes, um E-Mails für die offizielle Korrespondenz zu reservieren. Dadurch haben Sie weniger Nachrichten in Ihrem Posteingang.
Widerstehen Sie dem Drang, ständig E-Mails zu checken
E-Mail sollte nicht Ihr Meister sein. Es gibt Hinweise darauf, dass E-Mails tatsächlich mehrmals pro Stunde abgerufen werden verringert Ihre Produktivität und Reaktionsfähigkeit. A 2019 (Harvard Business Review) Artikel besagt, dass Berufstätige ihre E-Mails durchschnittlich 15 Mal am Tag checken, was wiederum 21 Minuten an Produktivität verschwendet. Während es einige Rollen gibt, die eine ununterbrochene Überwachung von E-Mails erfordern, ist dies bei den meisten Rollen nicht der Fall. Versuchen Sie daher, es sei denn, Sie sind ein hochkarätiger Vertriebsleiter, ein siebenstelliger Transaktionsanwalt oder der Pressesprecher eines Staatsoberhaupts, bestimmte Tageszeiten festzulegen, um auf E-Mails zu antworten, und die sofortige Benachrichtigung über neue Nachrichten zu deaktivieren. Sie werden produktiver sein.
Ein Ordner für alles vs. alles in einem Ordner
Ich unterscheide a Ordner für alles für alles in einem ordner in einem Moment. Auf jeden Fall bin ich ein vehementer Befürworter, jede Nachricht entweder in einem Ordner abzulegen oder zu löschen. Ich habe gesehen, dass die produktivsten Profis fanatisch danach streben, eine E-Mail aus ihrem Posteingang zu bekommen. Indem sie die Anzahl der Nachrichten in ihrem Posteingang begrenzen, können diese Profis neue Elemente auf einen Blick erkennen und handeln. Manchmal verschieben Sie einfach E-Mails aus dem Posteingang in einen Ordner namens schwebend or Follow-up macht den Trick. Einige Profis kommen mit nur zwei Ordnern ganz gut zurecht. Dies ist das alles in einem ordner Technik.
A Ordner für alles ist anders. Denken Sie zum Beispiel an einen praktizierenden Anwalt, der routinemäßig 50 Mandanten betreut, von denen jeder 20 Fälle bearbeitet. Es ist üblich, dass ein Anwalt in diesem Szenario jedem Fall einen E-Mail-Ordner zuweist, der 10 Unterordner oder mehr enthält. Ja. Das sind 10,000 Ordner für einen einzelnen Anwalt. Dieser Anwendungsfall ist für die meisten Anwälte oft die Regel und nicht die Ausnahme. Für einen Rechtspraktiker ist es von entscheidender Bedeutung, die Fallarbeit so zu strukturieren, dass das Auffinden offizieller Korrespondenz einfach ist.
Allerdings coache ich derzeit Benutzer, diese Methode nach Möglichkeit zu vermeiden. Hier ist der Grund:
Erstens hat diese Methode ihre Kosten in Bezug auf die Anwendungsleistung. Microsoft hat dokumentiert bestimmte Outlook-Konfigurationen wo die Anwendung langsam ausgeführt wird, wenn 10,000 Ordner überschritten werden. Ich würde jeden Ansatz, der ein Tool verlangsamt, auf das sich ein Benutzer mehrmals am Tag verlässt, als nicht optimal bezeichnen.
Zweitens gibt es Anwendungslösungen, die perfekt für das E-Mail-Management geeignet sind. Der oben erwähnte Anwalt könnte die E-Mail-Verwaltungstechnologie verwenden, um die E-Mail mit Metadaten zu speichern, die die Nachricht einem Mandanten und einem Fall zuordnen, was eine spätere einfache Suche ermöglicht.
Muss man wirklich alles behalten?
Einige Fachleute sind der Meinung, dass es ein gutes Geschäft ist, jede gesendete oder empfangene E-Mail aufzubewahren. Vielleicht könnte es in bestimmten Fällen sein. Viele Organisationen haben Aufbewahrungsrichtlinien, die angeben, wann E-Mails je nach Thema gelöscht werden können. Ich coache Fachleute darin, dass sie, wenn ihre Unternehmensrichtlinie ihnen erlaubt, eine E-Mail nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen, normalerweise am besten damit bedient sind, sie zu löschen. Denken Sie daran, dass es besser ist, weniger E-Mails zu verwalten. Um sicherzugehen, wenden Sie sich am besten an die professionellen Archivmanager oder Rechtsexperten in Ihrem Unternehmen.
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Den Überblick über E-Mails zu behalten und reaktionsschnell zu sein, sind Herausforderungen, denen sich alle Fachleute gegenübersehen. Diese Herausforderungen müssen jedoch keine Stressoren sein. Denken Sie daran, dass Sie weniger E-Mails haben, wenn Sie Ihre Kollegen und Kunden ermutigen, in bestimmten Szenarien alternative Medien zu verwenden. Locker, Microsoft Teams, Textnachrichten und ja, altmodische Telefonanrufe sind großartige Alternativen mit geringem Wartungsaufwand. Deaktivieren Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen und legen Sie Zeiten zum Abrufen von E-Mails fest. Dadurch erhalten Sie mehr produktive Zeit. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Posteingang jeden Tag leeren. Dies ist wichtiger als der von Ihnen verwendete Ordneransatz. Schließlich, wenn jede E-Mail in Ihrem Posteingang potenziell kritisch ist, verwenden Sie eine E-Mail-Verwaltungssoftware, um E-Mails in einem separaten, durchsuchbaren Repository abzulegen.
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