Wie die Pandemie das Machtgleichgewicht bei den Anforderungen am Arbeitsplatz von den Unternehmen zu den Mitarbeitern verschoben hat

Von David Kinnaird, Chief Customer Officer bei essensys




Die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Machtdynamik verändert sich ständig, angetrieben von Technologie, Gesetzgebung und sozialen Normen. Ein gutes Beispiel ist das Phänomen, das als BYOD oder „Bring Your Own Device“ bekannt ist, bei dem technisch versierte Mitarbeiter es vorziehen, ihre eigenen intelligenteren, schnelleren Geräte zu verwenden, anstatt den mit Strichcode versehenen und ramponierten Laptop, der vom IT-Team des Unternehmens angeboten wird. Letztendlich haben sie sich durchgesetzt. Ich würde argumentieren, dass sich diese Machtverschiebung jetzt auch auf den Arbeitsplatz ausdehnt. Der durch die Pandemie vorangetriebene rasche Übergang zur Telearbeit von zu Hause aus hat historische Einwände der Unternehmen gegen diese Praxis hinweggefegt.  

Arbeitnehmer müssen flexible Arbeitszeiten nicht mehr aushandeln – sie ist jetzt mit ziemlicher Sicherheit eine Selbstverständlichkeit. Einzelpersonen können jetzt effektiv die Arbeitsumgebungen und -räume auswählen, die für ihre Produktivität und ihre eigene Work-Life-Balance am besten geeignet sind. Wir sind nicht mehr an ein Büro gebunden. Wir sind ungebunden geworden – ungebunden von physischen Räumen, ungebunden von bestimmten Orten und bis zu einem gewissen Grad auch voneinander. Viele Menschen haben sich so weit an die Arbeit von zu Hause aus angepasst Sie können sich nicht vorstellen, zu den alten Gewohnheiten zurückzukehren, Montag bis Freitag, 9-5, in einem Büro präsent zu sein. 

Und das hat natürlich Folgewirkungen. Unternehmen müssen ihre Strategien und Arbeitsweisen anpassen, um ein hybrides Geschäftsmodell erfolgreich umzusetzen und darin zu arbeiten – eines, das es Mitarbeitern ermöglicht, im Büro und zu Hause produktiv zu arbeiten, während gleichzeitig ein starkes Unternehmensethos aufgebaut und bewahrt wird. Und interessanterweise haben sich Berichten zufolge die Produktivitätsniveaus verbessert blieb während des Lockdowns weitgehend gleich, was den dauerhaften Übergang zu diesem Hybridmodell weiter unterstützt. Vermieter von Gewerbeflächen müssen überlegen, wie sie sich anpassen, um diese sich ändernde Geschäftskultur zu unterstützen. 


„Wir sind nicht mehr an ein Büro gebunden. Wir sind ungebunden geworden – ungebunden von physischen Räumen, ungebunden von bestimmten Orten und bis zu einem gewissen Grad auch voneinander.“


In vielerlei Hinsicht beherrschen wir die Tools, die Remote-Arbeiten ermöglichen – insbesondere, wenn die gesamte Organisation remote war. Es gibt jedoch noch mehr Herausforderungen zu bewältigen, wenn wir eine Organisation zur Hälfte im Büro und zur Hälfte zu Hause haben. Die Zusammenarbeit in diesem gemischten Modus zu ermöglichen, ist nicht einfach. Jeder, der sich bei Zoom-Anrufen ein Büro mit mehreren Kollegen geteilt hat, wird bestätigen, wie störend dies sein kann. Raumbasierte „Collaborative Suites“, die die Teaminteraktion ermöglichen sollen, sind noch nicht perfekt, aber sie entwickeln sich schnell. Ausnahmsweise treiben menschliche und gesellschaftliche Verhaltensweisen die Anpassung der Technologie am Arbeitsplatz voran und nicht umgekehrt. 

Also, was ist die Aktion für Vermieter und Nutzer? Das Ausstattungsdesign wird sich ändern. Mehr Hotdesking, mehr Schallschutz und mehr Besprechungsräume, die mit Technologie für die Ferninteraktion ausgestattet sind. Dicht besetzte Umgebungen, in denen sich alle auf HD-Zoom befinden, testen die Wi-Fi-Kapazität und erfordern möglicherweise mehr Planung und ein Upgrade auf die neuesten Wi-Fi 6-Standards. Eines ist sicher: Nutzer und wohl noch mehr ihre Mitarbeiter werden nur von Räumen kommen und arbeiten, die genau ihren Produktivitätsanforderungen entsprechen – andernfalls könnten sie einfach zu Hause bleiben.



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Die Bedeutung vernetzter Büroräume 

Haushalte sind vernetzter und funktionsreicher geworden. Die zunehmende Einführung von Ring-Türklingeln zur Unterstützung bei Fernlieferungen und Kühlschränken, Heizsystemen und Lichtern, die alle ferngesteuert oder sogar per Sprachbefehl gesteuert und verwaltet werden, wird immer üblicher. Die Arbeit von zu Hause aus während der Pandemie wird die Menschen an den Komfort und die Bequemlichkeit ihrer vernetzten häuslichen Umgebung erinnert haben, und dies kann die relativ Low-Tech-Umgebung ihres Büros deutlich hervorheben.

Das Zuhause konkurriert mit dem Büro auf eine Weise, die wir nie erwartet hätten. Wenn Bürosysteme wie Buchungstools für Besprechungsräume und Türzugänge nicht miteinander kommunizieren oder wenn die Technik keine schnelle und zuverlässige Kommunikation mit den Remote-Arbeitern ermöglichen kann, entscheiden sich die Menschen möglicherweise dafür, zu Hause zu bleiben, um zu arbeiten, weil das Zuhause dies tun kann für einige ein bequemerer, flexiblerer und möglicherweise sogar produktiverer Arbeitsplatz sein. Das Büroerlebnis muss reibungslos sein, wobei alles besser funktioniert als das heimische Äquivalent. Beleuchtung, Schreibtische, Drucker, WLAN, Besprechungsräume, der Kaffee – alles besser, vernetzter und hochwertiger als zu Hause.


Coworking-Arbeitsplatz

Bereitstellung von Räumen für hybride Ansprüche

Da das Arbeiten aus der Ferne so bleiben wird, rechnet essensys voll und ganz mit einem weiteren Rückgang der Inanspruchnahme von langfristigen Mietverträgen – man kann sogar behaupten, dass sie bereits der Vergangenheit angehören. Stattdessen werden Unternehmen nach Unterbringungsstrategien suchen, die den Bedürfnissen einer Belegschaft entsprechen, die Flexibilität verlangt und sowohl Menschen, die aus der Ferne arbeiten, als auch eine dauerhafte Unternehmensbeschäftigung in Einklang bringen können. Und sie möchten, dass diese Räume sofort verfügbar und verbunden sind. 

Solche Räume müssen jedoch anpassungsfähig und anpassbar sein. Nehmen wir der Argumentation halber an, ein Unternehmen hat 100 Mitarbeiter. Der Geschäftsinhaber kann dem Vermieter durchaus zustimmen, dass täglich nur 60 Personen mit Einrichtungen und Schreibtischen versorgt werden müssen. Aber einmal im Monat sind alle Mitarbeiter zusammen, dann müssen 100 Leute untergebracht werden. Vermieter müssen sich darauf einstellen – das heißt, es muss ein zweiter Platz an anderer Stelle bereitgestellt werden. Letztendlich entwickeln sich Geschäftsstrategien weiter, und das müssen auch Gebäudeeigentümer tun. 

Mehrere Standorte erfordern die Einrichtung von Netzwerken, damit die Mitarbeiter beispielsweise mit einem Code oder einem Sicherheitspass problemlos auf verschiedene Gebäude zugreifen können. Die Minimierung von Reibungsverlusten und Benutzerfreundlichkeit sind von großer Bedeutung, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Einfaches Reisen und die Wahl des Arbeitsplatzes werden von Unternehmen gefordert, die jetzt Flächen belegen – sogar bis zu dem Punkt, an dem die Menschen Büros direkt neben Bus- oder Bahnhöfen wünschen. Um diese erforderliche Leichtigkeit des Reisens und der Auswahl zu ermöglichen, müssen Vermieter in Technologie investieren, die eine nahtlose Konnektivität zwischen Büros an verschiedenen Standorten ermöglicht.


Die Bedeutung von Flexibilität und Erfahrung

Die langfristigen Auswirkungen der Pandemie sind natürlich noch nicht vollständig verstanden oder zu spüren, aber wir können mit Sicherheit sagen, dass wir die Machtverschiebung miterlebt haben – und traditionelle Büroarbeitsmodelle werden sich weiterentwickeln. 

Um Leerstand zu vermeiden, müssen Vermieter sicherstellen, dass sie relevant bleiben, indem sie den Marktanforderungen entsprechen. Das bedeutet, Räume bereitzustellen, die so flexibel wie möglich sind und Führungskräften dabei helfen, hybride Belegschaften effektiv zu verwalten. Es bedeutet auch, Dienstleistungen und Annehmlichkeiten bereitzustellen, die die Nutzer erwarten, wie Raumbuchungstechnologie, physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen, gemeinschaftliches Engagement, flexible Abrechnungsmodalitäten und Büroumgebungen mit vielen Mehrwertdiensten. 

Das Anbieten vernetzter, flexibler und nahtloser Raumerlebnisse gewährleistet eine einfache Nutzung und wird so zu einer attraktiven Perspektive für Menschen, die von zu Hause aus und nicht von zu Hause aus arbeiten können. Und nicht nur Flexibilität, auch Büroräume müssen jetzt ein positives Nutzererlebnis bieten. Beides ist die Priorität für den Immobiliensektor, um durch diesen Machtwechsel zu gedeihen und Leerräume zu vermeiden. 


David Kinnaird

David Kinnaird ist Experte für flexible Arbeitsplatztechnologie und COO von essensys. Seine praktischen Branchenkenntnisse, sein Fachwissen und sein Einblick in die Kunden- und Endbenutzerperspektive von Coworking und flexiblen Büroumgebungen haben ihn zu einem führenden Unternehmen in der Flex-Space-Branche gemacht.

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