Das Problem mit E-Mails und was die Zukunft bringt
Matt Weston, Geschäftsführer von Spezialisten für digitale Transformation Vorteil 365, wirft einen Blick auf den Stellenwert von E-Mails in der Unternehmenskommunikation im Jahr 2021 und überlegt, ob sie noch ihren Zweck erfüllen und warum so viele Unternehmen auf alternative Methoden umsteigen, um in Verbindung zu bleiben.
Seit das World Wide Web in den frühen 1990er Jahren zum ersten Mal für eine breite Nutzung eingeführt wurde, ist elektronische Post – oder E-Mail – zu einem wichtigen Kommunikationsmittel für Unternehmen und Menschen auf der ganzen Welt geworden.
Die Verfügbarkeit dieses kostenlosen, schnellen und benutzerfreundlichen Dienstes hat Kollegen untereinander – sowie mit Dritten und Kunden – in Verbindung gehalten und ist bis heute eine unglaublich beliebte Messaging-Plattform.
Während Zahlen von Statista zeigen, dass allein im Jahr 2020 weltweit rund 306.4 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen wurden, bedeutet das Aufkommen und die wachsende Popularität alternativer Messaging-Plattformen, dass E-Mails kein Monopol mehr auf die Unternehmenskommunikation haben – oder sogar zu werden drohen obsolet.
Doch warum sind E-Mails jetzt existenziell bedroht und woran wenden sich Unternehmen und Menschen stattdessen zunehmend?
Was ist falsch an E-Mails?
Angesichts der zahlreichen Probleme im Zusammenhang mit E-Mails ist es kaum verwunderlich, dass so viele Unternehmen auf andere Plattformen umsteigen, um mit Kollegen, Kunden und Branchenkollegen in Kontakt zu bleiben.
Eines der wichtigsten und offensichtlichsten Probleme mit E-Mails ist einfach, dass sie an einem Arbeitstag so viel wertvolle Zeit verschlingen, die sonst für andere wichtige Arbeiten aufgewendet werden könnte.
Da Posteingänge schnell mit Spam und anderen Junk-Mails überschwemmt werden können, die für den Empfänger nicht oder wenig relevant sind, gehen die wirklich wichtigen Nachrichten leicht verloren oder werden übersehen.
Dies könnte bedeuten, dass wichtige Fristen versäumt oder eine Anfrage eines wichtigen Kunden vernachlässigt wird, was schwerwiegende Folgen für den Empfänger oder seine Organisation haben kann.
Um die Dinge noch frustrierender zu machen, neigen E-Mails dazu, verspätet oder gar nicht zugestellt zu werden, da die Dateigrößenbeschränkungen bedeuten, dass E-Mails regelmäßig abgelehnt werden und folglich den beabsichtigten Leser nicht erreichen.
Bei Anhängen hat der Absender nur sehr wenig Kontrolle darüber, was mit Dokumenten passiert und an wen sie weitergegeben werden, und Unternehmen laufen daher Gefahr, dass ihre sensiblen Informationen an Wettbewerber oder skrupellose Dritte weitergegeben werden.
Darüber hinaus könnten Dateien, die harmlos per E-Mail gesendet werden, den Absender anfällig für einen Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) machen, wobei das Information Commissioner's Office (ICO) einen 46-prozentigen Anstieg von Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit E-Mails gemeldet hat.
Was ersetzt sie?
Instant-Messaging-Tools – wie z Microsoft Teams und Slack – entwickeln sich zu den großen Konkurrenten für die traditionellere, E-Mail-basierte Kommunikation, und dafür gibt es eine Reihe von Gründen.
Erstens, und wie der Name schon sagt, ermöglicht Instant Messaging eine noch schnellere Hin- und Her-Kommunikation zwischen Einzelpersonen und Gruppen, wodurch mehr Echtzeit-Gespräche stattfinden können.
Dies kann besonders nützlich für informelle Chats zwischen Teams sein, wenn schnelle Antworten erforderlich sind, um den reibungslosen Ablauf der Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten – insbesondere nach der Pandemie, die dazu geführt hat, dass Teams oft nicht im selben physischen Raum arbeiten konnten.
Darüber hinaus haben Instant-Messaging-Tools in der Regel einen persistenten Verlauf, ähnlich wie E-Mails, was bedeutet, dass frühere Nachrichten jederzeit als Referenz abgerufen werden können.
Diese Faktoren zusammen machen Instant Messaging zu einer effizienteren Kommunikationsmethode als E-Mail, die jedoch die positiven Funktionen von E-Mail beibehält – wie z. B. die Möglichkeit, Gespräche zu archivieren.
Ein weiterer wichtiger Vorteil von Instant Messaging besteht darin, dass es das Gefühl der Angst vor dem Posteingang beseitigt, das häufig auftritt, wenn Benutzer ihre E-Mails verlassen und zurückkommen, um eine große Anzahl von Nachrichten vorzufinden, die auf sie warten.
Dies kann ein administrativer Albtraum sein, wenn man bedenkt, wie lange es dauert, die Post zu durchsuchen, um zu sehen, was relevant ist, was adressiert werden muss und was Junk ist und verworfen werden muss.
Mit Instant Messaging ist dies nicht mehr der Fall und Gespräche können nahtlos fortgesetzt werden, auch wenn einer der Teilnehmer abwesend ist.
Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch eine gesündere Work-Life-Balance für den abwesenden Teilnehmer, sodass er leichter abschalten kann, da er weiß, dass die Dinge in seiner Abwesenheit erledigt werden.
Werden E-Mails jemals aussterben?
Obwohl es offensichtlich viele Probleme im Zusammenhang mit E-Mails gibt, ist es höchst unwahrscheinlich, dass sie jemals vollständig abgeschafft werden.
Da E-Mails im Geschäftsalltag so fest verankert sind, kann man sich kaum eine Zeit vorstellen, in der sie nicht auf irgendeiner Ebene verwendet werden.
Dies bedeutet, dass die Übernahme neuer Technologien für Unternehmen, die sich gegen Veränderungen wehren, wahrscheinlich erheblich langsamer sein wird.
Während Instant-Messaging-Plattformen sehr effektiv und effizient sind – insbesondere für informelle, interne Gespräche – bleiben E-Mails eine Anlaufstelle für formellere Kommunikation mit Kunden und Dritten, was wahrscheinlich für die meisten Unternehmen der Fall sein wird.
Instant Messaging hat jedoch in vielerlei Hinsicht eindeutig die Oberhand – insbesondere in einer immer schnelllebigeren Landschaft, in der Arbeitnehmer mehr Zeit getrennt voneinander verbringen und ein flexibleres Arbeitsmodell annehmen.
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Wenn diese Technologie jedoch stärker angenommen werden soll, müssen Unternehmen einen echten Appetit auf Veränderungen haben und diejenigen an Bord haben, die helfen können, das Unternehmen und den Rest seiner Mitarbeiter durch die digitale Transformation zu führen.
Da die Grundlagen für die Gestaltung der Unternehmenskommunikation von morgen bereits zur Verfügung stehen, müssen Unternehmensleiter nur die Gelegenheit erkennen, die sie haben, um das Potenzial der Technologie voll auszuschöpfen.
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