So navigieren Sie Ihre IT-Abteilung durch die Pandemie
Jeff Creasy, Vizepräsident für Informationssysteme, Extreme Networks hilft uns zu verstehen, wie wir die IT-Herausforderungen bewältigen können, die mit dem Übergang von der Fernarbeit während des Lockdowns einhergehen.
Im ganzen Land löste die Ankündigung, dass Großbritannien abgeriegelt wird, in vielen IT-Abteilungen Panik aus. Der Zwang, ganze Arbeitsplätze vom Büro auf Telearbeit umzustellen, brachte zahlreiche Herausforderungen mit sich. Unabhängig davon, ob diesen Organisationen die richtige technologische Infrastruktur fehlte, Mitarbeiter mit der Arbeit von zu Hause aus nicht vertraut waren oder sich mitten in laufenden Projekten befanden, wurden IT-Abteilungen plötzlich vor eine gewaltige Aufgabe gestellt. Für viele Unternehmen ist dies möglicherweise immer noch ein ständiger Kampf, da sie sicherstellen, dass sie in diesen beispiellosen Zeiten weiterhin funktionieren können. Bei Extreme Networks standen wir vor vielen dieser Herausforderungen, als wir unsere Fusion mit Aerohive IT-Systemen während des Lockdown-Aufrufs abschlossen. Glücklicherweise konnte Extreme, nachdem es sich auf ein solches Ereignis vorbereitet hatte, diese Übergangszeit reibungslos überstehen.
Unser IT-Team ist eine weltweit verteilte virtuelle Support-Gruppe, die den täglichen Betrieb unserer Rechenzentren, Netzwerke, Endbenutzerfunktionen und unseres laufenden Service Desk verwaltet. Wir werden oft mit komplexen Projekten beauftragt, wie z. B. dem Umzug eines Unternehmensrechenzentrums an verschiedene globale Standorte oder dem Management der Integration von Unternehmen, die wir übernommen haben, wie Enterasys, Zebra, Brocade oder Aerohive. Da unser Day Zero – der Abschluss eines achtmonatigen Projekts zur Integration der Systeme von Aerohive in die Systeme von Extreme – während des Lockdowns eintraf, war der Druck groß, größere Netzwerkunterbrechungen zu vermeiden.
Annäherung an die Pandemie
Mit der sich abzeichnenden Pandemie begannen wir vorauszuplanen. Während meiner Zeit bei Extreme – wo es Katastrophen von Hurrikanen bis hin zu Überschwemmungen gab – hatten wir das Glück, die Kontinuität des Netzwerks aufrechtzuerhalten. Glücklicherweise war das Coronavirus nicht anders. Trotzdem hat sich Extreme mit vollständig gesicherten Rechenzentren und der Verlagerung von 75 % unserer Computerumgebungen in die Cloud auf solche Ereignisse vorbereitet. Bis Februar hatten wir Eventualitäten für Worst-Case-Szenarien im Hinblick darauf entwickelt, was COVID-19 für unsere Belegschaft bedeuten könnte. Daher haben wir eine Checkliste erstellt und eine Bestandsaufnahme durchgeführt, um festzustellen, ob die Netzwerkarchitektur auf die Möglichkeit des weit verbreiteten Remote-Arbeitens vorbereitet ist. Anhand dieser Checkliste konnten wir feststellen, dass die meisten Teams in einem relativ flachen, geografisch verteilten Unternehmen bereits in einer kollaborativen Umgebung arbeiteten. Glücklicherweise bedeutete dies, dass der Übergang nicht zu drastisch sein würde. An den Firewalls wurden geringfügige Anpassungen vorgenommen, um die Sicherheit zu verbessern, aber die gesamte Netzwerkkapazität war der Aufgabe gewachsen.
Das Netzwerk von Extreme verschafft uns einen Vorteil bei der Vorbereitung auf den Virus, da es mit einer Mesh-Denkweise eingerichtet ist. Das bedeutet, dass bei starkem Datenverkehr auf einer VPN-Site ein anderes Gateway helfen kann, die Last zu verteilen. In dieser Hinsicht haben sich Backend-Intelligenz und aktives Load-Balancing als sehr effektiv erwiesen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Da alles virtuell ist, müssen wir außerdem nicht ständig manuelle Hardware vor Ort neu konfigurieren. Dies ist besonders in Zeiten wie diesen hilfreich, in denen alle erforderlichen Änderungen von einem entfernten Standort aus vorgenommen werden können. Zum Beispiel sehen wir oft gegen Ende eines jeden Quartals Spitzen im Netzwerkverkehr. Während das Team in Bereitschaft ist, falls unsere Hilfe benötigt wird, stellen wir fest, dass wir nicht an den Konsolen bleiben müssen, um die Systeme reibungslos laufen zu lassen.
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Unmittelbar im Vorfeld des Remote-Arbeitens haben wir die Umgebung und die Nutzungskapazität aktiver überwacht. Als die Entscheidung zur Schließung von Büros getroffen wurde, war dem Team die Auswirkung auf das Netzwerk also durchaus bewusst. Angesichts der breiteren Erfahrung, die die Mitarbeiter von Extreme mit der Kultur, dem Design und den IT-Notwendigkeiten der Fernarbeit haben, kam der Übergang nicht plötzlich. Dies wurde weiter durch das funktionsübergreifende COVID-Reaktionsteam unterstützt, das aus den Personal-, Rechts-, Kommunikations- und IT-Funktionen des Unternehmens aufgebaut worden war, um den Übergang zu erleichtern. Selbst in den ersten Wochen gab es einen erheblichen Durchsatz und keine Notwendigkeit, die Benutzerbandbreite zu drosseln. Nutzungsdiagramme zeigten, dass der Übergang zur Arbeit von zu Hause aus ohne Unterbrechung erfolgte.
Unerwartete Herausforderungen
Abgesehen davon gab es trotz unserer Vorbereitung auf die Pandemie Hindernisse. Eine dieser Herausforderungen betraf eine große technische Einrichtung in Indien, in der die Mitarbeiter hauptsächlich Desktop-Computer verwendeten. Als der Ruf nach Fernarbeit kam, wurde ihre Abhängigkeit von Desktops zu einem Problem, da sie nicht einfach vom Arbeitsplatz nach Hause transportiert werden konnten. Erschwerend kommt hinzu, dass die Lieferzeiten für Ersatz-Laptops zu Beginn der Pandemie aufgrund der weltweit hohen Nachfrage mindestens zwei Monate betrugen. Um dies zu steuern und sicherzustellen, dass das Team in Indien seine Arbeit aus der Ferne fortsetzen kann, haben wir uns wegen der erforderlichen Hardware mit dem Netzwerk von Handelspartnern von Extreme in Verbindung gesetzt. Glücklicherweise konnten wir durch diese verbundenen Organisationen in kürzester Zeit liefern und das indische Team konnte mit minimaler Unterbrechung fortfahren.
Eine weitere Herausforderung kam in Form des „Effekts zweiter Ordnung“. Zu diesem Zeitpunkt befanden wir uns mitten in einem „Go Live“-Projekt zur Integration von Aerohive IT. Um bei dieser Aufgabe zu helfen, hatten wir die Hilfe mehrerer Drittparteien – wie PCD – angeworben. Da nun aber auch diese Unternehmen ihre Mitarbeiter nach Hause schicken mussten, war Extreme dafür verantwortlich, dass die neuen Standorte absolut sicher waren. Die Pandemie bedeutete auch Probleme für die Bemühungen von Extreme, alle Netzwerke an allen Standorten in die Cloud zu migrieren – ein Ziel, das durch die Übernahme von Aerohive motiviert war. Diese Initiative erforderte einen „Urknall“, bei dem jede Website innerhalb eines 24-Stunden-Fensters in die Cloud migriert wurde. Aufgrund der Pandemie wurde diese Initiative jedoch verschoben, bis das Team wieder vor Ort ist, wo sie am effektivsten durchgeführt werden kann.
Wie hätten wir uns also angesichts dieser Erfahrungen noch besser auf die Pandemie vorbereiten können? Abgesehen davon, dass mehr Ersatz-Laptops und -Headsets in Reserve waren, wurde technisch wenig benötigt. Auf der kulturellen Seite hätten umfassendere Informationen für die Mitarbeiter über Best Practices in der Fernarbeit von Vorteil sein können. Ein formelles Programm, das die Mitarbeiter für die Herausforderungen und Unterschiede des längeren Remote-Arbeitens rüstet, könnte sogar von Nutzen sein.
Jeffs sechs wichtigste Tipps zur Vorbereitung auf eine Pandemie
- Implementieren Sie eine Cloud-First-Strategie, um den Zugriff auf virtuelle Anwendungen und Dienste von überall aus zu ermöglichen.
- Investieren Sie in eine robuste einheitliche globale Netzwerkarchitektur, die auf bewährten Technologien zusammen mit ergänzenden Produkten von Drittanbietern basiert, um eine transparente interne und externe Netzwerkkommunikation zu ermöglichen.
- Stellen Sie sicher, dass alle internen Supportfunktionen global integriert sind, und nutzen Sie 3rd Party-Support-Services zur Ergänzung der Fernreichweite.
- Richten Sie eine Versorgungsleitung für wichtige Produktivitätsgeräte für neue Mitarbeiter oder Remote-Mitarbeiter ein, damit sie über alle erforderlichen Tools verfügen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerkanbieter Ihnen Supportalternativen anbieten kann, unabhängig davon, ob Sie sich im Rechenzentrum oder zu Hause befinden.
- Seien Sie bereit, Ihre Mitarbeiter, die sich an die Herausforderungen des Remote-Arbeitens anpassen müssen, entweder mit umfangreichen IT-Ressourcen oder wenn möglich mit einem Reaktionsteam zu unterstützen
