Wie kann Technologie das langjährige Problem britischer Unternehmen mit Vertragstransparenz lösen?
Mark Rhodes, MD von ContractWorks, beschreibt, wie technologische Innovation Unternehmen dabei helfen kann, die kostspielige Praxis des „Datei-und-Vergessen“ zu vermeiden und die vertraglichen Verpflichtungen im Auge zu behalten.
Aus geschäftlicher Sicht ist es eine Geschichte, die so alt ist wie die Zeit. Maximieren Sie die Unternehmensressourcen, um einen Deal über die Linie zu bringen, aber sobald der Vertrag unterzeichnet ist, archivieren Sie ihn und machen Sie mit dem nächsten dringenden Problem weiter. Ein kürzlich Umfrage von EY fand heraus, dass 71 Prozent der Unternehmen ihre Verträge nicht auf Abweichungen von Standardbedingungen überwachen, während 78 Prozent vertragliche Verpflichtungen nicht systematisch nachverfolgen.
Da Unternehmen routinemäßig die Gelegenheit verpassen, nicht mehr benötigte Verträge neu zu verhandeln oder zu kündigen, hat die Kultur des „File and Forget“ das Potenzial, erhebliche negative wirtschaftliche Auswirkungen zu haben.
Wir haben kürzlich 100 Rechtsabteilungen in Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern befragt und festgestellt, dass mehr als die Hälfte der britischen Unternehmen regelmäßig fälschlicherweise eine automatische Verlängerung von Verträgen zulassen, was sie durchschnittlich 40,000 £ pro Vertrag kostet. Ein Befragter gab sogar zu, dass sein Unternehmen fälschlicherweise einen Vertrag automatisch verlängert hatte, was ihn über 250,000 £ gekostet hatte.
Während dies für jedes Unternehmen ein äußerst kostspieliges Versehen ist, sind verpasste Verlängerungen nur eine Folge des Verlusts der Sichtbarkeit von Verträgen, nachdem sie unterzeichnet wurden. Die Nichterfüllung vertraglicher Verpflichtungen kann zur Nichteinhaltung führen, mit Konsequenzen wie Geldstrafen, verlorenen Kunden, reduzierter Produktivität, Reputationsschäden und sogar formellen Streitigkeiten.
Die letzten 12 Monate haben jede Abteilung jeder Organisation vor neue Herausforderungen gestellt, wobei die Realität einer verdrängten, remote arbeitenden Belegschaft die Geschäftskontinuität während der Krise extrem schwierig gemacht hat. Es ist eine Situation, die das Problem, auf die richtigen Vertragsinformationen zuzugreifen und den Überblick über die Verpflichtungen zu behalten, nur noch akuter gemacht hat. Hier kann die Technologie jedoch eine Lösung bieten.
Die Digitalisierung von Rechts- und Risikomanagementprozessen kann sicherstellen, dass Unternehmen die Transparenz von Verträgen wahren, unerwünschte Verlängerungen vermeiden und eine bedeutende Gelegenheit bieten, Finanzen zu schützen und den guten Ruf zu wahren.
Doch trotz dieses Potenzials wird die Technologie zu diesem Zweck noch immer zu wenig genutzt. Laut EY Forschungsprojekte, gaben 99 Prozent der Unternehmen beim Vertragsmanagement an, dass sie nicht über die Technologie oder die Daten verfügen, die sie zur Optimierung von Vertragsprozessen benötigen, obwohl 59 Prozent glauben, dass ein stärkerer Einsatz von Technologie der beste Weg zur Kosteneinsparung ist.
In ähnlicher Weise ergab unsere Untersuchung, dass 87 Prozent der Befragten mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) zur Aufrechterhaltung der Vertragstransparenz zufrieden wären und 62 Prozent mit dem digitalen Wandel Schritt halten wollten. Doch trotz dieser allumfassenden Begeisterung tun sich zu viele Unternehmen schwer, mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten.
Für viele Unternehmen wird der Einsatz neuer Technologien zur Verwaltung von Verträgen nach Unterzeichnung und zur Aufrechterhaltung der Transparenz von Verpflichtungen als „nice to have“ angesehen und ist oft ein Thema mit niedriger Priorität. Hinzu kommt die wahrgenommene Zeit für die Implementierung neuer technologischer Lösungen und die Last, einen Business Case zu erstellen, und es ist nicht schwer zu verstehen, warum die Digitalisierung von Rechts- und Risikomanagementprozessen auf der To-Do-Liste nach unten rutscht.
Der Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Vertragstransparenz und Risikominderung muss jedoch nicht schwierig, teuer oder zeitaufwändig sein, vorausgesetzt, man konzentriert sich auf das zu lösende Kernproblem und versteht, dass die Lösung nicht jede Herausforderung des Vertragsmanagements lösen muss auf einmal.
Lösen Sie zuerst Ihr Problem mit der höchsten Priorität, anstatt zu versuchen, den Ozean mit einem allumfassenden Technologieeingriff zum Kochen zu bringen. Und wenn Ihnen die Welt der Technologie – und insbesondere Legal Tech – ein wenig überwältigend vorkommt, ist es hilfreich, die Optionen zur Lösung Ihrer Probleme in drei große Kategorien zu unterteilen.
● Optimieren Sie zunächst Ihre vorhandene Technologie, was in der Regel bedeutet, dass Sie sich etwas Zeit nehmen müssen, um Prozesse rund um häufig verwendete Tools wie SharePoint oder Google Drive zu verbessern. Einige Anpassungen, in der Regel mit externer Hilfe oder Unterstützung durch ein bereitwilliges IT-Team, können vorgenommen werden, um die Systeme an Ihre Vertragsverwaltungsanforderungen anzupassen, und wenn die Technologie bereits verwendet wird, ist die Einführung unkompliziert. Hüten Sie sich jedoch vor dem Risiko, dass nicht zweckgebundene Plattformen anfällig für menschliche Fehler sind, sowie vor der Wahrscheinlichkeit, dass Hilfe und Unterstützung schwer zu bekommen sind.
● Zweitens: Integrieren Sie eine einfache Punktlösung, die sich auf die Lösung eines bestimmten Vertragsverwaltungsproblems konzentriert. Diese Art von Lösung wird von einem Drittanbieter stammen und höchstwahrscheinlich in Form von Software as a Service (SaaS) angeboten. Wenn beispielsweise verpasste Vertragstermine und nicht nachverfolgte Verpflichtungen aufgrund mangelnder Vertragstransparenz das Hauptproblem sind, ist ein Vertragsverfolgungs- und Benachrichtigungssystem, das eine einzige Quelle der Wahrheit bietet, der richtige Schwerpunkt. Verbessert mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und fortschrittlicher KI-gestützter Textanalyse kann ein solches System die Sichtbarkeit wichtiger Vertragsdetails verbessern und wichtige Vertragstags für Verlängerungs- und Kündigungsdaten automatisch hinzufügen. Es lohnt sich, im Hinterkopf zu behalten, wie sich die Lösung neben bestehenden Prozessen und Systemen einfügt und wie effektiv sie mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen skaliert.
● Geben Sie schließlich alles für eine vollständige digitale Transformation auf Unternehmensebene. Eine typische Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung wird höchstwahrscheinlich alle Anforderungen während der gesamten Lebensdauer eines Vertrags erfüllen – vom Entwurf über das Redlining bis hin zur Speicherung und Unterzeichnung. CLM-Tools, die in der Cloud oder vor Ort gehostet werden, lösen komplexe Workflows und lassen sich normalerweise in Systeme integrieren, die an anderer Stelle im Unternehmen verwendet werden. Lösungen auf Unternehmensebene können jedoch eine schwere Last sein, sowohl in Bezug auf die erforderlichen Ressourcen (Personen, Kosten) als auch auf die Verwaltung einer beträchtlichen Änderung. Wenn der Appetit vorhanden ist und Ressourcen leicht verfügbar sind, kann eine vollständige CLM-Lösung das Richtige für Sie sein. Aber seien Sie darauf vorbereitet, dass die Implementierungszeit in Monaten und nicht in Tagen oder Wochen gemessen wird, sodass Ihre Probleme nicht sofort gelöst werden.
Geldverluste durch unnötige Kosten und verpasste Gelegenheiten zum Ausbau bestehender Kundenbeziehungen werden für Unternehmen immer ein Grund zur Sorge sein. Jetzt mit Leiter der Geschäftsentwicklung Wie lange können es sich Unternehmen noch leisten, dieses Problem zu übersehen?
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Von der Produktivität über die Zusammenarbeit bis hin zur Sicherheit hat die COVD-19-Pandemie ein Licht auf die Prozessverbesserungen geworfen, von denen fast jedes Unternehmen profitieren kann – und der effektive Einsatz von Technologie steht oft im Mittelpunkt der Auswahl der richtigen Lösung. Die Schaffung von Sichtbarkeit kritischer Vertragsdaten durch dedizierte Vertragsverwaltungssoftware ist nur eine Möglichkeit, wie ein gesamtes Unternehmen davon profitieren kann.
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