Überlegungen beim Wechsel zu einem VoIP-System
Die zunehmende Digitalisierung hat zu einem Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie wir kommunizieren, geführt. Die alte Telefoninfrastruktur wird obsolet und mit zunehmender Fernarbeit stellen immer mehr Unternehmen auf VoIP [Voice over Internet Protocol] um.
Während Unternehmen früher nur über ein traditionelles Telefonsystem mit Kunden kommunizieren konnten, das kostspielig ist und Telefonanrufe in schlechter Qualität bietet, können sie jetzt unabhängig von ihrem Standort auf die effizienteste Weise mit Menschen in Kontakt treten.
Wenn Ihr Unternehmen den Sprung vom Festnetz zu VoIP noch nicht geschafft hat, finden Sie hier einige wichtige Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie mit dem Wechsel beginnen.
Was ist VoIP?
Vereinfacht gesagt ist VoIP ein System, mit dem Sie über das Internet telefonieren können, anstatt Ihr normales Festnetz oder Mobilfunknetz zu verwenden. Diese relativ neue Technologie funktioniert, indem sie analoge Sprachsignale in digitale Signale umwandelt – immer wenn ein Telefongespräch über VoIP geführt wird, ist es der VoIP-Adapter, der die Signale umwandelt.
Die digitalen Daten werden dann über Ihr Internet an den geschäftlichen Telefondienstanbieter gesendet, bevor die Nachricht schließlich an das Telefon Ihres Kunden übermittelt wird.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonleitung kann VoIP mehrere Konversationen und Datentypen über eine einzige Leitung übertragen, was es zu einer effizienten Art der Übertragung von Konversationen, Informationen und Daten zwischen mehreren Standorten macht.
Die Wahl des richtigen VoIP-Anbieters
Sobald Sie sich entschieden haben, Ihr Unternehmen auf ein VoIP-Telefonsystem umzustellen, müssen Sie einen Anbieter für Ihren neuen Dienst auswählen. Es ist entscheidend, einen Anbieter zu finden, der Sie beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele unterstützen kann. Beginnen Sie also damit, zu entscheiden, was Sie an einem Kommunikationssystem am meisten schätzen.
Informieren Sie sich gründlich über jeden der Anbieter da draußen, lesen Sie Rezensionen und berücksichtigen Sie das Niveau des Kundendienstes, den jeder bietet, da Sie sicherstellen möchten, dass Sie bei Bedarf angemessene Hilfe und Unterstützung erhalten.
Gehostetes vs. Vor-Ort-VoIP
Ein wichtiger Faktor, der vor der Umstellung auf VoIP zu berücksichtigen ist, ist, ob Sie möchten, dass Ihr Telefonsystem online gehostet wird, oder ob Sie möchten, dass die Geräte in Ihrem Unternehmen installiert und gewartet werden.
Jedes hat Vor- und Nachteile, und es hängt weitgehend von Ihren Vorlieben ab und davon, welches Setup Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.
Zum Beispiel bietet VoIP vor Ort mehr Kontrolle über Service- und Qualitätsprobleme, insbesondere wenn es um Internetgeschwindigkeit und -zuverlässigkeit geht, erfordert jedoch, dass Sie die gesamte Ausrüstung kaufen, installieren und warten, und Sie benötigen einen dedizierten Bereich, um die Hardware unterzubringen .
Wenn Sie sich für eine Cloud-basierte, gehostete Lösung entscheiden, verwaltet und wartet Ihr Dienstanbieter die gesamte Technologie und hält alles am Laufen, sodass Sie außer Ihren Telefonen keine weiteren Geräte kaufen oder warten müssen.
Qualität und Zuverlässigkeit
Eine entscheidende Sache, auf die Sie bei jedem VoIP-Dienst für Unternehmen achten sollten, ist die Anrufqualität.
Die besten VoIP-Dienstanbieter von heute liefern Audio in HD-Qualität, das mit herkömmlichen Festnetzanrufen vergleichbar ist, wenn nicht sogar besser, was bedeutet, dass nur noch wenige Menschen zwischen VoIP und analogen Anrufen unterscheiden können.
Zuverlässigkeit ist ebenfalls entscheidend. Während VoIP-Telefondienste für kleine Unternehmen im Allgemeinen zuverlässiger sind als früher, lohnt es sich dennoch, bei jedem Anbieter gezielt nachzufragen, um herauszufinden, ob er einen Plan für Notfälle hat, wenn Ihre Telefonleitung nicht mehr funktioniert.
Sie sollten den Anbieter auch nach seinem Rechenzentrum und seiner Infrastruktur fragen. Haben sie beispielsweise mehrere Optionen für Backups und welche Tools haben sie, um sicherzustellen, dass Ihre Telefone weiterhin funktionieren?
Migrationsprozess
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, informieren Sie sich über dessen Migrationsprozess. Idealerweise sollte der Wechsel nahtlos und mit wenig bis gar keinen Ausfallzeiten erfolgen.
Die Migration umfasst mehrere Schritte. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Anbieter in jeder Phase organisiert ist und auf Ihre Bedürfnisse eingeht, von der Installation der Software und der Beschaffung von Telefonen bis hin zur Übertragung Ihrer Telefonnummer auf das neue System und der Portierung Ihrer Telefonnummer auf die neuen Telefone.
Ein Qualitätsanbieter sollte vor dem Wechsel auch eine ausreichende Schulung anbieten. Wenn Sie den Arbeitstag mit einem neuen Telefonsystem beginnen, das niemand zu bedienen weiß, können die Ergebnisse chaotisch sein. Es ist die Aufgabe Ihres Anbieters sicherzustellen, dass Sie auf das neue System vorbereitet sind und sich mit ihm auskennen, bevor es live geht.
Idealerweise sollte Ihr Team mit Bedienungsanleitungen und Tutorial-Videos ausgestattet sein. Live-Schulungen sind ebenfalls von Vorteil, da sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen und in Echtzeit Hilfe zu erhalten.
Sicherheit
Wie jede moderne Technologie ist auch ein VoIP-System bestimmten Risiken ausgesetzt, und viele Unternehmen ignorieren Sicherheitsvorfälle, bevor es zu spät ist.
Obwohl es wichtig ist, Ihren Anbieter nach den Sicherheitsmaßnahmen zu fragen, die er für seine Infrastruktur implementiert, kann er nur begrenzt etwas tun, um Ihr Telefonsystem zu schützen, und die Verantwortung liegt auch bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern.
Wenn Mitarbeiter ihre Passwörter für alle sichtbar auf ihren Schreibtischen liegen lassen oder das Standardpasswort nicht ändern, kann jeder in das System eindringen. Daher ist es eine gute Idee, ein Programm zur Sensibilisierung für Sicherheit bereitzustellen, in dem Best Practices und Möglichkeiten beschrieben werden, wie Ihr Team dazu beitragen kann, dass Ihre Informationen niemals kompromittiert werden.
Zusammenfassung
VoIP-Lösungen bieten eine Fülle von leistungsstarken Funktionen, von denen viele bei herkömmlichen Telefondiensten nicht verfügbar sind. Daher ist es nicht verwunderlich, dass VoIP schnell zur überlegenen, modernen Wahl für Unternehmen jeder Größe wird. Wie bei jeder Geschäftsentscheidung ist es jedoch wichtig, vor dem Wechsel zu berücksichtigen, wie sich ein VoIP-System auf Ihr Unternehmen auswirken könnte.
Indem Sie sich über alle Vorteile informieren, die VoIP zu bieten hat, und worauf Sie bei einem qualitativ hochwertigen, zuverlässigen Anbieter achten müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihr VoIP-System optimal nutzen und maximale Gewinne für Ihr Unternehmen erzielen.
