Der Hinweis der Schatten-IT auf hybrides Mitarbeiterengagement

Schatten-IT plagt Unternehmen seit Jahren – lange bevor sich hybrides Arbeiten durchgesetzt hat. Mit der Umstellung auf Homeoffice (WFH) ist die Nutzung persönlicher Geräte und Anwendungen, die nicht den Unternehmensstandards entsprechen, explodiert – selbst bei Unternehmen, die den Einsatz von Unified Communications (UC)-Lösungen in den letzten Jahren beschleunigt haben .

Obwohl die mit Schatten-IT verbundenen Sicherheits- und Compliance-Risiken bekannt sind, wie viele Unternehmen berücksichtigen aktiv die Auswirkungen auf die Produktivität, Zusammenarbeit und Moral der Mitarbeiter? Nutzen die Mitarbeiter neue Unternehmenslösungen zu Hause oder bevorzugen sie immer noch ihre eigenen Work-Around-Optionen? Sind sie frustriert, weil die Leistung jeden Nachmittag abfällt, oder fühlen sie sich isoliert, weil der neuen Unternehmensplattform Funktionen fehlen, die sie zuvor verwendet haben, um mit Kollegen in Kontakt zu treten? Ohne die Möglichkeit, die gesamte End-to-End-Infrastruktur, einschließlich WFH, zu überwachen, wird ein Unternehmen blind für das wahre Ausmaß der Schatten-IT und vor allem für die Schlüsselindikatoren des Mitarbeiterengagements sein.

Da das Recht auf WFH im britischen Arbeitsrecht verankert werden soll, ist das Management der Mitarbeitererfahrung jetzt von entscheidender Bedeutung, und Unternehmen müssen die Qualität der hybriden Arbeitsumgebung sowohl verstehen als auch verbessern, betont Jason Barker, SVP EMEA & APAC, IR.

Krise der hybriden Erfahrung

Elon Musk et al. mögen darauf bestehen, dass die Mitarbeiter ins Büro zurückkehren müssen, aber die Realität für die Mehrheit der britischen Unternehmen ist, dass die Mitarbeiter jetzt hybrides Arbeiten erwarten. Das Problem großer Unternehmen besteht darin, dass hybride Arbeitsumgebungen den Bedürfnissen der Mitarbeiter noch immer nicht gerecht werden. Beispielsweise haben fast 60 % der Frauen, die in hybriden Umgebungen arbeiten, das Gefühl, von wichtigen Besprechungen ausgeschlossen worden zu sein; Der Stresspegel steigt und Burnout führt zu hoher Fluktuation. Trends wie „Ihren Lohn bestimmen“ mögen ein TikTok-Gen-Z-Klischee sein; Aber mangelnde Produktivität und mangelndes Engagement der jüngeren WFH-Arbeitskräfte sind ein großes Problem.

Unternehmen müssen sich eindeutig einer Reihe von kulturellen und betrieblichen Herausforderungen stellen, um ein hybrides Arbeitsmodell zu schaffen, das alle Mitarbeiter einbezieht. Aber zu wenige haben die Auswirkungen von Schatten-IT und die mangelnde Kontrolle eines Unternehmens über die UC-Tools erkannt, die von verschiedenen Personen im gesamten Unternehmen bevorzugt werden. In den letzten Jahren haben Mitarbeiter einen proaktiven und oft innovativen Ansatz gewählt, um WFH für sich arbeiten zu lassen. Und während Unternehmen UC-Bereitstellungen beschleunigt einsetzen, um die allgemeine Mitarbeitererfahrung zu verbessern; Von Zoom bis Dropbox und WhatsApp ziehen viele immer noch die „Notfall“-Optionen dem neuen Unternehmensstandard vor. 

Das Ergebnis ist nicht nur ein erhebliches Schatten-IT-Problem – mit den damit verbundenen Sicherheits- und Compliance-Risiken – sondern ein völliger Mangel an Unternehmensverständnis über die Aktivitäten der Mitarbeiter. Sind Einzelpersonen mit dem Unternehmen verbunden? Sind sie produktiv? Motiviert? Oder kurz davor zu gehen? Da das Vereinigte Königreich immer noch unter einem erheblichen Mangel an Qualifikationen leidet – der Zugang zu Arbeitskräften (75 %) und Qualifikationen (72 %) sind laut CBI nach wie vor die wichtigsten Anliegen der Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt – wird die hybride Arbeitserfahrung schnell zu einer kritischen Komponente bei Arbeitnehmern Engagement und Bindung.

Hybridleistung verstehen

Da die Mitarbeiter jede Woche für ein paar Tage ins Büro zurückkehren, sollte die hybride Erfahrung nahtlos sein. Einzelpersonen sollten sich produktiv, engagiert und motiviert fühlen, unabhängig vom Arbeitsort, ob zu Hause, in der Zentrale oder in einem lokalen Satellitenzentrum. Nur wenige Unternehmen wissen, ob dies der Fall ist. Während IT-Teams routinemäßig die UC-Leistung im gesamten Unternehmen überwachen, werden Informationen zu jedem einzelnen System gesammelt. Bei 10,000, ja sogar 100,000 Mitarbeitern, die mehrere Lösungen verwenden, ist es unmöglich, sich ein genaues und vollständiges Bild der Systemnutzung oder -leistung zu machen. 

Darüber hinaus erstreckt sich diese Überwachung selten über die zentrale Büroumgebung hinaus, sodass das Unternehmen für die WFH-Erfahrung völlig blind bleibt. Von Gesprächsabbrüchen, wenn Kinder aus der Schule zurückkehren und sich mit Spielen und Streaming-Diensten verbinden, bis hin zu einem weit verbreiteten Widerstand gegen die Einführung des neuen UC-Standards für Unternehmen – ein Mangel an Transparenz in der gesamten hybriden Umgebung schafft ein erhebliches Geschäftsrisiko.

Überwachung der UC-Erfahrung

Eine einzige Ansicht der gesamten UC-Umgebung ist jetzt entscheidend, um sowohl die Problemlösung zu beschleunigen als auch die hybride Mitarbeitererfahrung besser zu verstehen. Das Verständnis, wie, wann und wo Einzelpersonen verschiedene Aspekte des UC-Lösungspakets verwenden, wird Unternehmen neue Einblicke in die Art und Weise geben, wie sich Mitarbeiter an die hybride Erfahrung anpassen – und potenzielle Probleme schnell aufzeigen. 

Durch die Überwachung aller Aspekte der Infrastruktur und die Bereitstellung einer einzigen Leistungsansicht kann die IT Probleme, die Mitarbeiter an jedem Standort betreffen, schnell verstehen und lösen. Von leistungsschwachem Wi-Fi bis hin zu Problemen mit lokalen Netzwerkanbietern oder bestimmten Anwendungsstörungen ist eine bessere Transparenz der Schlüssel zur Verbesserung der Pünktlichkeit des IT-Supports.

Aber es wird auch schnell Probleme mit der Einführung von UC und Schatten-IT aufzeigen, die sich auf die Mitarbeitererfahrung auswirken könnten. Wenn Mitarbeiter sich nicht mit der bevorzugten Plattform des Unternehmens auseinandersetzen – 85 % der Unternehmen verwenden zwei oder mehr Besprechungsplattformen (laut Cisco) – können Fragen zum Aus- und Weiterbildungsprozess aufgeworfen werden. Mit nativen Überwachungstools, die Informationen liefern, die auf eine einzige Lösung beschränkt sind, ist es unmöglich, sich ein klares Bild davon zu machen, wie Einzelpersonen mit verschiedenen Systemen interagieren. Können Mitarbeiter die Plattform so personalisieren, dass sie so arbeiten, wie sie es bevorzugen? Erstellt eine Abteilung deutlich weniger Anrufe über die Plattform als der Rest des Unternehmens – was darauf hindeutet, dass Sie sich auf eine nicht autorisierte Lösung verlassen? Oder ist es nur schlechtes Wi-Fi, das die Leistung beeinträchtigt, und überhaupt nicht die UC? Ein detailliertes Verständnis der UC-Nutzung kann dem IT-Betriebsteam dabei helfen, Investitionen zu priorisieren und strategische Investitionen voranzutreiben.

Strategische Hybridplanung

Die Überwachung der gesamten End-to-End-UC-Umgebung liefert auch nützliche Informationen für andere Bereiche des Unternehmens, einschließlich der Personalabteilung (HR) und des Gebäudemanagements. Für HR-Teams beispielsweise kann ein frühzeitiger Einblick in IT-Probleme, die sich auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken könnten, proaktives Eingreifen und Unterstützung ermöglichen. Zusätzlich zur Segmentierung von Informationen nach Geografie oder Unternehmensgruppe könnten sie nach Alter analysiert werden, sodass die Personalabteilung nachvollziehen kann, wie verschiedene Generationen die hybride Umgebung erleben und sich damit auseinandersetzen.

Da mittlerweile so viele Unternehmen Hot-Desking-Optionen anbieten, werden diese Informationen zunehmend von Facility-Management-Teams verwendet, die damit beauftragt sind, sicherzustellen, dass ein Gebäude nicht nur sicher und geschützt, sondern auch so produktiv wie möglich ist. Infrastruktur- und Collaboration-Plattform-Management sind jetzt Key Performance Indicators, wobei UC-Nutzungsinformationen wichtige Einblicke liefern, um Geschäftsentscheidungen zu unterstützen. 

Meiden Mitarbeiter bestimmte Gebäude und setzen sie den Platz an anderen Standorten unter Druck? Und wenn ja, liegt das daran, dass Anrufe immer wieder abbrechen oder das WLAN zu langsam ist? Wenn Mitarbeiter an einem, zwei oder drei Tagen in der Woche an einem Bürostandort arbeiten müssen, ist es wichtig, dass das Büro so gestaltet ist, dass es eine wirklich effektive Zusammenarbeit unterstützt. Jede Frustration über die Qualität der Arbeitsumgebung an jedem Ort wirkt sich schnell auf die Moral aus. Die Bereitstellung von Facility Management-Teams mit schnellem Einblick in Nutzungsinformationen gibt frühzeitige Hinweise auf Probleme und ermöglicht wesentliche Änderungen der Infrastruktur.

Zusammenfassung

Hybrides Arbeiten, in der einen oder anderen Form, ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen müssen die Qualität der Mitarbeitererfahrung sicherstellen, um Produktivität und Zusammenarbeit zu gewährleisten und vor allem die Mitarbeiterbindung durch verbesserte Arbeitsmoral zu fördern. Die proaktive Überwachung der gesamten Unternehmensumgebung bietet nicht nur Einblick in unmittelbare UC-Leistungsprobleme, die dringend angegangen werden müssen; sondern auch ein wichtiges Verständnis dafür, wie, wo und wann verschiedene Gruppen und Einzelpersonen sich mit dem Geschäft beschäftigen.

ENDE

Jason Barker

SVP EMEA & APAC, IR

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Russ Kennedy • 04. Juli 2023

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