Wie ein besseres Datenmanagement Kosten senkt und die Effizienz steigert

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In der derzeit schwierigen Wirtschaftslage versuchen alle Unternehmen, Wege zu finden, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern. IT-Teams sind keineswegs immun, aber nicht alle IT-Kosten lassen sich leicht senken: Einige, wie etwa Cloud-Speicher, werden als notwendige Geschäftskosten angesehen. Das Analystenunternehmen Canalys geht davon aus, dass die weltweiten Ausgaben für Cloud-Infrastrukturdienste im dritten Kalenderquartal 28 im Jahresvergleich um 2022 % gestiegen sein werden, was auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen ist, darunter Inflationsdruck und steigende Energiepreise. Aus diesem Grund muss die IT auf den unmittelbaren Return on Investment achten – sowohl in finanzieller als auch in zeitlicher Hinsicht. Eine übersehene Möglichkeit, einen schnellen ROI zu erzielen, ist die Suche nach einer modernen Datenverwaltungsstrategie.

Datenvolumen reduzieren

Ein Unternehmen zahlt oft zu viel für die Speicherung, weil viel zu viele Daten gespeichert sind. Und bei einem Großteil dieser Datenmengen handelt es sich um dieselben Daten, die über Mitarbeiter und Geschäftseinheiten hinweg dupliziert werden und in Silos gespeichert sind. Die Klassifizierung von Daten und die Deduplizierung stehen oft ganz unten auf der Aktionsliste, weil sie komplex sind und die jährlichen Speicherkosten oft als Belastung für den Geschäftsbetrieb abgetan werden.

Die Wahrheit ist, dass aus der Klassifizierung und Deduplizierung von Daten viel Nutzen gezogen werden kann. Das bedeutet für Unternehmen, die Daten zunächst zu klassifizieren und nur die zu deduplizieren, die vom Unternehmen aufbewahrt werden müssen, um diesen Prozess so kosten- und zeiteffizient wie möglich zu gestalten.

Alte Hardware abschalten

Durch eine übersichtlichere und optimierte Art der Datenspeicherung und -verwaltung kann die Menge des erforderlichen physischen Speichers reduziert und die Art und Weise und der Ort der Datenspeicherung vereinfacht werden. Wenn der Verbleib der Daten vollständig verstanden ist, gibt es nur eine „einzige Quelle der Wahrheit“ für jeden Datenpunkt. In dieser Situation sollte es möglich sein, mit der Reduzierung veralteter Hardware aus der IT-Umgebung zu beginnen. Es werden weniger Speicher und Server benötigt, und Unternehmen sind nicht mehr darüber im Klaren, was bleibt oder geht, weil sie jetzt wissen, welche Daten wo gespeichert sind.

Vereinfachen und automatisieren Sie Arbeitslasten

Als Folge dieser ersten Schritte bei der Datendeduplizierung können früher komplexe Aufgaben – wie Klassifizierung, Datenalterung, Tiering (zur Kostensenkung), betriebliche Effizienz, grundlegende Hygiene und Sicherheitspatches – vereinfacht werden, und das ist möglicherweise auch der Fall Es ist möglich, Arbeitslasten zu automatisieren, die zuvor aufgrund der Datenkomplexität manuelle Eingriffe erforderten. All diese Ergebnisse bedeuten, dass die Zeit des IT-Teams für andere Aufgaben frei wird und dass die Teile des Unternehmens, die die optimierten Systeme nutzen, schneller das bekommen, was sie brauchen – und vielleicht sogar mit größerer Genauigkeitssicherheit.

Optimieren Sie die Lagerung

Backups sollten in die Reduzierung des Datenvolumens einbezogen werden, da moderne, cloudbasierte Backup-Systeme die Kosten deutlich senken können. Es gibt auch betriebliche Vorteile, z. B. die Möglichkeit, eine Reihe von Such- und Wiederherstellungsoptionen zu ermöglichen, die mit der herkömmlichen Backup-Infrastruktur nicht verfügbar sind. Ein Bericht von Forrester ergab, dass Unternehmen mit modernen Lösungen im Vergleich zu älteren Anbietern eine Reduzierung der Backup- und Datenverwaltungskosten um 66 % erreichten.

Die bereits erwähnte Klassifizierung von Daten spielt eine Schlüsselrolle bei der Rationalisierung der Speicherung, der Verbesserung der Kosteneffizienz, der Umsetzung Ihrer Nachhaltigkeitsagenda und der Bereitstellung vorhersehbarer Technologietrends. Wenn Sie Ihre Daten gemäß Ihrer relevanten Datensatzstrategie klassifizieren, können Sie eine vertretbare Entscheidung darüber treffen. Sie wissen, was Sie wo aufbewahren müssen und können so Primär-, Nearline- und Offline-Lösungen nutzen, um die Effizienz zu maximieren. Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie nur das speichern, was Sie auch wirklich benötigen. Dies ermöglicht vertretbare Löschentscheidungen, die das rasante Datenwachstum schnell unter Kontrolle bringen.

Reduzieren Sie Sicherheits- und Compliance-Risiken

Deduplizierung und Klassifizierung tragen auch dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften zu personenbezogenen Daten wie HIPAA, DSGVO oder anderen nationalen Vorschriften[CG1] sowie anderen Vorschriften wie DORA zu gewährleisten, die betriebliche Ausfallsicherheitsanforderungen festlegen.

Darüber hinaus führt ein besseres Verständnis der Daten zu einer Verringerung von Sicherheitslücken. Wenn Sie nicht wissen, wo sich Daten befinden oder was sie sind, haben Sie keine Ahnung von deren Bedeutung oder ob sie kompromittiert wurden. Sobald Sie wissen, wo sich Ihre Daten befinden, was sie sind und wie sicher sie sind, reduzieren Sie ihre Schwachstellenbewertung. Dadurch können Sie auch alle Patches, die für Schwachstellen erforderlich sind, nach einer Prioritätsreihenfolge für die Einführung in der gesamten Organisation statt einer einfachen Einführung priorisieren Zeitplan. Darüber hinaus ermöglichen die Komprimierung, Deduplizierung, Verschlüsselung, Klassifizierung und kürzeren Sicherungszeiten des modernen Datenmanagements eine viel schnellere Wiederherstellung im großen Maßstab und verbessern das zukünftige Ausgabenprofil, da Sie jetzt genau wissen, was Sie wo und wie lange aufbewahren.

Indizieren Sie alte Bänder für einen schnelleren Abruf und reduzieren Sie Compliance-Risiken

Das Speichern von Altdaten auf Band kann aus rechtlichen oder Compliance-Gründen wichtig sein, aber auch die Möglichkeit, bestimmte Datensätze zu finden und wiederherzustellen, ist wichtig. Zu oft speichern Unternehmen alles, anstatt sinnvollere Archivierungsstrategien zu entwickeln. Stattdessen muss die Indizierung und Klassifizierung der Datensätze Priorität haben.

In dem Bericht von Forrester wurde festgestellt, dass die von ihm befragten Unternehmen Hunderttausende Dollar an proprietärer Hardware, Wartung und externer Speicherung im Zusammenhang mit Bändern eingespart haben, indem sie die Inhalte der Bänder stattdessen in der Cloud gespeichert haben. Das Risiko eines Verlusts oder einer Beschädigung der physischen Bänder selbst wird durch die Verlagerung ihrer Daten in die Cloud gemindert. Daten können indiziert werden, was den Abruf erleichtert, und da der Prozess der Konvertierung in die Cloud vom Anbieter bereitgestellt wird, fallen keine Kosten für Althardware an halten. Durch die Klassifizierung wird sichergestellt, dass Sie nur die Daten verschieben (und behalten), die Sie benötigen.

Was auch immer ein Unternehmen sonst noch mit seinen Daten machen mag, es wird sicherlich nicht aufhören, mehr zu generieren. Die Umsetzung von Maßnahmen zur besseren Datenverwaltung kann unweigerlich die Effizienz steigern und die Kosten senken. In einer Zeit, in der die wirtschaftliche Lage herausfordernd ist, könnte sich dies als Segen erweisen. Vielleicht ist es an der Zeit, dass Datenmanagementstrategien ganz oben auf der To-do-Liste stehen, denn die Einführung bewährter Verfahren heute wird die Art und Weise optimieren, wie Daten morgen gesammelt, gespeichert und verwendet werden.

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Markus Molyneux

Mark Molyneux ist CTO für EMEA bei Cohesity

Erzielen Sie Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen durch Datenmanagement

Russ Kennedy • 04. Juli 2023

Unternehmensdaten sind seit vielen Jahren eng mit Hardware verknüpft, doch jetzt ist ein spannender Wandel im Gange, da die Ära der Hardware-Unternehmen vorbei ist. Mit fortschrittlichen Datendiensten, die über die Cloud verfügbar sind, können Unternehmen auf Investitionen in Hardware verzichten und das Infrastrukturmanagement zugunsten des Datenmanagements aufgeben.