eCMR: Wenn nicht jetzt, wann dann?

Gerry Daalhuisen, Produktbereichsleiter Dock Scheduling & Yard Management bei Transporeon, einem Trimble-Unternehmen

Auf dem Weg zur Abschaffung papierbasierter Prozesse in der Logistik gab es einige unerwartete Stopps. Aber gehört Papier nun endlich der Vergangenheit an? 

2024 sind es 13 Jahre seit der offiziellen Einführung des eCMR-Protokolls im Jahr 2011. Und bis 2026 werden alle EU-Mitgliedsstaaten das Protokoll übernommen haben, das den internationalen Güterverkehr rationalisieren wird, indem es die langjährigen physischen Frachtbriefe ersetzt. Derzeit haben 35 Länder eCMR ratifiziert, acht weitere stehen noch aus. Vorreiter im Mittelmeerraum sind Griechenland und Italien, die jüngsten Länder, die sich zu eCMR verpflichtet haben, nachdem sie dem Protokoll im Oktober 2023 bzw. März 2024 beigetreten sind. Andere Länder, darunter Belgien, arbeiten aktiv an der Ratifizierung, und es werden bald Fortschritte erwartet.

Nach 2026 dürfen Unternehmen in den meisten Fällen noch immer Transportdokumente in Papierform verwenden. Angesichts der bevorstehenden regulatorischen Änderungen und einer Reihe anderer Faktoren scheint die Einführung papierloser Prozesse für die Logistikbranche jedoch endlich höchste Priorität zu haben. Jüngste Untersuchungen von Transporeon haben ergeben, dass Verlader, Spediteure und LSPs die „Dokumentenerstellung und -verteilung“ als eine der fünf wichtigsten Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung im Transportmanagement betrachten. Bei der Umstellung auf papierlose Prozesse geht es jedoch nicht nur um die Umstellung von physischen Dokumenten auf PDFs – ein weit verbreitetes Missverständnis. Die Vorteile reichen weitaus weiter und können die Art und Weise verändern, wie Unternehmen Geschäfte machen. 

Der frühe Vogel fängt den Wurm

Die Einhaltung der eCMR geht Hand in Hand mit der Einhaltung eines weiteren EU-Gesetzes, der Verordnung über elektronische Frachttransportinformationen (eFTI). Indem die Verordnung es Frachttransportunternehmen ermöglicht, behördliche Informationen elektronisch einzureichen, vereinfacht sie Inspektionen und Konformitätsprüfungen in der EU, indem sie den Austausch behördlicher Informationen harmonisiert und digitalisiert. Derzeit ist der geplante schrittweise Umsetzungszeitraum von August 2024 bis 2025 vorgesehen. Vereinfacht ausgedrückt schafft eFTI den Rahmen für den digitalen Informationsaustausch, während eCMR die Präsentation eines wichtigen Teils dieser Informationen in einem digitalen Format erleichtert. Auf diese Weise ist eCMR ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer breiteren eFTI-Umsetzung.

Durch die frühzeitige Einführung von eCMR wird sichergestellt, dass Unternehmen bereits vor Inkrafttreten der gesetzlichen Vorschriften alle Vorschriften einhalten und potenzielle Störungen vermeiden. Die Implementierung einer maßgeschneiderten eCMR-Lösung braucht Zeit, und Unternehmen müssen wahrscheinlich auch langjährige Prozesse anpassen, um eine neue digitale Lösung zu integrieren. Je früher sie also mit den Vorbereitungen beginnen, desto besser. Die Implementierung neuer Technologien ist oft mit einer Lernkurve verbunden, sodass Teams durch frühzeitiges Handeln die Möglichkeit haben, sich mit der Technologie vertraut zu machen und die erforderliche Schulung zu erhalten.

Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus – die umfassenderen Auswirkungen auf das Geschäft 

Durch die Implementierung einer eCMR-Lösung können Verwaltungsaufgaben wie Dokumentenverarbeitung, Rechnungsstellung und Archivierung von Tagen auf Minuten reduziert werden. Darüber hinaus können eCMR-Lösungen die mit papierbasierten Prozessen verbundenen Kosten, einschließlich Drucken, Speichern und Dokumentenhandling, erheblich senken. Dies hat einen weiteren entscheidenden Vorteil – Nachhaltigkeit. Der Verzicht auf Papier ist für die meisten Spediteure ein wichtiger Schritt auf ihrem Weg zur Nachhaltigkeit. Angesichts der jüngsten EU-Gesetzgebung zur Nachhaltigkeit im Frachtverkehr und der zunehmenden öffentlichen Besorgnis über den Klimawandel stehen alle Akteure der Branche nun unter dem Druck, zu erklären, wie sie „Netto-Null“ erreichen wollen. 

Ein weiterer Vorteil des papierlosen Arbeitens ist die Echtzeittransparenz. Sobald ein Empfänger die Ware unterschreibt, wissen der Versender und der Spediteur, dass sie angekommen ist, und der Spediteur kann seine Transportrechnung sofort einreichen, um eine schnellere Bezahlung zu gewährleisten. Eine digitale Lösung kann Unternehmen aber auch bei der Fehlerbehebung helfen, wenn es bei Sendungen zu Problemen kommt. Denken Sie an das Beispiel von Waren, die aufgrund von Schäden beim Entladen abgelehnt werden. Mit einer papierlosen Lösung werden die Versender sofort benachrichtigt, sodass sie mit ihrem Spediteur Kontakt aufnehmen und ihren Kunden kontaktieren können, um die Situation zu klären. Dadurch können Unternehmen ihre Haltung von reaktiv zu proaktiv ändern. Mit anderen Worten: Der papierlose Umgang mit der Ware steigert die Zufriedenheit und schafft langfristige Loyalität, indem er eine engere Zusammenarbeit zwischen Spediteuren, Versendern und Endkunden ermöglicht.

In diesem Zusammenhang können eCMR-Lösungen, wenn sie strategisch implementiert werden, eine wertvolle Quelle für Echtzeit-Sendungsdaten sein. Und obwohl sie technisch gesehen keine „neuen“ Daten generieren, vereinen sie eine große Menge an Informationen in einem Format, das leicht zugänglich und analysierbar ist. Dies kann Spediteuren bei der Entwicklung ihrer Strategien helfen – zum Beispiel, indem es häufige Fehler in der Dokumentation oder Muster bei der Zurückweisung von Waren aufdeckt. Richtig eingesetzt können diese Informationen einen langfristigen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Winfried Netzer, Niederlassungsleiter des internationalen Transport- und Logistikdienstleisters Integre Trans, hat dies kürzlich hervorgehoben: „Wenn man sich die heutige Marktsituation ansieht, sieht man, dass Frachttransportinformationen im Allgemeinen über verschiedene IT-Lösungen ausgetauscht werden. Eine Harmonisierung dieser Lösungen würde den Informationsaustausch definitiv einfacher, schneller und kostengünstiger machen. Außerdem würde sie einen einfachen Zugriff auf die Dokumentation ermöglichen, wann und wo immer man möchte. Das würde uns helfen, schneller und einfacher mit unseren Kunden, insbesondere den Flottenbetreibern, zusammenzuarbeiten. Für uns ist es wichtig, den Kunden die richtigen Informationen in möglichst kurzer Zeit bereitzustellen. … Es ist zum Beispiel wunderbar, wenn alle gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Dadurch verringert sich der Verwaltungsaufwand, was wiederum Kosten spart.“

Über eCMR hinaus

Letztlich ist die Einführung einer eCMR-Lösung nur der erste Schritt auf einem viel längeren Weg zur Digitalisierung. Langfristiger Erfolg hängt davon ab, unterschiedliche, isolierte Systeme durch einen Plattformansatz zu ersetzen. Plattformen legen Wert auf Verbindungen und ermöglichen die Integration mit anderen Systemen und Tools. Das Ergebnis ist eine verbesserte Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und Transparenz zwischen Versendern, Spediteuren und Empfängern. 

Insgesamt sollte die Branche ehrgeizig sein und das transformative Potenzial des papierlosen Arbeitens erkennen. Daher ist es unerlässlich, dass die Spediteure die Verantwortung für den Prozess übernehmen und die Vorteile über die Compliance hinaus berücksichtigen, um den Nutzen einer eCMR-Lösung zu maximieren. Dazu müssen sie ganzheitlich betrachten, welche internen Prozesse geändert werden müssen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Unternehmen, die dies tun, erleben bereits transformative Effekte.